مدیریت اثربخش دفتر مدیرعامل، نقشی فراتر از هماهنگی امور روزمره و فعالیت‌های اداری است. در الیا به دنبال فردی هستیم که با برخورداری از توانمندی‌های مدیریتی و اجرایی، مسئولیت اداره و سازمان‌دهی دفتر مدیرعامل را بر عهده بگیرد؛ فردی که بتواند جریان امور را به‌درستی مدیریت کند، ارتباطات و هماهنگی‌های لازم را شکل دهد و با پیگیری منظم موضوعات، زمینه پیشبرد موثر امور مدیریتی را فراهم کند.

در این جایگاه، انتظار داریم شما مالکیت امور دفتر را بر عهده داشته باشید و با استقلال عمل، دقت و نگاه فرآیندی، عملکرد حرفه‌ای و منسجم آن را تضمین کنید.

در این نقش چه انتظاری از شما داریم؟

• مدیریت یکپارچه دفتر مدیرعامل و اطمینان از نظم و انسجام در جریان امور
• مدیریت ارتباطات، مکاتبات، اطلاعات و مستندات دفتر با رعایت اصول محرمانگی
• برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات، قرارهای کاری و تعاملات مدیرعامل
• هماهنگی موثر با مدیران و واحدهای مختلف برای پیشبرد موضوعات و تصمیمات
• پیگیری امور و مصوبات تا حصول نتیجه و اطمینان از بسته‌شدن موضوعات
• شناسایی فرصت‌های بهبود و طراحی روش‌های کارآمدتر برای مدیریت دفتر

مهارت‌های تخصصی

• تسلط بر اصول مدیریت دفتر مدیریت ارشد و فرآیندهای اداری و اجرایی
• توانایی مدیریت تقویم کاری، جلسات، مکاتبات و مستندسازی مدیریتی
• تسلط بر ابزارهای Microsoft Office یا Google Workspace و ابزارهای مدیریت وظایف
• توانایی طراحی و بهبود فرآیندهای کاری و نظام‌های پیگیری
• آشنایی با اصول مدیریت اطلاعات و اسناد محرمانه

مهارت‌های نرم

• قدرت سازمان‌دهی و اولویت‌بندی: توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع و حفظ نظم در شرایط متغیر
• ارتباطات و تعامل حرفه‌ای: توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران، همکاران و ذی‌نفعان بیرونی
• پیگیری و مسئولیت‌پذیری: برخورداری از روحیه نتیجه‌گرایی و دنبال‌کردن موضوعات تا رسیدن به نتیجه
• دقت و توجه به جزئیات: حساسیت نسبت به صحت اطلاعات و کیفیت انجام امور
• حل مسئله و ابتکار عمل: توانایی پیش‌بینی نیازها، شناسایی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب
• امانت‌داری و حفظ محرمانگی: برخورداری از قضاوت حرفه‌ای در مواجهه با اطلاعات و موضوعات حساس

شرایط احراز

• حداقل 3 سال تجربه کاری مرتبط در حوزه مدیریت دفتر، به‌ویژه دفتر مدیرعامل یا مدیران ارشد
• توانایی مدیریت مستقل امور و پیشبرد کارها بدون نیاز به نظارت مستمر
• برخورداری از مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل با سطوح مختلف سازمانی
• نظم فردی، پیگیری بالا و رویکرد حرفه‌ای در انجام مسئولیت‌ها