اگر فردی منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیر هستید و از اینکه کارها را تا رسیدن به نتیجه دنبال کنید لذت می‌برید، این فرصت شغلی برای شماست.

ما به دنبال همکاری هستیم که در کنار مدیرعامل، پیگیری امور اجرایی سازمان را بر عهده بگیرد؛ کسی که بتواند تصمیمات را به اقدامات مشخص تبدیل کند، از انجام به‌موقع وظایف اطمینان حاصل کند و اطلاعات و فرآیندهای سازمان را به شکلی منظم مستند کند.

شرح وظایف

1. پیگیری وظایف و تصمیمات مدیرعامل

   • ثبت وظایف محول‌شده از سوی مدیرعامل به کارکنان و مشخص‌کردن مسئول انجام، مهلت و نتیجه مورد انتظار هر وظیفه
   • پیگیری منظم امور تا زمان تکمیل و دریافت گزارش نهایی
   • یادآوری مهلت انجام کارها و دریافت گزارش پیشرفت از مسئولان مربوطه
   • پیگیری دلایل تاخیر، ثبت موانع و هماهنگی برای تعیین زمان جدید انجام کار
   • گزارش تاخیرهای تکرارشونده و مسائل نیازمند تصمیم‌گیری به مدیرعامل
   • تهیه گزارش منظم از وضعیت وظایف انجام‌شده، در حال انجام و عقب‌افتاده

2. هماهنگی امور اجرایی و اداری مدیرعامل

   • تنظیم و مدیریت تقویم جلسات و برنامه‌های مدیرعامل
   • هماهنگی جلسات داخلی و بیرونی و اطلاع‌رسانی به افراد مرتبط
   • ثبت صورت‌جلسات، تصمیمات اتخاذشده و اقدامات مورد انتظار پس از جلسات
   • پیگیری مکاتبات، اسناد و امور اداری محول‌شده
   • هماهنگی میان مدیرعامل و مسئولان واحدهای مختلف برای پیشبرد امور

3. تدوین شرح شغل‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی

   • دریافت توضیحات مدیرعامل و مسئولان واحدها درباره وظایف و نحوه انجام کارها
   • تبدیل این توضیحات به شرح شغل‌های روشن و دستورالعمل‌های اجرایی مکتوب (SOP)
   • تنظیم مستندات به زبان ساده، دقیق و قابل‌فهم برای کارکنان
   • ارائه مستندات برای بررسی و تایید مدیرعامل یا مسئول مربوطه
   • دسته‌بندی، نگهداری و به‌روزرسانی نسخه‌های تاییدشده اسناد
   • پیگیری ابلاغ شرح شغل‌ها و دستورالعمل‌های مصوب به کارکنان مربوطه
   • پیگیری اقدامات لازم برای اجرای دستورالعمل‌های ابلاغ‌شده و گزارش موانع به مدیرعامل

4. گزارش‌دهی و نظم‌بخشی به اطلاعات

   • تهیه گزارش وضعیت وظایف و پیگیری‌های اجرایی
   • ثبت و مستندسازی تصمیمات جلسات و اقدامات بعدی
   • گزارش وضعیت تدوین، تایید و ابلاغ شرح شغل‌ها و دستورالعمل‌ها
   • اطلاع‌رسانی به‌موقع درباره موارد عقب‌افتاده و موضوعات نیازمند تصمیم مدیرعامل
   • سامان‌دهی فایل‌ها، مستندات و اطلاعات مرتبط با امور اجرایی

ویژگی‌ها و مهارت‌های مورد انتظار

• نظم شخصی بالا و توانایی پیگیری مستمر امور
• مسئولیت‌پذیری و حساسیت نسبت به زمان‌بندی و تعهدات
• توانایی تعامل موثر با افراد و پیگیری امور بدون ایجاد تنش غیرضروری
• مهارت نگارش فارسی و توانایی تبدیل توضیحات شفاهی به متن مکتوب روشن و ساختاریافته
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و اولویت‌بندی امور
• دقت بالا در ثبت اطلاعات، تصمیمات، مهلت‌ها و گزارش‌ها
• تسلط کاربردی به مجموعه Microsoft Office یا Google Workspace، به‌ویژه Excel یا Google Sheets و تقویم
• توانایی کار مستقل در چارچوب تعیین‌شده و ارجاع به‌موقع مسائل نیازمند تصمیم‌گیری به مدیرعامل
• حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان

این موقعیت شغلی برای چه کسی مناسب است؟

• کارهای نیمه‌تمام ذهنش را درگیر می‌کنند و پیگیری تا رسیدن به نتیجه را جدی می‌گیرد
• می‌تواند هم‌زمان چند موضوع را مدیریت کند، بدون اینکه جزئیات مهم را از دست بدهد
• در تعامل با افراد مختلف، محترمانه و قاطع است
• از نظم‌دادن به اطلاعات و تبدیل توضیحات پراکنده به مستندات منظم لذت می‌برد
• منتظر دستور برای هر اقدام نمی‌ماند و در چارچوب مشخص‌شده، کارها را مستقل پیش می‌برد

حدود مسئولیت و اختیارات

این جایگاه مسئول پیگیری و هماهنگی امور اجرایی است؛ نه تصمیم‌گیری به‌جای مدیرعامل یا ارزیابی مستقل عملکرد کارکنان. فرد منتخب باید بتواند وضعیت کارها را شفاف کند، دلایل تاخیر را پیگیری کند، زمان‌بندی‌ها را ثبت کند و در صورت تداوم تاخیر یا وجود مانع، موضوع را به مدیرعامل گزارش دهد. همچنین مسئولیت تدوین و مستندسازی شرح شغل‌ها و دستورالعمل‌ها بر عهده این جایگاه است؛ اما محتوای تخصصی آن‌ها باید با همکاری مسئولان مربوطه تهیه و به تایید افراد صاحب‌اختیار برسد.

نحوه ارسال درخواست همکاری

لطفاً رزومه خود را همراه با توضیحی کوتاه درباره تجربه‌تان در پیگیری امور اجرایی، تنظیم گزارش‌ها یا مستندسازی فرآیندها ارسال کنید. در صورت امکان، در رزومه به نمونه‌ای واقعی اشاره کنید که در آن توانسته‌اید چند کار را هم‌زمان پیگیری کنید و به نتیجه برسانید.