شرح موقعیت: ما به دنبال یک مسئول دفتر با روحیه چابک، انعطاف‌پذیر و چندوظیفه‌ای هستیم که بتواند در محیطی پویا و دقیق، پشتیبانی موثر از مدیرعامل و هماهنگی امور دفتر را بر عهده بگیرد. این موقعیت نیازمند فردی است که با دقت بالا، پیگیری مستمر و سرعت عمل، بتواند همزمان چندین کار را مدیریت کند و با استانداردهای بالای مدیرعامل همسو باشد.
وظایف اصلی:
مدیریت و هماهنگی امور روزمره دفتر و پشتیبانی مستقیم از مدیرعامل
انجام نامه‌نگاری رسمی، تنظیم مکاتبات اداری و پیگیری پاسخ‌ها با دقت و سرعت بالا
مدیریت تقویم، برنامه‌ریزی جلسات، هماهنگی ملاقات‌ها و یادآوری موعدها
پیگیری مستمر وظایف محوله، گزارش‌دهی منظم و اطمینان از انجام به‌موقع کارها
چندوظیفه‌ای بودن و اولویت‌بندی هوشمندانه کارها در شرایط پرفشار
دریافت، ثبت و پیگیری مکاتبات ورودی و خروجی (ایمیل، نامه، پیام‌ها)
آماده‌سازی گزارش‌ها، صورتجلسات و اسناد مورد نیاز با دقت و نظم
هماهنگی با واحدهای داخلی و خارجی برای پیشبرد امور
حفظ نظم و سازمان‌دهی فضای کاری و اسناد دفتر
انجام سایر امور محوله متناسب با نیازهای مدیرعامل و سازمان
الزامات و مهارت‌های مورد نیاز:
حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیر یا موقعیت‌های مشابه
تسلط کامل بر نامه‌نگاری اداری و مکاتبات رسمی (فارسی)
روحیه چندوظیفه‌ای (مولتی‌تسک)، چابک و انعطاف‌پذیر در مواجهه با تغییرات و اولویت‌های جدید
دقت بالا، نظم شخصی و توانایی کار تحت فشار و با استانداردهای سخت‌گیرانه
مهارت پیگیری مستمر کارها تا حصول نتیجه
تسلط به نرم‌افزارهای اداری Microsoft Office به‌ویژه Word و Outlook و Trello و اتوماسیون اداری پیوست
توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی و کار مستقل با حداقل نظارت
مهارت ارتباطی قوی، محرمانگی اطلاعات و رفتار حرفه‌ای
نکته مهم برای متقاضیان: این موقعیت در کنار مدیری سخت‌گیر، دقیق و پیگیر تعریف شده است. افرادی که به جزئیات توجه دارند، مسئولیت‌پذیرند و از پیگیری مداوم و استانداردهای بالا استقبال می‌کنند، برای این نقش مناسب‌تر هستند.