کارشناس مکاتبات اداری - خانم

ما به دنبال همکاری دقیق، منظم و مسئولیت‌پذیر هستیم که با تسلط بر اصول مکاتبات رسمی و اداری، مدیریت و پیگیری نامه‌های وارده و صادره مجموعه را بر عهده بگیرد و هماهنگی موثری میان واحدهای داخلی، مدیرعامل و سازمان‌های دولتی و غیردولتی برقرار کند.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• دریافت، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌ها و مکاتبات وارده از سازمان‌ها، ارگان‌های دولتی و غیردولتی و سایر اشخاص حقوقی
• بررسی و ارجاع نامه‌های دریافتی به واحدهای مرتبط و پیگیری اقدامات موردنیاز
• پیگیری تهیه و ارسال پاسخ نامه‌ها از واحدهای مربوطه در مهلت مقرر
• تنظیم، تدوین، ویرایش و ارسال نامه‌های رسمی و اداری بر اساس اصول و استانداردهای مکاتبات سازمانی
• هماهنگی مستمر با مدیرعامل در خصوص مکاتبات مهم، حساس و نیازمند تصمیم‌گیری یا تایید
• پیگیری مکاتبات با سازمان‌ها، نهادها و مراجع بیرونی تا حصول نتیجه نهایی
• مدیریت سوابق مکاتبات، شماره‌گذاری، ثبت تاریخ‌ها و نگهداری مستندات و پیوست‌ها
• نظارت بر مهلت‌های پاسخ‌گویی و یادآوری مکاتبات معوق به واحدهای مسئول

شرایط احراز و مهارت‌های موردنیاز:

• آشنایی کامل با اصول، ضوابط و تشریفات مکاتبات رسمی با سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی و غیردولتی
• توانایی نگارش صحیح، شفاف و رسمی نامه‌های اداری و سازمانی
• تسلط بر اصول دبیرخانه، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها، بایگانی و مستندسازی مکاتبات
• برخورداری از مهارت پیگیری بالا و توانایی مدیریت هم‌زمان چندین مکاتبه و درخواست
• دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و توجه به جزئیات
• مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران، همکاران و نمایندگان سازمان‌های بیرونی
• توانایی مدیریت زمان و پیگیری امور تا حصول نتیجه
• تسلط بر مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
• امانت‌داری، حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت سلسله‌مراتب اداری
• توانایی اولویت‌بندی مکاتبات فوری، مهم و محرمانه

تجربه کار در واحدهای اداری جهت مکاتبه و پیگیری امور با سازمان‌ها، نهادها و شرکت‌های دولتی و خصوصی الزامی است.

اگر در نگارش مکاتبات رسمی توانمند هستید، پیگیری امور را تا رسیدن به نتیجه رها نمی‌کنید و از نظم و دقت بالایی برخوردارید، از شما دعوت می‌کنیم به تیم ما بپیوندید.