مسئول پذیرش - خانم

شرح مسئولیت‌های کارمند پذیرش یوگامد

هدف این جایگاه، ایجاد تجربه‌ای محترمانه و آرام برای مهمانان و مدیریت دقیق رزروها، مراجعات و امور اجرایی پذیرش است.

1. استقبال و راهنمایی مهمانان

   • حضور به‌موقع و آراستگی مطابق استاندارد مجموعه.
   • استقبال گرم، شناسایی نام و خدمت رزروشده و راهنمایی مهمان به بخش مربوطه.
   • ارائه توضیحات ضروری درباره رختکن، کمد، امکانات و قوانین مجموعه.
   • مدیریت زمان انتظار و اطلاع‌رسانی محترمانه در صورت تاخیر.

2. مدیریت نوبت‌ها و رزروها

   • ثبت، تایید، جابه‌جایی و لغو نوبت‌ها طبق قوانین مجموعه.
   • بررسی ظرفیت واقعی کلاس‌ها، اتاق‌ها و متخصصان پیش از تایید رزرو.
   • کنترل برنامه روزانه و پیشگیری از تداخل یا ثبت نوبت تکراری.
   • ارسال یادآوری و پیگیری تایید حضور طبق برنامه.
   • ثبت تاخیر، غیبت و کنسلی و اعمال مقررات مربوطه در حدود اختیار.

3. ثبت اطلاعات و کنترل جلسات

   • ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات تماس، عضویت و سوابق مراجعات.
   • ثبت دقیق حضور، جلسات مصرف‌شده، مانده جلسات و اعتبار پکیج‌ها.
   • اطلاع‌رسانی به مشتری درباره پایان اعتبار یا نزدیک‌شدن زمان تمدید.
   • اطمینان از تکمیل فرم‌های ضروری پیش از دریافت خدمات و تحویل آن‌ها به مسئول مربوطه.
   • حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی و پزشکی مهمانان.

4. دریافت وجه و امور مالی پذیرش

   • اعلام هزینه بر اساس تعرفه و شرایط مصوب.
   • دریافت وجه و بیعانه، ثبت پرداخت و ارائه رسید.
   • بررسی اعتبار عضویت، کارت هدیه یا پکیج پیش از محاسبه مبلغ.
   • ثبت دقیق بدهی‌ها و مانده‌حساب‌ها و پیگیری طبق دستورالعمل.
   • تطبیق دریافتی‌ها با گزارش سیستم و تحویل مستندات در پایان شیفت.
   • خودداری از تخفیف، استرداد وجه یا تغییر حساب بدون مجوز.

5. هماهنگی با دپارتمان‌ها

   • اطلاع‌دادن به مربی، پزشک یا تراپیست درباره حضور مهمان.
   • هماهنگی برای آماده‌بودن اتاق، تجهیزات و ملزومات پیش از شروع خدمت.
   • انتقال سریع تغییرات برنامه و درخواست‌های مهمان به فرد مسئول.
   • معرفی اولیه خدمات و هماهنگی مشاوره با کارشناس فروش یا متخصص مربوطه.
   • خودداری از ارائه تشخیص، توصیه درمانی یا تضمین نتیجه خدمات.

6. پاسخ‌گویی و رسیدگی به درخواست‌ها

   • پاسخ‌گویی مودبانه و دقیق به تماس‌ها و پیام‌های مربوط به پذیرش و رزرو.
   • ثبت تماس‌های ازدست‌رفته و درخواست‌های نیازمند پیگیری.
   • شنیدن شکایت بدون بحث، ثبت موضوع و ارجاع به مسئول مربوطه تا تعیین تکلیف.
   • در صورت بروز مشکل جسمی یا حادثه، اطلاع فوری به مسئول پزشکی و اجرای دستورالعمل مجموعه.

7. نظم پذیرش و تحویل شیفت

   • کنترل نظم، نظافت و آماده‌بودن میز پذیرش و فضای انتظار.
   • بررسی ابتدای شیفتِ برنامه نوبت‌ها، تغییرات، پرداخت‌های باز و موارد ویژه.
   • تحویل دقیق شیفت شامل وضعیت رزروها، حساب‌ها، وسایل امانی و پیگیری‌های باقی‌مانده.
   • گزارش روزانه مراجعات، غیبت‌ها، کنسلی‌ها، دریافتی‌ها و مشکلات اجرایی.

معیارهای ارزیابی:
دقت ثبت اطلاعات و حساب‌ها، نظم نوبت‌دهی، سرعت پاسخ‌گویی، کیفیت برخورد، هماهنگی با تیم و رضایت مهمانان.

انتظار اصلی یوگامد: هر مهمان از لحظه ورود تا خروج، بداند قدم بعدی چیست و امور رزرو، پرداخت و دریافت خدمات او با دقت و احترام انجام شود.