مسئول دفتر (معاونت اقتصادی و سرمایه انسانی)

1. درباره موقعیت شغلی

ما در یک شرکت فناور (IT-based)، در معاونت اقتصادی و سرمایه انسانی به دنبال جذب یک نیروی جوان، باانگیزه، منظم و پویا در سمت «مسئول دفتر» هستیم تا مدیریت امور دفتری، هماهنگی جلسات و پیگیری مکاتبات این معاونت (و مدیریت‌های مالی، لجستیک، اداری، سرمایه انسانی و بازرگانی) را به بهترین شکل راهبری نماید.

2. شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت تقویم و برنامه‌ریزی: تنظیم دقیق جلسات، ملاقات‌ها و رویدادهای کاری معاونت و یادآوری به‌موقع به مدیران ارشد.
• مدیریت مکاتبات و مستندسازی: ثبت، پیگیری، بایگانی و ارجاع نامه‌ها و گزارش‌ها (آشنایی با نرم‌افزارهای مکاتبات اداری مانند چارگون مزیت محسوب می‌شود).
• پیگیری درون‌سازمانی: ارتباط مستمر با مدیران زیرمجموعه (مالی، لجستیک، اداری، سرمایه انسانی و بازرگانی) جهت پیگیری وضعیت مصوبات جلسات و گزارش‌های ادواری.
• آماده‌سازی گزارش‌ها: تهیه صورتجلسات، خلاصه گزارش‌ها و تنظیم نامه‌های اداری با لحن کاملاً حرفه‌ای.
• مدیریت اطلاعات: حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات مالی، پرسنلی و بازرگانی معاونت.

3. شرایط احراز

• جنسیت: آقا / خانم
• سن: ترجیحاً بین 30 تا 40 سال
• تحصیلات: ترجیحاً کارشناسی در رشته‌های مدیریت (بازرگانی، صنعتی، دولتی)، روابط عمومی، صنایع و یا رشته‌های مرتبط.
• دانش تخصصی:

• آشنایی اولیه با مفاهیم اداری، مالی، منابع انسانی و لجستیک (برای درک بهتر نامه‌ها و گزارش‌های ارسالی از مدیریت‌های زیرمجموعه).
• تسلط کامل بر آیین نگارش و مکاتبات اداری و سازمانی (نامه‌نگاری رسمی، صورتجلسات).
• آشنایی با اصول بایگانی، مدیریت اطلاعات و امنیت اسناد (با توجه به محرمانگی مباحث اقتصادی و منابع انسانی).

سابقه کار:

حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌های مسئول دفتر مدیران ارشد، منشی‌گری مدیریت یا کارشناس اداری (ترجیحاً در شرکت‌های متوسط یا بزرگ IT یا هلدینگ‌ها).

مهارت‌های نرم و شخصیتی:

• فن بیان قوی، روابط عمومی بالا.
• ظاهر آراسته و حرفه‌ای، منظم و وقت‌شناس.
• نظم و دقت بسیار بالا در جزئیات.
• امانت‌دار، رازدار و مسئولیت‌پذیر.
• توانایی مدیریت زمان، کنترل استرس و انعطاف‌پذیری.
• صبور، خوش‌برخورد و دارای روحیه کار تیمی.
• توانایی حل مسئله در موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده.

مهارت‌های فنی:

• تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Word و Excel).
• مهارت در نامه‌نگاری اداری و اصول مکاتبات سازمانی.
• آشنایی با ابزارها و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری (نظیر چارگون).
• مهارت در جستجوی حرفه‌ای در وب و ابزارهای هوش مصنوعی جهت خلاصه‌سازی سریع گزارش‌ها.

داشتن کارت پایان خدمت یا معافیت برای آقایان الزامی است.