اگر فردی منظم، دقیق و پرانرژی هستید که از هماهنگی امور و ایجاد نظم در یک سازمان پویا لذت می‌برید، این موقعیت شغلی مخصوص شماست. ما به دنبال فردی حرفه‌ای هستیم که در نقش دستیار اجرایی مدیریت، در کنار مدیریت ارشد نقش کلیدی در پیشبرد اهداف سازمان ایفا کند.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• پیگیری اجرای تصمیمات، دستورات و مصوبات مدیرعامل از طریق هماهنگی با مدیران و مسئولان واحدهای مختلف
• پایش وضعیت اقدامات محوله، شناسایی تاخیرها و موانع اجرایی و گزارش‌دهی به مدیرعامل
• هماهنگی بین واحدهای سازمانی به‌منظور تسریع در انجام امور و تحقق اهداف تعیین‌شده
• جمع‌آوری، بررسی و دسته‌بندی اطلاعات موردنیاز مدیرعامل برای تصمیم‌گیری و تهیه گزارش‌های مدیریتی
• پیگیری برنامه‌ها، پروژه‌ها و موضوعات اولویت‌دار سازمان تا حصول نتیجه
• تهیه و تنظیم صورت‌جلسات، گزارش‌های پیگیری و مستندات موردنیاز برای مدیریت
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات مدیریتی و پیگیری اقدامات مصوب هر جلسه
• یادگیری مستمر فرآیندها، ساختار سازمانی و موضوعات کسب‌وکار با هدف افزایش اثربخشی در انجام مسئولیت‌ها
• مدیریت و پیگیری موضوعات محوله با رویکردی مسئولانه، منظم و نتیجه‌محور
• رعایت کامل محرمانگی اطلاعات و اسناد سازمانی

مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد انتظار

• قدرت یادگیری بالا و توانایی درک سریع مسائل و فرآیندهای جدید
• ذهن منظم و تحلیلی و توانایی دسته‌بندی اطلاعات و تشخیص اولویت‌ها
• روحیه پیگیری فعال و مسئولیت‌پذیری تا حصول نتیجه
• مهارت ارتباطی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران و مسئولان واحدهای مختلف
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و حفظ تمرکز بر اولویت‌های مهم
• قدرت گزارش‌دهی شفاف، دقیق و مختصر به مدیران ارشد
• ابتکار عمل و پیش‌قدمی در انجام امور و توانایی شناسایی مشکلات پیش از تبدیل‌شدن به بحران
• رازداری، امانت‌داری و تعهد حرفه‌ای
• انعطاف‌پذیری و آمادگی برای پذیرش مسئولیت‌های جدید متناسب با نیازهای مدیریت

ویژگی کلیدی این موقعیت

فرد منتخب باید بتواند فراتر از انجام امور اداری، به‌عنوان بازوی اجرایی و هماهنگ‌کننده مدیرعامل عمل کند؛ موضوعات را به‌سرعت یاد بگیرد، امور محوله را به‌صورت مستقل پیگیری کند، وضعیت پیشرفت کارها را شفاف گزارش دهد و اطمینان حاصل کند که تصمیمات مدیریت به اقدامات اجرایی و نتایج قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌شوند.