هماهنگ کننده اجرایی (Coordinator)

ما یک شرکت خدمات مهندسی هستیم که در حوزه نظارت و اجرای پروژه‌های ساختمانی فعالیت می‌کند. در حال حاضر، در راستای ارتقای سیستم مدیریتی و شفاف‌سازی فرایندها، به دنبال جذب یک نیروی منظم، پیگیر و تحلیل‌گر هستیم تا به عنوان بازوی اجرایی مدیریت، در نظم‌دهی به تسک‌ها، برگزاری جلسات، تهیه گزارش‌های مدیریتی و پشتیبانی از سامانه‌ی شرکت به ما کمک کند.

شرح موقعیت شغلی

در این نقش، شما نقطه‌ی اتصال بین مدیریت، کارشناسان و فرایندهای سازمانی خواهید بود. شما مسئولیت دارید اطمینان حاصل کنید که کارها از مرحله‌ی «تعریف» به مرحله‌ی «نتیجه» می‌رسند و مدیران همیشه تصویری شفاف و به‌روز از وضعیت پیشرفت امور دارند. همچنین، به عنوان متولی پشتیبانی سامانه، از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کرده و در صورت بروز مشکل، پیگیری‌های لازم برای رفع سریع باگ‌ها را انجام خواهید داد.

اگر از نظم‌دهی به اطلاعات لذت می‌برید، پیگیری امور تا رسیدن به نتیجه برایتان رضایت‌بخش است، و به تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش‌های شفاف علاقه دارید، این موقعیت برای شما طراحی شده است.

مسئولیت‌های اصلی

1. پیگیری و مدیریت تسک‌ها
   • دریافت و ثبت تسک‌های محول‌شده از سوی مدیریت به واحدهای مختلف.
   • پیگیری مستمر وضعیت پیشرفت تسک‌ها و یادآوری به‌موقع به مسئولان مربوطه.
   • اطمینان از عدم فراموشی یا رها شدن کارها و به‌روزرسانی وضعیت آن‌ها در سیستم.
   • شناسایی موانع و گلوگاه‌ها در اجرای تسک‌ها و گزارش آن‌ها به مدیریت.
2. برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات
   • تنظیم تقویم جلسات هفتگی و ماهانه مدیریت و هماهنگی با حاضران.
   • تهیه و ارسال دستور جلسه (Agenda) پیش از برگزاری.
   • حضور در جلسات، تنظیم صورت‌جلسه (Minutes) و ثبت دقیق مصوبات و تکالیف.
   • پیگیری مصوبات جلسات تا حصول نتیجه.
3. تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی
   • جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات از واحدهای مختلف سازمان.
   • تهیه گزارش‌های دوره‌ای (هفتگی/ماهانه) از وضعیت پیشرفت امور، عملکرد واحدها و شاخص‌های کلیدی.
   • تحلیل ساده داده‌ها و ارائه بینش‌های مدیریتی (مثلاً شناسایی روندهای تاخیر، پرتکرارترین موانع و ...).
4. هماهنگی‌های اجرایی و اداری
   • هماهنگی بین واحدهای مختلف برای اجرای روان فرایندها.
   • پیگیری امور محول‌شده از سوی مدیریت تا مرحله‌ی نهایی.
   • کمک به مستندسازی فرایندها و رویه‌های کاری (در صورت نیاز).
5. پشتیبانی از سامانه و پیگیری رفع باگ‌ها
   • نظارت مستمر بر عملکرد صحیح سامانه شرکت و اطمینان از کارکرد بدون اختلال آن.
   • شناسایی و ثبت باگ‌ها و مشکلات فنی سامانه در صورت بروز خطا.
   • گزارش دقیق و مستند مشکلات به تیم فنی یا توسعه‌دهنده.
   • پیگیری مستمر تا رفع کامل مشکل و اطمینان از صحت عملکرد سامانه پس از رفع باگ.
   • ارتباط هماهنگ بین کاربران سامانه و تیم فنی برای انتقال دقیق نیازها و مشکلات.

شرایط احراز و مهارت‌های مورد نیاز

مهارت‌های فنی (Hard Skills)

• تسلط بالا به Microsoft Excel (ضروری): توانایی کار با فرمول‌ها، جداول محوری (Pivot Table) و تهیه گزارش‌های تحلیلی.
• مهارت گزارش‌نویسی: توانایی تدوین گزارش‌های شفاف، ساختاریافته و قابل فهم برای مدیریت.
• آشنایی با نرم‌افزارهای Office: Word و PowerPoint برای تهیه مستندات و ارائه‌ها.
• آشنایی با مفاهیم پایه‌ی پشتیبانی نرم‌افزار: توانایی تشخیص مشکلات کاربری از باگ‌های فنی و مستندسازی صحیح برای ارجاع به تیم توسعه.
• تجربه کار با سامانه‌های سازمانی مزیت محسوب می‌شود.

مهارت‌های رفتاری (Soft Skills)

• پیگیری و نتیجه‌محوری: توانایی دنبال کردن امور تا رسیدن به نتیجه‌ی نهایی و رها نکردن کارها.
• نظم و دقت: توجه به جزئیات و توانایی مدیریت همزمان چندین وظیفه.
• مهارت ارتباطی قوی: توانایی تعامل موثر با افراد در سطوح مختلف سازمان (مدیران، کارشناسان، تیم فنی).
• تحلیل‌گری: توانایی دیدن الگوها در داده‌ها و ارائه‌ی راهکار.
• محرمانگی: توانایی حفظ اطلاعات حساس سازمانی.

مزیت‌های رقابتی (امتیاز محسوب می‌شود)

• آشنایی با مفاهیم پایه‌ی مدیریت پروژه: WBS، زمان‌بندی، کنترل پیشرفت.
• تجربه کار در شرکت‌های مهندسی یا پروژه‌محور.
• آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی برای افزایش سرعت و کیفیت کارهای تحلیلی و نگارشی.
• تجربه‌ی ثبت و پیگیری باگ در محیط‌های کاری.

شرایط کاری و مزایا

• محیط کاری: حرفه‌ای، پویا و پروژه‌محور.
• فرصت رشد: امکان یادگیری در محیطی که در حال اصلاح ساختار و سیستم‌های مدیریتی است.
• بیمه: طبق قانون کار.
• سایر مزایا: بر اساس سیاست‌های شرکت.