پایون توزیع کالا
پایون توزیع کالا

کارشناس مسئول دفتر مدیریت عامل (Executive Assistant) - خانم

تهران، گیشا (کوی نصر)
تمام وقت
8:00 الی 16:30 شنبه تا چهارشنبه -08:00 الی 12:00پنجشنبه ها
-
پاداش -بیمه درمان تکمیلی -کمک هزینه دوره آموزشی -بن خرید -کتابخانه -بسته ها و هدایای مناسبتی

این فرصت شغلی چقدر برای من مناسب است؟

51 تا 200 نفر
کالاهای مصرفی و تند گردش
شرکت ایرانی دارای مشتریان داخلی و خارجی
1369
Trisa ,Valera , Polo ,Inglish UK
خصوصی
توضیحات بیشتر

شاخص های کلیدی از نظر کارفرما

4 سال سابقه کار در گروه شغلی مشابه

شرح شغل و وظایف

ما به دنبال فردی فراتر از یک مسئول دفتر متعارف هستیم،شخصی که علاوه بر مدیریت حرفه‌ای امور دفتر مدیرعامل، توانایی کنترل، ارزیابی اولیه، سازمان‌دهی اطلاعات و پیگیری مستقل امور مدیریتی را داشته باشد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
  • مدیریت حرفه‌ای مکاتبات، جلسات، تقویم کاری و اولویت‌های دفتر مدیرعامل.
  • بررسی اولیه مکاتبات، درخواست‌ها و گزارش‌های دریافتی از واحدها از نظر کامل بودن اطلاعات، مستندات و رعایت فرایندهای سازمانی پیش از ارجاع به مدیرعامل.
  • شناسایی نواقص گزارش‌ها و پیگیری تکمیل اطلاعات از واحدهای مربوطه.
  • پیگیری مستقل دستورات، مصوبات و تکالیف ارجاعی مدیرعامل تا حصول نتیجه.
  • تهیه گزارش‌های مدیریتی، خلاصه‌های اجرایی و گزارش وضعیت اقدامات و پروژه‌ها.
  • طراحی و نگهداری فایل‌های کنترلی و داشبوردهای پیگیری با استفاده از Excel.
  • مدیریت گردش مکاتبات و مستندات در سامانه‌های اتوماسیون اداری و بایگانی الکترونیکی.
  • تنظیم صورت‌جلسات حرفه‌ای، استخراج مصوبات و کنترل زمان‌بندی اجرای آن‌ها.
  • هماهنگی موثر با مدیران واحدها و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی دفتر مدیرعامل.
  • بررسی اولیه صحت، انسجام و کفایت اطلاعات گزارش‌ها، بدون ورود به تایید تخصصی موضوعات خارج از حدود اختیار.
  • مدیریت محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول تشریفات و مکاتبات حرفه‌ای.
شرایط احراز:
  • تحصیلات دانشگاهی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، MBA یا رشته‌های مرتبط.
  • حداقل 4 سال سابقه مرتبط در دفتر مدیرعامل، دفتر مدیران ارشد یا هماهنگی امور اجرایی سازمانی.
  • تسلط پیشرفته به Excel شامل فرمول‌نویسی، Pivot Table، تحلیل داده و تهیه گزارش‌های مدیریتی.
  • تسلط کامل به Word، PowerPoint، Outlook و سامانه‌های اتوماسیون اداری.
  • تسلط مناسب به زبان انگلیسی در خواندن و نگارش مکاتبات تجاری و برقراری ارتباطات کاری.
  • آشنایی با اصول مکاتبات رسمی، مستندسازی، مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات.
  • توانایی تحلیل اولیه اطلاعات، تشخیص مغایرت‌ها و اولویت‌بندی موضوعات.
  • مهارت بالا در حل مسئله، مدیریت زمان و پیگیری هم‌زمان چند موضوع.
  • قدرت تعامل حرفه‌ای با مدیران ارشد، همراه با قاطعیت، هوش ارتباطی و حفظ احترام متقابل.
  • مسئولیت‌پذیری، دقت بالا، رازداری، تاب‌آوری و توانایی انجام امور با حداقل نظارت.
ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
فرد مناسب این جایگاه باید پیش‌فعال (Proactive)، ساختارمند، دقیق، پیگیر و دارای تفکر تحلیلی باشد، به‌گونه‌ای که صرفا منتظر دریافت دستور نباشد، بلکه بتواند نواقص را پیش‌بینی کند، اطلاعات موردنیاز را تکمیل نماید و موضوعات را به‌شکل منظم و قابل تصمیم‌گیری در اختیار مدیرعامل قرار دهد.

شرایط احراز شغل

جنسیت
فقط خانم

ارسال رزومه برای پایون توزیع کالا

گزارش مشکل یا تخلف آگهی