مسئول دفتر مدیر عامل

شرح وظایف و مسئولیت‌های کلیدی مسئول دفتر مدیرعامل:
1. برنامه‌ریزی و تقویم اجرایی: مدیریت و سامان‌دهی تقویم کاری روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل، تنظیم وقت ملاقات‌ها، جلسات داخلی و بیرونی.
2. هماهنگی بازدیدها و سفرهای کاری: برنامه‌ریزی، تهیه بلیت، هماهنگی اقامت و تدوین جدول زمان‌بندی سفرهای کاری مدیرعامل به پروژه‌ها، کارخانجات و سایت‌های عملیاتی شرکت.
3. مدیریت ارتباطات سازمانی و هلدینگی: مدیریت و تسهیل ارتباطات حرفه‌ای میان دفتر مدیرعامل با اعضای هیئت‌مدیره، مدیران ارشد، مدیران پروژه‌ها/سایت‌ها و ذی‌نفعان برون‌سازمانی.
4. مکاتبات و مستندسازی: نگارش، بازخوانی و پیگیری نامه‌های اداری، مکاتبات رسمی، گزارش‌ها و ابلاغیه‌های صادره از دفتر مدیرعامل با رعایت دقیق آیین نگارش اداری و اصول محرمانگی.
5. دبیرخانه جلسات مدیریتی: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات هیئت‌مدیره و کمیته‌های مدیریتی، تدوین و ارسال دستور جلسات، تنظیم دقیق صورت‌جلسات و پیگیری مستمر مصوبات و ارجاعات مدیریتی تا حصول نتیجه قطعی.
6. فیلترینگ و مدیریت مراجعات: بررسی، اولویت‌بندی و دسته‌بندی نامه‌ها، کارتابل الکترونیکی، تماس‌ها و مراجعات حضوری و ارائه گزارش‌های خلاصه‌شده به مدیرعامل جهت تسریع در تصمیم‌گیری.
7. بایگانی و آرشیو محرمانه: سازمان‌دهی، کدگذاری و نگهداری اسناد، سوابق و پرونده‌های حساس دفتر مدیرعامل بر اساس اصول استاندارد آرشیو و امنیت اطلاعات.

شرایط احراز و مهارت‌های تخصصی:
تحصیلات: حداقل کارشناسی در رشته‌های مدیریت (کلیه گرایش‌ها)، مهندسی صنایع، زبان انگلیسی، علوم ارتباطات یا سایر رشته‌های مرتبط.
سابقه کار: حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط و مستند در حوزه مسئولیت دفتر مدیرعامل یا مدیران ارشد (ترجیحاً در شرکت‌های ساختمانی، صنعتی، پیمانکاری بزرگ یا شرکت‌های هلدینگی).
مهارت‌های نرم‌افزاری:
تسلط کامل بر نرم‌افزارهای بسته Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint و Outlook).
تسلط و تجربه کار با سیستم‌های اتوماسیون اداری (دیدار، چارگون).
مهارت‌های نگارشی: تسلط کامل بر اصول نامه‌نگاری اداری، شیوه‌نامه مکاتبات رسمی و آیین گزارش‌نویسی.
زبان: آشنایی مناسب با زبان انگلیسی (به‌ویژه در درک مکاتبات و متون اداری) مزیت محسوب می‌شود.

شایستگی‌های فردی و رفتاری:
امانت‌داری و اخلاق حرفه‌ای: پایبندی عملی و خدشه‌ناپذیر به اصل رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان.
هوش هیجانی و ارتباطی بالا: فن بیان شیوا، نزاکت رفتاری، آراستگی ظاهری و توانایی برقراری ارتباط موثر در تمامی سطوح سازمانی.
پیگیری، دقت و نظم: دقت بالا به جزئیات، رویکرد نتیجه‌گرا و پیگیری قاطعانه وظایف بدون نیاز به یادآوری مکرر.
مدیریت استرس و چندوظیفگی (Multitasking): توانایی اولویت‌بندی کارها در شرایط پرفشار و مدیریت آرام بحران‌ها و برنامه‌های پیش‌بینی‌نشده.