شرکت تجارت دانه کیهان به‌منظور تقویت فرایندهای اداری و اجرایی خود، از افراد منظم، پیگیر، مسئولیت‌پذیر و برخوردار از مهارت‌های ارتباطی مطلوب برای همکاری در این موقعیت شغلی دعوت به همکاری می‌کند. ما به دنبال فردی توانمند هستیم که بتواند امور روزمره دفتر را به‌صورت منظم مدیریت کند، جلسات و ارتباطات کاری را هماهنگ سازد، مکاتبات و درخواست‌ها را تا حصول نتیجه پیگیری کند و در تعامل مستمر با مسئولان دفاتر و واحدهای مرتبط، به تسهیل گردش اطلاعات و پیشبرد امور سازمانی کمک کند. در این موقعیت شغلی، علاوه بر توانمندی در مدیریت امور اداری، برخورد حرفه‌ای، دقت در انتقال اطلاعات، هماهنگی بین‌دفتری و توانایی پیگیری هم‌زمان چند موضوع، اهمیت ویژه‌ای دارد.

• مدیریت و سامان‌دهی امور روزمره دفتر و اطمینان از انجام منظم فعالیت‌های اداری
• تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و قرارهای کاری و اطلاع‌رسانی به افراد مرتبط
• برقراری ارتباط حرفه‌ای با مسئولان دفاتر سایر مدیران عامل به‌منظور هماهنگی جلسات، تبادل اطلاعات و پیگیری امور مشترک
• هماهنگی و پیگیری درخواست‌ها و موضوعات ارجاع‌شده میان دفاتر مختلف و اطمینان از انتقال صحیح و به‌موقع اطلاعات
• دریافت، ثبت، طبقه‌بندی، ارجاع و پیگیری نامه‌ها، مکاتبات و درخواست‌های اداری
• تهیه و تنظیم نامه‌های رسمی، گزارش‌های اداری، صورت‌جلسات و سایر مستندات موردنیاز
• پیگیری مصوبات جلسات، تعهدات کاری و امور دارای مهلت زمانی و یادآوری موارد معوق به افراد مرتبط
• هماهنگی با واحدهای مختلف سازمان برای دریافت اطلاعات، تبادل مستندات و پیشبرد امور اجرایی
• مدیریت تماس‌های تلفنی، دریافت پیام‌ها و انتقال دقیق اطلاعات به افراد مربوطه
• سازمان‌دهی و نگهداری اسناد و پرونده‌های اداری به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• پیگیری امور پشتیبانی دفتر، ملزومات اداری و نیازهای روزمره محیط کار
• استقبال و راهنمایی مراجعان و حفظ کیفیت تعاملات و ارتباطات اداری
• تهیه فهرست امور در دست اقدام و ارائه گزارش از وضعیت پیگیری‌ها به مدیر مستقیم
• رعایت اصول محرمانگی در نگهداری، انتقال و تبادل اطلاعات و اسناد سازمانی

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت اداری، علوم اداری یا رشته‌های مرتبط
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در امور دفتری، اداری یا هماهنگی اجرایی
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
• توانایی نگارش، تنظیم و ویرایش مکاتبات رسمی و اداری
• آشنایی با اصول بایگانی، مستندسازی و گردش مکاتبات
• توانایی برنامه‌ریزی جلسات، مدیریت تقویم کاری و پیگیری امور دارای مهلت زمانی
• برخورداری از مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران، مسئولان دفاتر و همکاران واحدهای مختلف
• توانایی هماهنگی هم‌زمان با چند دفتر و پیگیری موضوعات مشترک تا حصول نتیجه
• قدرت اولویت‌بندی امور، مدیریت زمان و حفظ دقت در شرایط تعدد درخواست‌ها

• هماهنگی و تعامل بین‌دفتری: توانایی برقراری ارتباط موثر با سایر مسئولان دفاتر مختلف شرکت و تسهیل هماهنگی‌های مشترک
• نظم و سازمان‌دهی: توانایی مدیریت جلسات، مکاتبات، اسناد و فعالیت‌های روزانه
• پیگیری تا حصول نتیجه: اطمینان از تعیین تکلیف امور ارجاع‌شده و جلوگیری از رها ماندن درخواست‌ها
• دقت در انتقال اطلاعات: انتقال روشن، صحیح و به‌موقع پیام‌ها، مکاتبات و تصمیمات
• مدیریت زمان و اولویت‌ها: توانایی رسیدگی به درخواست‌های متعدد و تشخیص اولویت‌های کاری
• ارتباطات حرفه‌ای: برخورد مناسب، حفظ احترام متقابل و تعامل سازنده با مدیران و همکاران
• محرمانگی و امانت‌داری: حفاظت از اطلاعات سازمانی و رعایت حدود دسترسی و اختیارات
• ابتکار عمل و مسئولیت‌پذیری: شناسایی نیازهای اجرایی و پیگیری به‌موقع امور در چارچوب مسئولیت‌های شغلی

چرا تجارت دانه کیهان؟
در این موقعیت، شما یکی از حلقه‌های کلیدی ارتباط، هماهنگی و پیشبرد امور در سازمان خواهید بود. فعالیت شما تنها به انجام امور روزمره یک دفتر محدود نمی‌شود، بلکه هماهنگی با مسئولان دفاتر دیگر، تنظیم ارتباطات کاری، پیگیری موضوعات مشترک و تسهیل تبادل اطلاعات، بخشی مهم از تجربه حرفه‌ای شما خواهد بود. این مسئولیت فرصتی فراهم می‌کند تا مهارت‌های ارتباطی و اجرایی خود را تقویت کنید، با فرایندهای متنوع سازمانی آشنا شوید و تجربه ارزشمندی در زمینه هماهنگی بین‌دفتری و پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریتی کسب کنید.

در تجارت دانه کیهان، برای افرادی که با نظم، دقت، ابتکار عمل و تعامل حرفه‌ای به بهبود گردش کار کمک می‌کنند، ارزش قائلیم. همکاری با همکاران متخصص و مشارکت در پیشبرد امور مشترک، زمینه مناسبی برای یادگیری مستمر و توسعه توانمندی‌های حرفه‌ای شما فراهم می‌کند.

آماده‌اید نقش موثری در هماهنگی و پیشبرد امور سازمان داشته باشید؟
اگر فردی منظم، دقیق و پیگیر هستید، در برقراری ارتباط با مدیران و همکاران توانمندی دارید و می‌توانید با حفظ محرمانگی، چند موضوع را به‌صورت هم‌زمان هماهنگ و تا حصول نتیجه پیگیری کنید، تجارت دانه کیهان مشتاق آشنایی و همکاری با شماست.