ما به دنبال فردی فراتر از یک مسئول دفتر متعارف هستیم،شخصی که علاوه بر مدیریت حرفهای امور دفتر مدیرعامل، توانایی کنترل، ارزیابی اولیه، سازماندهی اطلاعات و پیگیری مستقل امور مدیریتی را داشته باشد.
شرح وظایف و مسئولیتها:- مدیریت حرفهای مکاتبات، جلسات، تقویم کاری و اولویتهای دفتر مدیرعامل.
- بررسی اولیه مکاتبات، درخواستها و گزارشهای دریافتی از واحدها از نظر کامل بودن اطلاعات، مستندات و رعایت فرایندهای سازمانی پیش از ارجاع به مدیرعامل.
- شناسایی نواقص گزارشها و پیگیری تکمیل اطلاعات از واحدهای مربوطه.
- پیگیری مستقل دستورات، مصوبات و تکالیف ارجاعی مدیرعامل تا حصول نتیجه.
- تهیه گزارشهای مدیریتی، خلاصههای اجرایی و گزارش وضعیت اقدامات و پروژهها.
- طراحی و نگهداری فایلهای کنترلی و داشبوردهای پیگیری با استفاده از Excel.
- مدیریت گردش مکاتبات و مستندات در سامانههای اتوماسیون اداری و بایگانی الکترونیکی.
- تنظیم صورتجلسات حرفهای، استخراج مصوبات و کنترل زمانبندی اجرای آنها.
- هماهنگی موثر با مدیران واحدها و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی دفتر مدیرعامل.
- بررسی اولیه صحت، انسجام و کفایت اطلاعات گزارشها، بدون ورود به تایید تخصصی موضوعات خارج از حدود اختیار.
- مدیریت محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول تشریفات و مکاتبات حرفهای.
شرایط احراز:- تحصیلات دانشگاهی در رشتههای مدیریت، مهندسی صنایع، MBA یا رشتههای مرتبط.
- حداقل 4 سال سابقه مرتبط در دفتر مدیرعامل، دفتر مدیران ارشد یا هماهنگی امور اجرایی سازمانی.
- تسلط پیشرفته به Excel شامل فرمولنویسی، Pivot Table، تحلیل داده و تهیه گزارشهای مدیریتی.
- تسلط کامل به Word، PowerPoint، Outlook و سامانههای اتوماسیون اداری.
- تسلط مناسب به زبان انگلیسی در خواندن و نگارش مکاتبات تجاری و برقراری ارتباطات کاری.
- آشنایی با اصول مکاتبات رسمی، مستندسازی، مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات.
- توانایی تحلیل اولیه اطلاعات، تشخیص مغایرتها و اولویتبندی موضوعات.
- مهارت بالا در حل مسئله، مدیریت زمان و پیگیری همزمان چند موضوع.
- قدرت تعامل حرفهای با مدیران ارشد، همراه با قاطعیت، هوش ارتباطی و حفظ احترام متقابل.
- مسئولیتپذیری، دقت بالا، رازداری، تابآوری و توانایی انجام امور با حداقل نظارت.
ویژگیهای فردی مورد انتظار:فرد مناسب این جایگاه باید پیشفعال (Proactive)، ساختارمند، دقیق، پیگیر و دارای تفکر تحلیلی باشد، بهگونهای که صرفا منتظر دریافت دستور نباشد، بلکه بتواند نواقص را پیشبینی کند، اطلاعات موردنیاز را تکمیل نماید و موضوعات را بهشکل منظم و قابل تصمیمگیری در اختیار مدیرعامل قرار دهد.