منشی و مسئول دفتر

آشنایی با امورات منابع انسانی، جذب و استخدام، قانون کار، قراردادها، بیمه تامین اجتماعی و ...

آشنایی با سیستم حضور و غیاب

مدیریت امور جاری دفتر، پذیرایی از مراجعین و مدیریت تماس‌های تلفنی

مدیریت تقویم کاری مدیران، هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی‌های زمانی

مدیریت مکاتبات اداری (ایمیل، نامه‌نگاری رسمی و گزارش‌نویسی)

هماهنگی امور مربوط به سفرها، رزرو هتل و تهیه بلیط

مدیریت و پیگیری امور مربوط به خرید تجهیزات اداری و ملزومات دفتر

کمک به مدیریت اسناد، بایگانی دیجیتال و مدیریت دیتابیس‌های اولیه مشتریان

هماهنگی مقدماتی برای برگزاری رویدادها یا جلسات تیم

ایجاد وفاق و همدلی بین واحدها

حضور قبل از مدیرعامل و خروج بعد از مدیرعامل

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد

اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها

ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق

یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه

برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده

دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری

دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان

شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره

نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری

دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها و دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط

کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر

پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه

پاسخ‌گویی به ارباب‌رجوع به صورت حضوری

برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و ...)

ثبت مراجعات حضوری ارباب‌رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق

هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده

درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر

جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق

محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ اطلاعات محرمانه

درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق

همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی

ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه

مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط کامل بر Microsoft Office (به‌ویژه Outlook، Word و Excel) و آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین مثل Trello یا Jira

مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط موثر، کلامی و نوشتاری در سطح حرفه‌ای با مشتریان و اعضای تیم

مدیریت زمان: توانایی مدیریت چندین وظیفه به‌صورت هم‌زمان و اولویت‌بندی امور در شرایط پرمشغله

ظاهر و رفتار: داشتن ظاهر آراسته، برخورد حرفه‌ای و روحیه همکاری تیمی

دقت و نظم: دقت بالا در جزئیات و مدیریت اسناد و فایل‌ها

زبان: آشنایی با زبان انگلیسی در سطح خوب برای مطالعه ایمیل‌ها یا مکاتبات اداری