شرکت ویراتک ماشین فن‌آور، فعال در حوزه تولید، طراحی و تعمیرات ماشین‌آلات صنعت چوب، به‌منظور توسعه و بهبود فرآیندهای سازمانی خود، از افراد متخصص، مسئولیت‌پذیر و توانمند برای تصدی سمت مدیر اداری و منابع انسانی دعوت به همکاری می‌نماید.

فرد موردنظر باید علاوه بر تسلط بر امور اجرایی و تخصصی منابع انسانی، از توانمندی مدیریتی، قدرت تحلیل و حل مسئله، مهارت ارتباطی بالا و قابلیت طراحی، استقرار و بهبود فرآیندهای اداری و سازمانی برخوردار باشد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

1) مدیریت امور منابع انسانی و برنامه‌ریزی نیروی انسانی

• تدوین، پیشنهاد و اجرای خط‌مشی‌ها، برنامه‌ها و راهبردهای منابع انسانی متناسب با اهداف سازمان، ساختار تشکیلاتی و نیازهای کسب‌وکار.
• برنامه‌ریزی و مدیریت فرآیند جذب و استخدام از مرحله شناسایی نیاز نیروی انسانی تا انتشار آگهی، غربالگری رزومه‌ها، مصاحبه، ارزیابی شایستگی‌ها، انتخاب و استخدام.
• طراحی و نظارت بر فرآیند ورود کارکنان جدید (Onboarding)، معارفه سازمانی، استقرار و آشنایی با ضوابط و رویه‌های داخلی.
• مدیریت فرآیند خروج کارکنان، تسویه‌حساب، تکمیل مستندات و انجام اقدامات اداری مرتبط.
• بررسی و به‌روزرسانی ساختار سازمانی، شرح شغل‌ها، شرایط احراز مشاغل، سطوح مسئولیت و گردش کار واحدها.
• شناسایی نیازهای نیروی انسانی، بررسی ظرفیت‌های موجود و ارائه پیشنهادهای اصلاحی به مدیریت ارشد.
• نظارت بر عملکرد کارکنان واحد اداری و منابع انسانی و اطمینان از اجرای صحیح، به‌موقع و دقیق وظایف محوله.

2) مدیریت امور کارگزینی و روابط کار

• نظارت بر تشکیل، تکمیل، نگهداری و به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنلی و اسناد و مدارک کارکنان.
• تنظیم، انعقاد، تمدید و پیگیری قراردادهای استخدامی و سایر اسناد مرتبط مطابق قوانین و مقررات جاری.
• نظارت بر ثبت و کنترل اطلاعات پرسنلی، احکام، تغییرات شغلی، جابه‌جایی‌ها، سوابق همکاری و فرآیندهای اداری کارکنان.
• تسلط بر قانون کار، مقررات تامین اجتماعی و سایر ضوابط مرتبط و اطمینان از رعایت آن‌ها در فرآیندهای سازمانی.
• پیگیری و رسیدگی به اختلافات و مسائل روابط کار، تهیه مستندات موردنیاز و هماهنگی با مراجع ذی‌ربط از جمله اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی و سازمان تامین اجتماعی.
• تهیه و تنظیم مکاتبات، پاسخ‌ها و مستندات موردنیاز در پرونده‌های مرتبط با روابط کار و حضور در جلسات مربوطه حسب ضرورت.
• نظارت بر اجرای صحیح مقررات انضباطی، آیین‌نامه‌ها و ضوابط داخلی و پیگیری موارد عدم رعایت مقررات از مسیرهای قانونی و سازمانی.
• مدیریت فرآیند تسویه‌حساب کارکنان و کنترل تکمیل مدارک و مستندات مربوط به خاتمه همکاری.

3) مدیریت حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و مزایا

• نظارت بر فرآیند ثبت و کنترل تردد، کارکرد ماهانه، مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری، تاخیر، تعجیل و غیبت کارکنان.
• کنترل و تایید اطلاعات کارکرد و متغیرهای حقوق و دستمزد و ارسال اطلاعات دقیق و مستند به واحد مالی در مهلت مقرر.
• همکاری و هماهنگی مستمر با واحد مالی در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد، مزایا، کسورات و پرداخت‌های پرسنلی.
• نظارت بر تهیه، کنترل و ارسال فهرست‌های بیمه تامین اجتماعی و پیگیری امور مربوط به مالیات حقوق با هماهنگی واحد مالی.
• مدیریت امور بیمه تکمیلی، بیمه حوادث و سایر پوشش‌های بیمه‌ای کارکنان و افراد تحت تکفل واجد شرایط.
• بررسی و پیگیری مغایرت‌های کارکرد، اطلاعات پرسنلی و اسناد مرتبط با پرداخت‌ها و ارائه گزارش‌های لازم.
• نظارت بر رعایت ضوابط مربوط به مزایا، اضافه‌کاری، ماموریت و سایر پرداخت‌های پرسنلی مطابق مقررات و مصوبات سازمان.

4) مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه کارکنان

• طراحی، استقرار و بهبود فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران با مشارکت واحدهای سازمانی.
• همکاری در تعریف، تدوین و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) متناسب با شرح شغل‌ها، اهداف واحدها و برنامه‌های سازمان.
• تحلیل نتایج ارزیابی عملکرد و ارائه پیشنهادهای اصلاحی در زمینه بهبود بهره‌وری، توسعه شایستگی‌ها و ارتقای عملکرد کارکنان.
• شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان از طریق بررسی شرح شغل، ارزیابی عملکرد و نیازهای تخصصی واحدها.
• تدوین برنامه‌های آموزشی سالانه، هماهنگی و نظارت بر اجرای دوره‌های آموزشی و ارزیابی اثربخشی آموزش‌ها.
• برنامه‌ریزی برای توسعه فردی و شغلی کارکنان و ارتقای توانمندی‌های تخصصی و مدیریتی آنان.
• شناسایی ظرفیت‌های رشد کارکنان و ارائه پیشنهاد در زمینه جانشین‌پروری، مسیر پیشرفت شغلی و توسعه سرمایه انسانی.

5) انگیزش، نگهداشت کارکنان و توسعه فرهنگ سازمانی

• طراحی و پیگیری برنامه‌های مرتبط با افزایش انگیزش، رضایت شغلی، تعهد سازمانی و نگهداشت کارکنان.
• دریافت، بررسی و پیگیری درخواست‌ها، انتقادات و دغدغه‌های کارکنان و ایجاد ارتباط موثر میان کارکنان و مدیریت.
• شناسایی عوامل موثر بر نارضایتی، تعارضات سازمانی و خروج کارکنان و ارائه راهکارهای اصلاحی.
• مدیریت تعارضات و رسیدگی حرفه‌ای به مسائل پرسنلی با رعایت بی‌طرفی، محرمانگی و ضوابط سازمان.
• مشارکت در طراحی و اجرای برنامه‌های رفاهی، انگیزشی و بهبود تجربه کارکنان.
• همکاری در توسعه فرهنگ سازمانی، تقویت مسئولیت‌پذیری، انضباط کاری، همکاری بین واحدها و رعایت اصول حرفه‌ای.
• مشارکت در تقویت برند کارفرمایی و بهبود تصویر سازمان در بازار کار به‌منظور جذب و نگهداشت نیروهای توانمند.

6) مدیریت امور اداری و پشتیبانی سازمان

• برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، نظارت و کنترل فعالیت‌های جاری واحد اداری و اطمینان از ارائه به‌موقع خدمات موردنیاز واحدهای سازمان.
• مدیریت و پیگیری امور عمومی اداری، مکاتبات، بایگانی، مستندسازی و گردش اسناد و اطمینان از صحت و قابلیت دسترسی به سوابق.
• نظارت بر اجرای دستورالعمل‌ها و ضوابط اداری، پیگیری مصوبات و ابلاغیه‌های داخلی و کنترل رعایت رویه‌های مصوب.
• هماهنگی با واحدهای سازمانی برای رفع مسائل اداری، پیگیری درخواست‌ها و بهبود فرآیندهای بین‌واحدی.
• نظارت بر امور مرتبط با خدمات و پشتیبانی کارکنان و پیگیری نیازهای عمومی سازمان در چارچوب اختیارات و رویه‌های مصوب.
• هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با طب کار، معاینات دوره‌ای و سایر الزامات اداری مرتبط با سلامت کارکنان با همکاری واحدهای ذی‌ربط.
• شناسایی نارسایی‌ها و گلوگاه‌های فرآیندهای اداری و ارائه راهکارهای عملی برای افزایش سرعت، دقت و کیفیت خدمات.
• پیگیری امور محوله از سوی مدیریت ارشد و ارائه گزارش از وضعیت اقدامات، موانع و نتایج حاصل.

7) تدوین و بهبود فرآیندها و مستندات سازمانی

• تدوین، بازنگری، مستندسازی و به‌روزرسانی آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی و فرآیندهای اداری و منابع انسانی.
• مشارکت در طراحی و اصلاح فرآیندهای سازمانی با هدف شفاف‌سازی مسئولیت‌ها، کاهش دوباره‌کاری و افزایش اثربخشی.
• نظارت بر اجرای مستندات مصوب و پیگیری اصلاح یا به‌روزرسانی آن‌ها متناسب با تغییرات سازمانی و الزامات قانونی.
• همکاری با واحد سیستم‌ها و روش‌ها و سایر واحدهای مرتبط در زمینه بهبود فرآیندها، ساختار سازمانی و نظام مستندسازی.
• اطمینان از رعایت محرمانگی، صحت، انسجام و قابلیت ردیابی اسناد و اطلاعات پرسنلی و اداری.

