مسئول دفتر مدیر عامل

درباره موقعیت شغلی
ما در حسینی فایننس به دنبال فردی منظم، قابل‌اعتماد، حرفه‌ای و توانمند برای موقعیت مسئول دفتر مدیرعامل هستیم؛ فردی که صرفاً مسئول هماهنگی‌های اداری نباشد، بلکه بتواند به‌عنوان دستیار اجرایی مدیرعامل، امور روزمره، مکاتبات، جلسات و پیگیری‌های مدیریتی را به‌صورت دقیق و مستقل مدیریت کند.
این موقعیت به فردی با قدرت پیگیری بالا، روابط عمومی مناسب، تسلط خوب به زبان انگلیسی، مهارت‌های اداری و توانایی استفاده از ابزارهای دیجیتال و هوش مصنوعی نیاز دارد.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت و تنظیم تقویم کاری مدیرعامل، هماهنگی جلسات، قرارها و برنامه‌های روزانه.
• برنامه‌ریزی جلسات داخلی و خارجی، هماهنگی با مدیران و افراد مرتبط و پیگیری امور پیش و پس از جلسات.
• تهیه، تنظیم و پیگیری مکاتبات اداری و رسمی فارسی و انگلیسی.
• مدیریت نامه‌های وارده و صادره، ثبت و بایگانی مکاتبات و پیگیری امور مربوط به دبیرخانه.
• کار با سیستم‌های اتوماسیون اداری، ثبت درخواست‌ها، ارجاع مکاتبات و پیگیری گردش کار تا حصول نتیجه.
• تهیه صورت‌جلسه، تنظیم گزارش‌ها، جمع‌بندی موضوعات و پیگیری مصوبات و وظایف محول‌شده از سوی مدیرعامل.
• پیگیری امور اجرایی و اداری مدیرعامل با واحدهای مختلف سازمان و اطمینان از انجام به‌موقع اقدامات.
• مدیریت اسناد، فایل‌ها، اطلاعات و مستندات محرمانه با رعایت اصول امانت‌داری و محرمانگی.
• آماده‌سازی فایل‌های ارائه، گزارش‌ها، نامه‌ها و مستندات موردنیاز جلسات مدیریتی.
• استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای نگارش و اصلاح مکاتبات، خلاصه‌سازی اسناد، تهیه گزارش، مدیریت اطلاعات و افزایش سرعت و دقت کارها.
• انجام سایر امور اجرایی و هماهنگی‌های موردنیاز مدیرعامل در چارچوب مسئولیت‌های شغلی.

شرایط و مهارت‌های موردنیاز

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در مسئولیت دفتر مدیران ارشد، دستیار اجرایی یا موقعیت‌های مشابه.
• تسلط خوب به زبان انگلیسی، به‌ویژه در مکاتبات، مطالعه اسناد و هماهنگی‌های کاری.
• تسلط به مجموعه Microsoft Office و مهارت‌های ICDL، به‌خصوص Word، Excel، PowerPoint و Outlook.
• آشنایی عملی با دبیرخانه، اصول نامه‌نگاری اداری، ثبت و بایگانی اسناد و مدیریت مکاتبات.
• تجربه کار با اتوماسیون اداری و سیستم‌های مدیریت و پیگیری امور.
• تسلط کاربردی به ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT و توانایی استفاده موثر از آن‌ها در کارهای روزمره.
• توانایی مدیریت تقویم، زمان‌بندی جلسات، اولویت‌بندی امور و پیگیری هم‌زمان چند موضوع.
• مهارت بالا در نگارش، تنظیم اسناد، تهیه گزارش و ارائه اطلاعات به‌شکل دقیق و منظم.
• توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، همکاران و افراد خارج از سازمان.
• امانت‌داری، مسئولیت‌پذیری، دقت، نظم شخصی، پیگیری مستمر و رعایت محرمانگی اطلاعات.
• برخورد حرفه‌ای، بلوغ رفتاری، قضاوت مناسب و توانایی مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده.

مزیت محسوب می‌شود

• سابقه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا مدیران ارشد.
• تجربه پیگیری مصوبات جلسات مدیریتی و هماهنگی بین واحدهای سازمان.
• آشنایی با ابزارهای مدیریت وظایف، تقویم‌های دیجیتال و ابزارهای بهره‌وری.
• توانایی تهیه ارائه‌های مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی ساده.

ویژگی فرد موردنظر ما
به دنبال فردی هستیم که فقط منتظر دریافت دستور نماند؛ موضوعات را به‌موقع تشخیص دهد، پیگیری‌ها را تا رسیدن به نتیجه ادامه دهد، اطلاعات را دقیق منتقل کند و بتواند اعتماد مدیرعامل را در مدیریت امور اجرایی و محرمانه جلب کند.
این نقش به فردی نیاز دارد که در کنار مهارت‌های اداری، قدرت تصمیم‌گیری در چارچوب اختیارات، ارتباط موثر و توانایی تبدیل مسائل پراکنده به کارهای منظم و قابل‌پیگیری را داشته باشد.