کارشناس فروش

پیگیری و تبدیل فرصت‌های فروش به سفارش قطعی از طریق شناخت نیاز مشتری، مدیریت ارتباطات تجاری، تهیه پیشنهاد مناسب، هماهنگی تاییدهای فنی و ثبت دقیق الزامات سفارش تا انتقال صحیح آن به واحدهای اجرایی. این نقش صرفاً تماس با مشتری و اعلام قیمت نیست؛ بلکه مدیریت یک فرصت تجاری از مرحله بررسی نیاز تا ثبت صحیح سفارش و پیگیری ارتباط با مشتری را شامل می‌شود.
مسئولیت‌های اصلی:
الف) پذیرش و پیگیری فرصت‌های فروش
دریافت سرنخ از مدیر فروش یا سامانه مصوب
بررسی اطلاعات اولیه مشتری و تکمیل اطلاعات ناقص
تماس با مشتری و شناسایی نیاز، اولویت، مشخصات محصول، حجم احتمالی و زمان موردنظر خرید
تعیین اقدام بعدی برای هر فرصت و ثبت آن در CRM
پیگیری منظم فرصت‌ها بر اساس برنامه زمانی
ثبت نتیجه تماس‌ها، مذاکرات و دلایل توقف یا عدم تبدیل فرصت‌ها
اطلاع‌رسانی به مدیر فروش درباره فرصت‌های مهم، ریسک‌ها و موانع تصمیم‌گیری مشتری
ب) نیازسنجی تجاری و فنی
دریافت اطلاعات لازم برای تعریف دقیق سفارش
ثبت مشخصات فنی موردنیاز مشتری با استفاده از فرم‌ها و استانداردهای داخلی
هماهنگی با واحد فنی برای بررسی امکان‌پذیری درخواست‌ها
دریافت نمونه، فایل طراحی، مشخصات محصول یا تاییدیه‌های لازم از مشتری و انتقال آن‌ها به واحد مربوط
اطمینان از روشن بودن نیاز مشتری پیش از ارائه پیشنهاد قطعی
ثبت موارد نامشخص و خودداری از حدس زدن مشخصات فنی یا تایید مستقل آن‌ها
ج) تهیه پیشنهاد و مذاکره فروش
دریافت اطلاعات قیمت و شرایط قابل ارائه از مراجع مجاز
تهیه پیش‌فاکتور و پیشنهاد تجاری بر اساس قالب مصوب شرکت
پیگیری تاییدهای داخلی لازم برای قیمت، تخفیف، شرایط پرداخت و زمان تحویل
ارسال پیشنهاد به مشتری در زمان مقرر
پیگیری دریافت بازخورد و شناسایی موانع تصمیم‌گیری
مذاکره در چارچوب اختیارات تعیین‌شده و ارجاع موارد خارج از اختیار به مدیر فروش
ثبت نسخه‌های اصلاح‌شده پیشنهاد و اطمینان از مشخص بودن نسخه معتبر
د) نهایی‌سازی سفارش
دریافت تایید رسمی مشتری و مستندات لازم برای ثبت سفارش
اطمینان از تطابق سفارش قطعی با پیشنهاد و توافق نهایی
تکمیل اطلاعات سفارش در سامانه یا فرم رسمی شرکت
ثبت مشخصات محصول، مقدار، قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل مورد توافق، الزامات بسته‌بندی و چاپ و سایر جزئیات موردنیاز
اخذ تاییدهای لازم از واحد فنی، تولید، مالی یا مدیریت طبق روال مصوب
انتقال پرونده کامل سفارش به واحدهای اجرایی و دریافت تایید دریافت و کفایت اطلاعات
ثبت تغییرات بعدی سفارش و اطمینان از اطلاع تمام واحدهای ذی‌ربط
هـ) پیگیری اجرای سفارش و ارتباط با مشتری
پیگیری وضعیت سفارش از مسیر رسمی و دریافت اطلاعات از واحدهای مسئول
ارائه گزارش‌های دقیق و تاییدشده به مشتری درباره وضعیت سفارش
اطلاع‌رسانی به مدیر فروش در صورت بروز تاخیر، عدم تطابق یا ریسک اجرایی
هماهنگی برای رسیدگی به شکایات و انتقال آن‌ها به واحد مسئول
پیگیری مسائل تجاری، اسناد و پرداخت‌های مشتری در هماهنگی با واحد مالی
ثبت نتیجه تحویل و بازخورد مشتری
پیگیری فرصت سفارش مجدد و انتقال اطلاعات مرتبط به تیم فروش و بازاریابی
خروجی‌های مورد انتظار:
پرونده به‌روز فرصت‌های فروش
نیازسنجی کامل مشتری و مستندات فنی موردنیاز
پیش‌فاکتور و پیشنهاد تجاری دقیق
سفارش ثبت‌شده با اطلاعات و تاییدهای کامل
پرونده ارتباطات و پیگیری‌های مشتری
گزارش مسائل و ریسک‌های اجرای سفارش
اطلاعات مربوط به رضایت مشتری و فرصت خرید مجدد
شاخص‌های ارزیابی عملکرد:
تحقق هدف فروش و سودآوری فردی
نرخ تبدیل فرصت‌ها و پیش‌فاکتورها به سفارش
سرعت پاسخ‌گویی به درخواست مشتری
درصد فرصت‌های دارای اقدام بعدی و موعد مشخص
درصد سفارش‌های ثبت‌شده با اطلاعات کامل
میزان رعایت حدود اختیار در قیمت‌گذاری و تعهدات
میزان دقت اطلاعات منتقل‌شده به تولید و سایر واحدها
رضایت مشتری و میزان خرید مجدد در پرتفوی مسئول
کیفیت ثبت اطلاعات و گزارش دلایل فرصت‌های از دست رفته
شرایط و ویژگی‌های موردنیاز:
آشنایی با فرآیندهای فروش صنعتی و مدیریت سفارش
تسلط بر ابزارهای CRM و نرم‌افزارهای مرتبط
توانایی مذاکره و ارتباط موثر با مشتریان و واحدهای داخلی
دقت بالا در ثبت اطلاعات و پیگیری جزئیات
آشنایی با مشخصات فنی محصولات صنعتی (مزیت محسوب می‌شود)
توانایی کار تیمی و هماهنگی بین‌واحدی