8) گزارش‌دهی مدیریتی و تحلیل شاخص‌ها

• تهیه و ارائه گزارش‌های دوره‌ای و موردی از وضعیت نیروی انسانی، جذب و استخدام، ترک خدمت، غیبت، اضافه‌کاری، آموزش، عملکرد و سایر شاخص‌های مرتبط.
• تحلیل داده‌های منابع انسانی و شناسایی روندها، انحرافات و فرصت‌های بهبود.
• پایش شاخص‌های کلیدی منابع انسانی و ارائه پیشنهادهای اصلاحی و پیشگیرانه به مدیریت ارشد.
• تهیه گزارش‌های مدیریتی مستند، دقیق و قابل اتکا برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های سازمانی.
• پیگیری اجرای تصمیمات و مصوبات مرتبط با حوزه اداری و منابع انسانی و گزارش وضعیت پیشرفت آن‌ها.

شرایط احراز

• تحصیلات: حداقل کارشناسی در رشته‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت دولتی، مدیریت بازرگانی، مدیریت صنعتی، مهندسی صنایع، روان‌شناسی سازمانی یا سایر رشته‌های مرتبط؛ مدرک کارشناسی ارشد مزیت محسوب می‌شود.
• سابقه کار: حداقل 3 سال سابقه کار تخصصی و مرتبط در حوزه اداری و منابع انسانی، ترجیحاً با تجربه فعالیت در سمت سرپرست، کارشناس ارشد یا مدیر.
• سابقه صنعتی: تجربه فعالیت در شرکت‌های صنعتی، تولیدی یا مهندسی مزیت محسوب می‌شود.
• قوانین و مقررات: تسلط کامل و کاربردی بر قانون کار، مقررات تامین اجتماعی، قراردادهای کاری، امور کارگزینی و الزامات مرتبط با روابط کار.
• جذب و استخدام: تسلط بر فرآیندهای جذب، غربالگری رزومه، مصاحبه‌های رفتاری و مبتنی بر شایستگی و ارزیابی متقاضیان.
• حقوق و دستمزد: آشنایی کامل با فرآیندهای کارکرد، متغیرهای حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات حقوق و توانایی هماهنگی موثر با واحد مالی.
• مدیریت منابع انسانی: آشنایی کاربردی با ارزیابی عملکرد، KPI، آموزش و توسعه، نگهداشت کارکنان، نظام‌های انگیزشی و توسعه فرهنگ سازمانی.
• مستندسازی و فرآیندها: توانایی تدوین، بازنگری و استقرار دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی، شرح شغل‌ها و فرآیندهای سازمانی.
• نرم‌افزارها: تسلط بر Microsoft Office، به‌ویژه Excel، و آشنایی با نرم‌افزار PWKara و سیستم‌های حضور و غیاب و منابع انسانی.
• گزارش‌دهی: توانایی تحلیل اطلاعات پرسنلی، تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه پیشنهادهای مبتنی بر داده.
• روابط کار: توانایی پیگیری امور و مستندات قانونی و حضور موثر در جلسات مرتبط با اداره کار و تامین اجتماعی.

شایستگی‌ها و مهارت‌های فردی

• توانایی مدیریت، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اولویت‌بندی و پیگیری موثر امور.
• قدرت تحلیل، تفکر سیستمی و حل مسئله با رویکرد اجرایی و نتیجه‌محور.
• مهارت ارتباطی قوی، فن بیان مناسب و توانایی تعامل حرفه‌ای با کارکنان، مدیران و مراجع بیرونی.
• تسلط بر اصول مذاکره، مدیریت تعارض و رسیدگی حرفه‌ای به مسائل پرسنلی.
• توانایی تصمیم‌گیری، مسئولیت‌پذیری و پیگیری امور تا حصول نتیجه.
• هوش هیجانی بالا، همدلی، قاطعیت حرفه‌ای و حفظ بی‌طرفی در رسیدگی به مسائل کارکنان.
• امانت‌داری، رازداری و پایبندی به محرمانگی اطلاعات پرسنلی، مالی و سازمانی.
• دقت بالا، نظم، انضباط کاری و حساسیت نسبت به رعایت قوانین و مهلت‌های اجرایی.
• توانایی کار تیمی، تعامل بین‌واحدی و مدیریت ارتباطات سازمانی.
• روحیه بهبود مستمر، ابتکار عمل و توانایی تبدیل مسائل سازمانی به راهکارهای عملیاتی.