مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

موقعیت «مسئول دفتر مدیرعامل / Executive Assistant to CEO» در شرکت بازرگانی بین‌المللی

توضیح: این شرکت در زمینه بازرگانی بین‌المللی، صادرات و واردات فعالیت دارد و اولویت با کسانی است که علاوه بر تجربه کار در محیط شرکت‌های بازرگانی، با فضای کار در حوزه مناقصات و تامین کالا برای صنایع نفت، گاز، پتروشیمی، فولاد، حفاری و انرژی نیز آشنایی داشته باشند.

1) معرفی اجمالی و هدف موقعیت شغلی
مسئول دفتر مدیرعامل در این مجموعه، تنها یک هماهنگ‌کننده اداری نیست؛ بلکه نقطه ثقل ارتباطات استراتژیک، بازوی اجرایی دفتر مدیریت و فیلتر اصلی جریان اطلاعات و زمان مدیرعامل است. هدف اصلی این نقش، اطمینان از روان بودن تعاملات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی (داخلی و بین‌المللی)، نظم‌بخشی به تقویم فشرده جلسات با کارفرمایان و شرکای تجاری، و پیگیری قاطعانه وظایف محوله و مصوبات جلسات تا حصول نتیجه است.

2) جایگاه سازمانی و ساختار گزارش‌دهی
واحد سازمانی: دفتر مدیریت ارشد (Executive Office)
گزارش مستقیم به: مدیرعامل
تعاملات و ارتباطات کلیدی داخلی: مدیران بازرگانی خارجی، خرید/تدارکات، مناقصات، مهندسی و مالی
تعاملات بیرونی: دفاتر شرکت‌های کارفرمایی دولتی و خصوصی (پالایشگاه‌ها، پتروشیمی‌ها، هلدینگ‌های انرژی و فولادی)، شرکا و نمایندگان خارجی، برگزارکنندگان رویدادها و نمایشگاه‌های تخصصی

3) مسئولیت‌های کلیدی و وظایف اصلی
مدیریت زمان و تقویم: تنظیم، اولویت‌بندی و پایش تقویم کاری مدیرعامل شامل جلسات کاری، جلسات مجازی با شرکای خارجی و ماموریت‌های داخلی/خارجی.
دبیرخانه و جریان اسناد مدیریتی: ثبت، تفکیک، پیگیری و بایگانی محرمانه مکاتبات رسمی، ایمیل‌ها، نامه‌های مناقصاتی، قراردادها، اسناد حقوقی و مراودات با کارفرمایان بزرگ.
پیگیری مصوبات و تسک‌ها (Follow-up): ثبت صورتجلسات، ابلاغ مصوبات به واحدهای فنی، بازرگانی و مالی، و پایش مستمر روند پیشرفت کارها جهت ارائه گزارش منظم به مدیرعامل.
تشریفات، میزبانی و رویدادها: برنامه‌ریزی پروتکل‌های تشریفاتی و پذیرایی حرفه‌ای از میهمانان رده‌بالا (کارفرمایان صنعتی، هیئت‌های تجاری و شرکای بین‌المللی)، رزرو پروازها، هتل‌ها و هماهنگی تدارکات سفرهای کاری.
پایش سررسیدها و ددلاین‌ها: پیگیری تقویم‌های زمانی حساس مرتبط با مناقصات، تحویل اسناد، انقضای تضامین و قراردادها با هماهنگی واحدهای ذی‌ربط.
غربالگری و مدیریت دسترسی: فیلتر کردن هوشمندانه تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات حضوری به‌منظور جلوگیری از اتلاف زمان مدیرعامل و پاسخ‌گویی به درخواست‌های جاری در چارچوب اختیارات.
مسئولیت نظم‌دهی و هماهنگی امور داخلی شرکت

4) نتایج و خروجی‌های مورد انتظار (KPIs & Deliverables)
به صفر رساندن تداخل در برنامه‌ها و مدیریت بی‌نقص تقویم کاری دفتر مدیریت.
پیگیری دقیق و سر وقت مصوبات جلسات و ارائه گزارش‌های وضعیت (Status Reports) شفاف و دوره‌ای به مدیرعامل.
آرشیو و دسته‌بندی منظم و امن اطلاعات و اسناد محرمانه، به‌گونه‌ای که در کوتاه‌ترین زمان قابل بازیابی باشند.
رعایت دقیق پروتکل‌های تشریفات و آداب تجاری در تعاملات با مدیران ارشد صنایع بالادستی و شرکای خارجی.

5) فرصت‌های رشد و یادگیری
درک عمیق از فرآیندهای زنجیره تامین، تجارت بین‌الملل و اکوسیستم صنایع بزرگ (نفت، گاز، پتروشیمی، فولاد و معدن).
شبکه ارتباطی قوی (Networking) با مدیران و تصمیم‌گیرندگان کلیدی در بخش‌های صنعتی و بازرگانی.
ارتقای تفکر استراتژیک و مهارت‌های رهبری سازمانی از طریق حضور نزدیک در جریان تصمیم‌گیری‌های کلان و ارشد شرکت.
امکان ارتقا به موقعیت‌های بالاتری نظیر «مدیر دفتر مدیریت»، «مدیر تشریفات و روابط عمومی» یا حوزه‌های عملیاتی بازرگانی.

6) شایستگی‌ها و مهارت‌های رفتاری ضروری (Soft Skills & Attributes)
امانت‌داری، رازداری و پایبندی به اصول اخلاق حرفه‌ای: محافظت کامل از اطلاعات مالی، قراردادها و استراتژی‌های مناقصاتی شرکت.
هوش هیجانی (EQ) و ادب تجاری: فن بیان قوی، متانت، درک سلسله‌مراتب سازمانی و مهارت ارتباط با تیپ‌های شخصیتی گوناگون در بالاترین سطوح سازمانی.
رویکرد پیش‌دستانه (Proactivity) و حل مسئله: توانایی پیش‌بینی نیازها، چالش‌ها و آماده‌سازی راه‌حل‌ها پیش از وقوع مشکلات اداری و لجستیکی.
دقت و وسواس در جزئیات: دقت بسیار بالا در تنظیم مکاتبات رسمی، تاریخ‌ها، ارقام و انطباق مستندات با استانداردهای سازمانی.

نکته مهم: خط قرمزهای مدیریت این شرکت
داشتن حاشیه‌های کاری، رفتاری، اخلاقی
انجام دادن کار در حد رفع تکلیف
مسئولیت‌پذیر نبودن
انعطاف کاری نداشتن
هماهنگ نبودن با تیم