ما به دنبال یک مسئول امور دفتر مسئولیت‌پذیر، منظم و پیگیر هستیم که بتواند امور اداری، دبیرخانه، هماهنگی‌های داخلی و خارج از سازمان و پشتیبانی روزمره شرکت را به‌صورت دقیق و منظم انجام دهد. این موقعیت شغلی ارتباط مستقیمی با واحدهای حسابداری، فروش و مدیریت داشته و نقش مهمی در پیشبرد امور اداری شرکت ایفا می‌کند.

شرح وظایف

• انجام امور دبیرخانه شامل ثبت، دریافت، ارسال و پیگیری مکاتبات اداری
• تهیه، تنظیم و بایگانی اسناد، فرم‌ها و مستندات اداری
• انجام امور بانکی، کارپردازی و پیگیری امور اداری در سازمان‌ها و ادارات
• انجام ماموریت‌های خارج از شرکت از جمله تحویل و دریافت اسناد، مدارک و بسته‌ها
• هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های مدیران
• مدیریت تماس‌های تلفنی، انتقال پیام‌ها و هماهنگی‌های داخلی
• پذیرایی و انجام امور تشریفات تنها در زمان حضور مهمان و جلسات
• خرید و تامین اقلام مصرفی، ملزومات اداری و پذیرایی
• کنترل موجودی اقلام مصرفی و پیگیری تامین آن‌ها
• نظارت بر نظم، آراستگی و وضعیت عمومی فضای اداری
• هماهنگی با نیروهای خدماتی و پیگیری رفع نواقص محیط کار
• پیگیری امور تبلیغات شرکت و هماهنگی با تامین‌کنندگان خدمات تبلیغاتی
• تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی، صورتجلسات و مستندسازی اقدامات انجام‌شده
• برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم کاری مدیر، یادآوری جلسات و جلوگیری از تداخل برنامه‌ها
• کنترل وضعیت تجهیزات اداری، پیگیری تعمیرات و هماهنگی سرویس تجهیزات
• همکاری و هماهنگی مستمر با واحدهای فروش، حسابداری و سایر بخش‌های شرکت
• پیگیری درخواست‌های مدیران تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت
• پشتیبانی نرم‌افزار واحد فروش
• روابط عمومی، هماهنگی تبلیغات و اخبار نمایشگاه‌ها
• هماهنگی‌های داخلی جهت آماده‌سازی محیط و برنامه‌ریزی‌ها
• تحویل گزارش‌های فروش از واحد فروش
• برنامه‌ریزی جهت ابلاغ برنامه تیم با هماهنگی مدیر واحد

شرایط احراز

• جنسیت: خانم
• منظم، مسئولیت‌پذیر، امانت‌دار و پیگیر
• دارای روابط عمومی مناسب و فن بیان خوب
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و برنامه‌ریزی مناسب
• آشنایی با مکاتبات اداری و امور دفتری
• توانایی کار تیمی و تعامل موثر با واحدهای مختلف سازمان
• آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel)
• داشتن گواهینامه رانندگی مزیت محسوب می‌شود.

مزایا

• حقوق: (متناسب با توانمندی و سابقه)
• بیمه تامین اجتماعی
• عیدی و سنوات مطابق قانون
• محیط کاری منظم و حرفه‌ای
• فرصت یادگیری و رشد شغلی

اگر فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر هستید و از انجام امور اداری، هماهنگی‌ها و پشتیبانی سازمانی لذت می‌برید، خوشحال می‌شویم رزومه شما را بررسی کنیم.