کارشناس پشتیبانی فروش - خانم

1. هدف از جایگاه شغلی
مدیریت و پیگیری فرآیند اجرایی فروش از زمان تایید معامله و انعقاد قرارداد تا تحویل نهایی خودرو، با هدف ایجاد هماهنگی بین واحدهای فروش، مالی، بازرگانی، ترخیص و شماره‌گذاری و افزایش رضایت مشتریان.

2. ثبت و کنترل قراردادهای فروش
دریافت اطلاعات مشتری و مشخصات معامله از واحد فروش.
بررسی کامل بودن مدارک هویتی مشتریان حقیقی و حقوقی.
کنترل مشخصات خودرو شامل مدل، تیپ، رنگ، سال ساخت و شماره شاسی (در صورت تخصیص).
تهیه و تنظیم قرارداد فروش بر اساس شرایط مصوب شرکت.
کنترل مبلغ قرارداد، پیش‌پرداخت، پرداخت ثانویه و موعد تحویل.
هماهنگی برای امضای قرارداد توسط طرفین.
ثبت قرارداد در سیستم و تخصیص شماره پیگیری.
بایگانی الکترونیکی و فیزیکی قراردادها و الحاقیه‌ها.

3. پیگیری وضعیت سفارش خودرو
تشکیل پرونده مجزا برای هر سفارش و خودرو.
ثبت تاریخ قرارداد و تاریخ تعهد تحویل.
دریافت آخرین وضعیت خودرو از واحد بازرگانی.
پیگیری وضعیت حمل، ورود، ترخیص و آماده‌سازی خودرو از واحدهای مربوط.
کنترل زمان باقی‌مانده تا موعد تحویل.
شناسایی سفارش‌های دارای احتمال تاخیر و اعلام به مدیریت.
به‌روزرسانی مستمر وضعیت خودروها در سیستم.

4. هماهنگی با واحد مالی
ارسال قراردادهای فروش به واحد مالی.
اعلام مبالغ و سررسید تعهدات مشتریان.
پیگیری وضعیت تایید واریزی‌ها از واحد مالی.
اعلام سررسید پرداخت ثانویه به کارشناس فروش.
دریافت تاییدیه تسویه کامل پیش از تحویل خودرو.
پیگیری مغایرت‌های مالی از طریق واحد مالی.
ثبت وضعیت پرداخت‌ها بر اساس تاییدیه رسمی حسابداری.
تبصره: مسئولیت تایید وصول وجه، صحت پرداخت‌ها و مانده حساب مشتری صرفاً بر عهده واحد مالی است.

5. هماهنگی با بازرگانی، ترخیص و شماره‌گذاری
دریافت گزارش وضعیت خرید و تامین خودرو.
پیگیری تاریخ ورود خودرو به کشور یا منطقه آزاد.
هماهنگی با واحد ترخیص برای دریافت وضعیت پرونده‌های گمرکی.
پیگیری آماده شدن مدارک موردنیاز شماره‌گذاری.
کنترل تکمیل مدارک مربوط به هر خودرو.
ثبت وضعیت مراحل اجرایی در پرونده مشتری.
اعلام مشکلات یا تاخیرهای اجرایی به مدیر مربوطه.

6. مدیریت ارتباط با مشتریان
پاسخ‌گویی به درخواست‌های مشتریان درباره وضعیت سفارش.
اطلاع‌رسانی درباره مراحل تحویل در چارچوب اطلاعات تاییدشده.
پیگیری درخواست‌ها و شکایات مشتریان.
ارجاع موضوعات مالی، حقوقی یا فنی به واحد مسئول.
ثبت تمامی مکاتبات و پیگیری‌ها در CRM.
هماهنگی با کارشناس فروش برای اطلاع‌رسانی موارد مهم.
حفظ ارتباط حرفه‌ای و محترمانه با مشتری تا پایان فرآیند تحویل.

7. برنامه‌ریزی و هماهنگی تحویل خودرو
دریافت اعلام آمادگی خودرو از واحد مربوط.
بررسی تکمیل مدارک و الزامات تحویل.
دریافت تاییدیه تسویه مالی.
هماهنگی زمان و محل تحویل با مشتری.
هماهنگی آماده‌سازی خودرو و بررسی ظاهری و فنی توسط مسئول مربوط.
تهیه صورت‌جلسه تحویل خودرو.
دریافت امضای مشتری روی اسناد تحویل.
ثبت تاریخ تحویل قطعی در سیستم.
بایگانی مدارک و بستن پرونده اجرایی سفارش.

8. مدیریت سیستم CRM و اطلاعات فروش
ثبت و به‌روزرسانی وضعیت قراردادهای قطعی.
ثبت اطلاعات خودرو و شماره شاسی تخصیص‌یافته.
ثبت تاریخ‌های پرداخت و تحویل.
ثبت سوابق تماس و مکاتبات با مشتری.
کنترل کامل بودن پرونده‌ها.
تهیه فهرست سفارش‌های فعال، تحویل‌شده و معوق.
جلوگیری از مغایرت اطلاعات بین واحدهای فروش و پشتیبانی.