مسئول دفتر (مؤسسه حقوقی) - خانم

موسسه حقوقی کریمی و همکاران به‌منظور سامان‌دهی و نظارت بر امور اداری و اجرایی موسسه، از افراد منظم، مسئولیت‌پذیر، دقیق و پیگیر برای موقعیت شغلی مسئول دفتر دعوت به همکاری می‌کند.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
مدیریت و نظارت بر امور روزمره اداری و اجرایی موسسه و اطمینان از انجام منظم و به‌موقع فرایندهای داخلی؛
هماهنگی میان وکلا، پارالیگال‌ها، کارکنان اداری و مدیریت موسسه و تسهیل ارتباطات درون‌سازمانی؛
پیگیری وظایف محوله، درخواست‌های داخلی، مهلت‌های زمانی و امور جاری تا حصول نتیجه؛
سامان‌دهی، نگهداری و به‌روزرسانی اسناد، مکاتبات، سوابق اداری و نظام بایگانی موسسه؛
تنظیم جلسات، هماهنگی قرارهای کاری و مدیریت تقویم جلسات و برنامه‌های موسسه؛
همکاری در تهیه، تنظیم، سازمان‌دهی و پیگیری گزارش‌ها، مکاتبات و مستندات اداری؛
نظارت بر نیازهای اداری و تدارکاتی موسسه، از جمله لوازم مصرفی و تجهیزات، و هماهنگی برای تامین آن‌ها؛
همکاری در فرایند ورود و شروع به کار کارکنان جدید، تشکیل و نگهداری پرونده‌های پرسنلی و هماهنگی امور اداری مرتبط؛
برقراری ارتباط و هماهنگی با تامین‌کنندگان، ارائه‌دهندگان خدمات و سایر اشخاص مرتبط؛
حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات موسسه و رعایت اصول حرفه‌ای در دسترسی و نگهداری آن‌ها؛
شناسایی نارسایی‌ها و موانع موجود در فرایندهای اداری و ارائه پیشنهادهای عملی برای بهبود روش‌های کاری و افزایش بهره‌وری.
شرایط و مهارت‌های موردنیاز
تسلط متوسط به زبان انگلیسی؛
تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook؛
برخورداری از تجربه کار تیمی و توانایی تعامل موثر با همکاران؛
مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی قوی و توانایی هماهنگی با افراد در سطوح مختلف سازمانی؛
برخورداری از نظم، دقت و توجه بالا به جزئیات؛
توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه، اولویت‌بندی امور و مدیریت موثر زمان؛
برخورداری از مهارت پیگیری، حل مسئله و اطمینان از انجام به‌موقع امور محوله؛
توانایی سامان‌دهی فرایندهای اداری، نگهداری سوابق دقیق و پیگیری امور تا حصول نتیجه؛
مسئولیت‌پذیری، رازداری و رعایت اصول حرفه‌ای در مواجهه با اطلاعات محرمانه؛
ابتکار عمل، استقلال در انجام وظایف و توانایی پذیرش مسئولیت.
امتیازات:
مدرک کارشناسی حقوق یا آشنایی کاربردی با فرایندها و رویه‌های حقوقی و قضایی؛
آشنایی با سامانه‌ها و درگاه‌های اداری و قضایی ایران، به‌ویژه سامانه ثنا، درگاه عدل ایران و سامانه ثبت شرکت‌ها؛
سابقه فعالیت در موسسات حقوقی، واحدهای حقوقی شرکت‌ها یا موقعیت‌های شغلی مرتبط با مدیریت و هماهنگی امور اداری.