کارمند خدمات و تشریفات

هدف شغل:
ارائه خدمات پذیرایی و تشریفاتی به مراجعان، حفظ نظم و آراستگی محیط دفتر، پاسخ‌گویی اولیه به مراجعان و همکاری در امور خدماتی و اداری روزمره آژانس، با هدف ایجاد محیطی حرفه‌ای و تجربه‌ای مطلوب برای مشتریان.
1. شرح وظایف و مسئولیت‌ها
الف) پذیرایی و تشریفات
استقبال محترمانه از مشتریان و مهمانان شرکت.
پذیرایی از مراجعان، مدیران و جلسات کاری با چای، قهوه، آب و سایر نوشیدنی‌ها.
آماده‌سازی اتاق جلسات پیش از ورود مهمانان.
رعایت آداب معاشرت و اصول تشریفات اداری.
حفظ ظاهر آراسته و برخورد حرفه‌ای با مشتریان.
توجه به نیازهای مهمانان و ارائه خدمات پذیرایی در شان شرکت.
ب) حفظ نظم و آراستگی دفتر
اطمینان از تمیزی و مرتب‌بودن فضای پذیرش، اتاق جلسات و فضاهای عمومی.
بررسی و مرتب‌سازی روزانه آشپزخانه و محل پذیرایی.
کنترل موجودی چای، قهوه، آب، ظروف و اقلام مصرفی.
اعلام به‌موقع نیاز به خرید یا تامین اقلام مصرفی.
اطمینان از آماده‌بودن محیط دفتر پیش از شروع ساعات کاری.
رعایت اصول بهداشت فردی و نظافت محیط کار.
ج) همکاری در امور اداری و پشتیبانی
همکاری در امور خدماتی و پشتیبانی دفتر در صورت نیاز.
2. مهارت‌ها و ویژگی‌های موردنیاز
روابط عمومی خوب و برخورد محترمانه.
ظاهر آراسته و رعایت پوشش اداری مناسب.
آشنایی با اصول پذیرایی و تشریفات اداری.
نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری.
وقت‌شناسی و پایبندی به ساعات کاری.
امانت‌داری و رازداری.
توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه.
روحیه همکاری و کار تیمی.
توانایی انجام امور خدماتی و پشتیبانی دفتر.
آشنایی اولیه با کامپیوتر و زبان انگلیسی، مزیت محسوب می‌شود.
3. معیارهای ارزیابی عملکرد
کیفیت پذیرایی و نحوه برخورد با مراجعان.
نظافت و آراستگی مستمر محیط دفتر.
آماده‌بودن اتاق جلسات و فضای پذیرش.
مدیریت صحیح اقلام مصرفی و جلوگیری از هدررفت.
نظم، وقت‌شناسی و مسئولیت‌پذیری.
رعایت محرمانگی اطلاعات و مقررات شرکت.
رضایت مدیران، کارکنان و مراجعان از خدمات ارائه‌شده.
4. شرایط عمومی استخدام
برخورداری از سلامت و توانایی لازم برای انجام وظایف شغلی.
داشتن ظاهر آراسته و رفتار حرفه‌ای.
سابقه کار حداقل 1 سال در امور خدماتی، پذیرایی یا تشریفات اداری مزیت محسوب می‌شود.
آشنایی با محیط اداری و اصول مشتری‌مداری امتیاز مثبت است.
داشتن روحیه همکاری، دقت و تعهد کاری.