مسئول دفتر مدیریت

شرکت فرنا به‌دنبال جذب یک مسئول دفتر دقیق، منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر است که بتواند در برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت امور اجرایی و اداری، نقش موثری ایفا کند.
فرد مناسب برای این موقعیت باید توانایی مدیریت برنامه‌ها و جلسات، هماهنگی بین واحدهای سازمانی، پیگیری امور محوله و مدیریت هم‌زمان چند وظیفه را داشته باشد و بتواند با حفظ نظم، دقت و محرمانگی، فرآیندهای اداری شرکت را به‌صورت موثر پیش ببرد.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت جلسات، قرارهای کاری و تقویم برنامه‌های مدیران
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و پیگیری اقدامات و مصوبات جلسات
• انجام مکاتبات اداری، تنظیم نامه‌ها و تهیه و پیگیری درخواست‌های سازمانی
• ثبت، ارجاع و پیگیری درخواست‌ها و امور جاری در سامانه‌های داخلی شرکت
• پیگیری گردش کارها و درخواست‌های بین‌واحدی تا حصول نتیجه نهایی
• هماهنگی مستمر با مدیران، همکاران و سایر واحدهای سازمانی برای پیشبرد امور
• سازمان‌دهی، دسته‌بندی و بایگانی اسناد، مدارک، گزارش‌ها و مکاتبات اداری
• مدیریت تماس‌ها، پیام‌ها و ارتباطات روزمره مرتبط با دفتر
• تهیه گزارش‌های موردنیاز و ثبت دقیق اطلاعات و مستندات
• پیگیری امور محوله و ارائه گزارش منظم از وضعیت اقدامات به مدیر مربوطه
• رسیدگی به امور اجرایی و اداری روزمره با هدف افزایش نظم و بهره‌وری سازمانی

شرایط و شایستگی‌های تخصصی

• تسلط مناسب به مجموعه Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook
• آشنایی با مکاتبات اداری، اصول بایگانی و فرآیندهای سازمانی
• آشنایی با سامانه‌های CRM و نرم‌افزارهای اداری و سازمانی مزیت محسوب می‌شود.
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چند فعالیت
• توانایی پیگیری موثر درخواست‌ها و هماهنگی بین واحدهای مختلف

اگر فردی منظم، دقیق و پیگیر هستید و از هماهنگی امور، مدیریت برنامه‌ها و ایجاد نظم در فرآیندهای اجرایی لذت می‌برید، خوشحال می‌شویم رزومه شما را برای همکاری با شرکت فرنا بررسی کنیم.