شرح وظایف و مسئولیت‌های انباردار

واحد سازمانی: واحد اداری و پشتیبانی / انبار

هدف شغل:
مسئولیت دریافت، نگهداری، ثبت، طبقه‌بندی، کنترل و تحویل اقلام، کالاها، تجهیزات، قطعات و ملزومات شرکت با هدف حفظ و صیانت از دارایی‌ها، جلوگیری از مفقودی و آسیب، کنترل موجودی انبار و تامین به‌موقع نیازهای واحدهای مختلف شرکت.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

1. تحویل‌گیری کالاها، تجهیزات، قطعات و ملزومات خریداری‌شده یا برگشتی به انبار بر اساس اسناد و مدارک مربوطه و بررسی تعداد، مشخصات فنی، سلامت ظاهری و تطابق اقلام دریافتی با سفارش خرید یا اسناد تحویل.
2. ثبت دقیق و به‌موقع کلیه ورود و خروج کالاها، تجهیزات و ملزومات در نرم‌افزار یا سیستم انبارداری و نگهداری سوابق و اسناد مربوط به هر تراکنش.
3. کدگذاری، شناسایی، طبقه‌بندی و جانمایی اصولی اقلام در محل‌های تعیین‌شده به‌منظور تسهیل دسترسی، شناسایی سریع و جلوگیری از اختلاط یا مفقودی کالاها.
4. نگهداری صحیح از کالاها، تجهیزات، قطعات الکترونیکی، ابزارآلات و سایر اقلام موجود در انبار متناسب با شرایط نگهداری هر کالا و رعایت اصول ایمنی و حفاظت فیزیکی.
5. تحویل کالا و ملزومات به واحدهای درخواست‌کننده صرفاً بر اساس درخواست تاییدشده و ثبت مستندات مربوط به تحویل، با اخذ امضا یا تاییدیه تحویل‌گیرنده.
6. کنترل مستمر موجودی انبار، بررسی حداقل و حداکثر موجودی اقلام پرمصرف و اعلام به‌موقع کمبودها، اقلام رو به اتمام و نیازهای تامین مجدد به مسئول مربوطه.
7. انجام شمارش‌های دوره‌ای و انبارگردانی مطابق برنامه اعلام‌شده، تطبیق موجودی فیزیکی با موجودی ثبت‌شده در سیستم و گزارش مغایرت‌ها، کسری‌ها و اضافات احتمالی به مسئول مافوق.
8. بررسی وضعیت کالاهای موجود از نظر سلامت، کیفیت ظاهری، تاریخ مصرف (در صورت وجود)، شرایط نگهداری و احتمال آسیب‌دیدگی، زنگ‌زدگی، خرابی یا کاهش قابلیت استفاده.
9. تفکیک و شناسایی کالاهای معیوب، آسیب‌دیده، ناقص، مازاد یا غیرقابل‌استفاده و جلوگیری از مصرف یا تحویل آن‌ها تا تعیین تکلیف توسط مسئول مربوطه.
10. کنترل و ثبت اقلام مصرفی، ابزارآلات، تجهیزات و قطعات تحویلی به کارکنان یا واحدهای اجرایی و پیگیری بازگشت اقلام امانی و ابزارهای قابل‌استرداد در موعد مقرر.
11. ثبت و پیگیری ورود و خروج تجهیزات مرتبط با پروژه‌ها از جمله تجهیزات اندازه‌گیری، ابزارهای نصب و تعمیرات، قطعات یدکی، تجهیزات الکتریکی و الکترونیکی و سایر اقلام موردنیاز پروژه‌ها حسب فعالیت شرکت.
12. تهیه و تنظیم گزارش‌های مربوط به موجودی انبار، گردش کالا، اقلام مصرف‌شده، کالاهای راکد، اقلام کم‌مصرف، کسری موجودی و نیازهای خرید و ارائه آن‌ها به مسئول مافوق در بازه‌های زمانی تعیین‌شده.
13. همکاری با واحد تدارکات و خرید در بررسی موجودی کالاها پیش از ثبت درخواست خرید، اعلام مشخصات و مقادیر موردنیاز و پیگیری مغایرت‌های احتمالی میان کالای سفارش‌داده‌شده و کالای تحویل‌شده.
14. همکاری با واحد مالی و حسابداری در ارائه اسناد ورود و خروج، رسیدها، حواله‌ها، صورت‌جلسات انبارگردانی و سایر مدارک موردنیاز برای کنترل و ثبت صحیح موجودی و ارزش اقلام انبار.
15. کنترل و نگهداری اسناد و مدارک انبار شامل رسید ورود، حواله خروج، فرم تحویل کالا، فرم برگشت کالا، اسناد انتقال بین انبارها و سایر مستندات مرتبط به‌صورت منظم و قابل پیگیری.
16. رعایت اصول چیدمان ایمن، استفاده بهینه از فضای انبار، جلوگیری از انباشت نامناسب کالاها و حفظ نظم، نظافت و دسترسی مناسب به مسیرهای تردد و محل نگهداری تجهیزات.
17. کنترل مجاز بودن دسترسی به انبار، حفاظت از کلیدها و تجهیزات امنیتی و جلوگیری از ورود، برداشت یا جابه‌جایی کالاها توسط افراد غیرمجاز.
18. رعایت دستورالعمل‌های ایمنی، بهداشت محیط کار، الزامات حفاظت در برابر حریق و ضوابط نگهداری مواد و تجهیزات خاص و گزارش فوری شرایط ناایمن یا خطرآفرین.
19. ثبت و گزارش هرگونه مفقودی، آسیب، شکستگی، مغایرت، برداشت بدون مجوز یا سایر موارد غیرعادی مرتبط با موجودی انبار به مسئول مافوق، همراه با ارائه اطلاعات و مستندات موجود.
20. پیگیری دریافت کالاهای برگشتی از پروژه‌ها یا واحدهای داخلی، بررسی وضعیت آن‌ها، ثبت علت برگشت و تعیین محل نگهداری مناسب تا زمان استفاده مجدد، تعمیر یا تعیین تکلیف نهایی.
21. تفکیک اقلام متعلق به پروژه‌ها، واحدها یا سفارش‌های مختلف و جلوگیری از جابه‌جایی یا مصرف اشتباه تجهیزات و قطعات تخصیص‌یافته به هر پروژه.
22. همکاری در تهیه فهرست اقلام موردنیاز پروژه‌ها و آماده‌سازی، بسته‌بندی و تحویل به‌موقع تجهیزات و ملزومات موردنیاز تیم‌های اجرایی و فنی.
23. کنترل وضعیت بسته‌بندی، برچسب‌گذاری و مشخصات اقلام هنگام دریافت و ارسال و اطمینان از تحویل صحیح کالا به مقصد تعیین‌شده.
24. پیگیری تعیین تکلیف کالاهای راکد، مازاد، مستهلک یا بلااستفاده و ارائه گزارش به مسئول مافوق برای تصمیم‌گیری درباره انتقال، تعمیر، مصرف مجدد یا سایر اقدامات مجاز.
25. رعایت محرمانگی اطلاعات مربوط به موجودی، ارزش کالاها، تجهیزات، تامین‌کنندگان و اسناد انبار و خودداری از ارائه اطلاعات به افراد فاقد مجوز.
26. انجام سایر امور مرتبط با حوزه انبارداری که در چارچوب وظایف شغلی و با رعایت ضوابط و دستورالعمل‌های شرکت از سوی مسئول مافوق ارجاع می‌شود.

