کارشناس ارشد عملیات، اسناد و سامانه‌های بازرگانی واردات نهاده‌های دامی

این مجموعه فعال در حوزه واردات نهاده‌های دامی، جهت سازمان‌دهی، کنترل و راهبری کلیه امور اجرایی، اداری، اسنادی و سامانه‌ای فرآیند واردات، از فردی باتجربه و مسلط به بازرگانی داخلی و خارجی دعوت به همکاری می‌نماید.

این جایگاه برای فردی است که حداقل 10 سال تجربه عملیاتی در واردات کالاهای اساسی داشته باشد و بتواند کلیه مستندات، فرآیندها، مجوزها، سامانه‌ها، مکاتبات و عملیات اجرایی واردات نهاده‌های دامی را از مرحله دریافت اطلاعات خرید تا ترخیص و تحویل کالا به‌صورت کامل مدیریت و کنترل نماید.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• طراحی، سازمان‌دهی و استقرار فرآیند کامل اداری و اجرایی واردات نهاده‌های دامی
• ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی کامل از محموله‌ها، قراردادها، تامین‌کنندگان، شرکت‌های حمل، ترخیص‌کاران، بنادر، گمرکات و مشتریان
• تشکیل پرونده کامل برای هر محموله از ابتدای فرآیند تا ترخیص، تحویل و بایگانی نهایی
• کنترل و تکمیل کلیه اسناد و مدارک واردات، بدون ورود به مذاکره خرید یا فروش
• تسلط کامل بر فرآیند ثبت سفارش، اخذ مجوزهای لازم، تخصیص و تامین ارز و سامانه‌های مرتبط
• پیگیری امور مربوط به ثبت سفارش، اصلاح، تمدید، ویرایش و رفع مغایرت‌های اسنادی
• کنترل اسناد حمل شامل بارنامه، گواهی مبدا، گواهی بهداشت، گواهی بازرسی، بیمه‌نامه، پکینگ‌لیست، فاکتور و سایر مدارک مورد نیاز
• پیگیری امور تخلیه، بارگیری، نمونه‌برداری، بازرسی، توزین و کنترل کیفیت محموله
• پیگیری فرآیند کوتاژ، اظهار کالا، ارزیابی، تعیین ارزش، پرداخت حقوق و عوارض و خروج کالا از گمرک
• مدیریت و کنترل فرآیند ترخیص از زمان ورود کالا به بندر تا تحویل به انبار یا مقصد تعیین‌شده
• هماهنگی با گمرک، شرکت‌های بازرسی، سازمان‌های ذی‌ربط، شرکت‌های کشتیرانی، فورواردرها، ترخیص‌کاران و انبارها
• کنترل تطابق اطلاعات میان قرارداد، پیش‌فاکتور، ثبت سفارش، بارنامه، اسناد بانکی، اسناد گمرکی و اسناد ترخیص
• شناسایی مغایرت‌ها، نقص مدارک، ریسک‌های اداری و اسنادی و ارائه راهکار اصلاحی
• تهیه چک‌لیست استاندارد برای هر مرحله از فرآیند واردات
• ثبت، طبقه‌بندی، کدگذاری و بایگانی فیزیکی و دیجیتال کلیه اسناد و مکاتبات
• ایجاد نظام پیگیری سررسیدها، اعتبار مجوزها، مهلت ثبت سفارش، مهلت اسناد، دموراژ، ترخیص و تعهدات شرکت
• تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی و مدیریتی از وضعیت هر محموله
• تهیه داشبورد اطلاعاتی از وضعیت ثبت سفارش، تامین ارز، حمل، ورود، تخلیه، ترخیص، موجودی و تحویل کالا
• هماهنگی مستمر با واحدهای مالی، حقوقی، لجستیک، انبار، مدیریت بازرگانی و مدیریت ارشد
• آماده‌سازی مستندات لازم برای حسابرسی، امور مالی، بانک، گمرک، سازمان‌های دولتی و مراجع نظارتی
• انتقال دانش و آموزش نیروهای اداری و کارشناسان زیرمجموعه
• ایجاد نظم سازمانی در واحد بازرگانی و جلوگیری از وابستگی اطلاعات و اسناد به اشخاص
• ارائه گزارش مستقیم و منظم به مدیر بازرگانی و مدیریت ارشد شرکت

حدود اختیارات و ماهیت شغل

• این جایگاه، مسئولیت اجرایی و کنترلی فرآیند واردات را بر عهده دارد.
• فرد منتخب مسئول سامان‌دهی اسناد، اطلاعات، مکاتبات، سامانه‌ها و پیگیری‌های اداری خواهد بود.
• فرد منتخب باید بتواند از نظر دانش فنی و عملیاتی، هم‌سطح و در تعامل مستقیم با مدیر بازرگانی فعالیت کند.

شرایط احراز

• حداقل 10 سال سابقه مفید و قابل اثبات در بازرگانی خارجی و واردات کالا
• سابقه عملیاتی در واردات نهاده‌های دامی یا کالاهای اساسی
• تسلط کامل بر فرآیند واردات از دریافت اسناد اولیه تا ترخیص و تحویل کالا
• تسلط بر ثبت سفارش، کوتاژ، اظهار، ارزیابی، ترخیص و اسناد تجاری
• تسلط عملی بر سامانه‌های مرتبط با تجارت خارجی، گمرک، ثبت سفارش و فرآیندهای ارزی
• توانایی کنترل زنجیره کامل اسناد و کشف مغایرت‌های اسنادی
• تسلط به تنظیم، کنترل و بایگانی اسناد بازرگانی
• تسلط به زبان انگلیسی؛ آشنایی با زبان روسی مزیت محسوب می‌شود
• تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office، به‌ویژه Excel
• توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی دقیق، مستند و تصمیم‌ساز
• توانایی ایجاد سیستم اطلاعاتی و بایگانی منظم برای واحد بازرگانی
• قدرت پیگیری بالا، دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و امانت‌داری
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند محموله و چند پرونده وارداتی
• آمادگی برای سفرهای کاری داخلی و خارجی در صورت نیاز

شایستگی‌های مورد انتظار

• شناخت واقعی و عملیاتی فرآیند واردات نهاده‌های دامی
• تسلط بر جزئیات اداری، قانونی، گمرکی، بانکی و اسنادی
• توانایی جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات پراکنده واحد بازرگانی
• قدرت ایجاد نظم در پرونده‌ها، سامانه‌ها، مکاتبات و گردش اسناد
• توانایی طراحی فرم‌ها، چک‌لیست‌ها و فرآیندهای کنترلی
• قدرت حل مسئله در شرایط فشرده و پرریسک
• توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیر بازرگانی و سایر واحدهای سازمان
• سلامت مالی، امانت‌داری، محرمانگی اطلاعات و تعهد سازمانی

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

• کامل و بدون نقص بودن پرونده اسنادی هر محموله
• کاهش خطا، مغایرت، نقص مدارک و تاخیرهای اداری
• سرعت و دقت در ثبت سفارش، اخذ مجوز و پیگیری سامانه‌ها
• کاهش دموراژ، خواب کالا و تاخیر در ترخیص
• به‌روز بودن بانک اطلاعاتی و گزارش‌های مدیریتی
• ایجاد بایگانی منظم و قابل دسترسی برای کلیه اسناد
• عدم وابستگی اطلاعات و فرآیندها به افراد خاص
• توانایی ارائه گزارش شفاف از وضعیت هر محموله در هر زمان
• رضایت مدیر بازرگانی و مدیریت ارشد از نظم و کنترل فرآیندها