کارشناس کنترل مدارک و مستندات (DCC)

آگهی استخدام کارشناس کنترل مدارک (DCC)
محل فعالیت: دفتر نظارت کارگاهی و مشاور ساختمانی

شرح شغل و مسئولیت‌ها
دریافت، ثبت، شماره‌گذاری، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌ها، مدارک فنی و مستندات پروژه.
ثبت و کنترل مکاتبات ورودی و خروجی بین کارفرما، مشاور، پیمانکاران و سایر عوامل پروژه و پیگیری وضعیت پاسخ‌گویی آن‌ها.
تهیه، تکمیل و به‌روزرسانی فهرست مدارک و نقشه‌ها (Document Register / Drawing Register).
کنترل شماره، تاریخ، نسخه و بازنگری نقشه‌ها و مدارک و اطمینان از توزیع آخرین نسخه معتبر بین افراد و واحدهای ذی‌ربط.
ثبت و پیگیری گردش کار نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawings)، مدارک فنی، مشخصات مصالح و تجهیزات، روش‌های اجرایی (Method Statements)، درخواست‌های اطلاعات فنی (RFI) و سایر مدارک پیمانکاران.
پیگیری مدارک ارسالی جهت بررسی و تایید مشاور و کارفرما و ثبت وضعیت‌هایی نظیر تایید، تایید مشروط، نیازمند اصلاح و عدم تایید.
پیگیری درخواست‌های بازرسی و کنترل کیفیت، گزارش‌های عدم انطباق (NCR)، صورت‌جلسات، دستورکارها و سایر مستندات مرتبط با فعالیت‌های نظارتی پروژه.
تهیه و ارسال صورت‌جلسات، مکاتبات و مدارک ابلاغی طبق دستور مسئولان ذی‌صلاح و ثبت سوابق ارسال و دریافت.
تهیه گزارش‌های دوره‌ای از مکاتبات و مدارک معوق، پاسخ‌های دریافت‌نشده و موارد نیازمند پیگیری.
ایجاد و نگهداری آرشیو الکترونیکی منظم و قابل جست‌وجو از مدارک و سوابق پروژه.
همکاری با مدیر نظارت کارگاهی، کارشناسان رشته‌های معماری، سازه، برق و مکانیک و دفتر مرکزی مشاور برای تسهیل گردش اطلاعات.
همکاری در جمع‌آوری، کنترل فهرست و بایگانی مدارک نهایی پروژه، از جمله نقشه‌های چون‌ساخت (As-Built) و مستندات تحویل، مطابق الزامات قرارداد.

شرایط و مهارت‌های موردنیاز
آشنایی با ساختار مکاتبات رسمی و فنی پروژه‌های ساختمانی و گردش نامه‌ها بین کارفرما، مشاور و پیمانکار.
تسلط به Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Word.
تسلط به ابزارهای مدیریت و ویرایش PDF و توانایی کار با فایل‌های حجیم و نقشه‌های مهندسی.
آشنایی با اصول کدگذاری، ثبت، طبقه‌بندی، نسخه‌بندی و کنترل گردش مدارک.
توانایی تهیه و به‌روزرسانی Document Register، Drawing Register و فهرست مکاتبات و مدارک معوق.
آشنایی عمومی با نقشه‌های معماری، سازه و تاسیسات مکانیکی و برقی و اصطلاحات رایج پروژه‌های ساختمانی.
آشنایی با سامانه‌های مدیریت مدارک و مکاتبات و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری (مزیت محسوب می‌شود).
توانایی پیگیری مستمر موضوعات تا تعیین تکلیف نهایی و هماهنگی موثر با عوامل پروژه.
دقت و نظم بالا، مسئولیت‌پذیری، امانت‌داری، رعایت محرمانگی اطلاعات و توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع.

تحصیلات و شرایط ترجیحی
ترجیحاً دارای مدرک کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های عمران، معماری، صنایع یا سایر رشته‌های مرتبط.
آشنایی با فرایندهای اجرایی و نظارتی پروژه‌های ساختمانی.
تجربه کار با سامانه‌های اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد یا EDMS.