حدود اختیارات و مسئولیت‌ها

• انجام عملیات دریافت، ثبت، نگهداری و تحویل کالا در چارچوب فرآیندها و مجوزهای مصوب شرکت.
• خودداری از تحویل، جابه‌جایی یا خروج هرگونه کالا و تجهیزات بدون ثبت مستندات لازم و اخذ تاییدیه‌های مقرر.
• اعلام مغایرت‌ها، کمبودها، اقلام معیوب و نیازهای خرید به مسئول مافوق و پیگیری تعیین تکلیف آن‌ها.
• مسئولیت صحت ثبت اطلاعات، نگهداری اسناد و رعایت اصول حفاظت و نگهداری از موجودی انبار در حدود وظایف و اختیارات محوله.
• خودداری از امحا، فروش، انتقال یا تعیین تکلیف نهایی اقلام بدون مجوز مقام مسئول.

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

1. دقت و صحت ثبت اطلاعات ورود و خروج کالا در سیستم انبارداری.
2. میزان انطباق موجودی فیزیکی با اطلاعات ثبت‌شده در سیستم.
3. رعایت زمان‌بندی در تحویل کالا و تامین به‌موقع نیازهای واحدهای درخواست‌کننده.
4. میزان رعایت نظم، طبقه‌بندی و استانداردهای نگهداری اقلام در انبار.
5. دقت در نگهداری و تکمیل اسناد و مدارک مربوط به گردش کالا.
6. شناسایی و گزارش به‌موقع مغایرت‌ها، کسری‌ها، کالاهای معیوب و اقلام رو به اتمام.
7. رعایت ضوابط ایمنی، حفاظت فیزیکی و کنترل دسترسی به انبار.
8. کیفیت همکاری با واحدهای مالی، تدارکات، اداری، فنی و پروژه‌ها.
9. کاهش خطاهای انبارداری، تحویل اشتباه و آسیب‌های قابل پیشگیری به کالاها.
10. ارائه به‌موقع گزارش‌های موجودی و انبارگردانی مطابق برنامه مصوب شرکت.