شرح موقعیت شغلی
انجام امور اجرایی و میدانی سازمان شامل دریافت، حمل و تحویل مکاتبات، اسناد و کالاهای سبک، اجرای پیگیری‌های حضوری، انجام امور کارپردازی سطح پایه و پشتیبانی از واحدهای اداری برای تسهیل فرایندهای عملیاتی.
شرح وظایف اصلی
1. امور مکاتبات و اسناد
دریافت، حمل و تحویل انواع نامه‌ها، مکاتبات، پاکت‌ها و بسته‌های اداری بین واحدهای داخلی و سازمان‌های بیرونی.
تحویل به‌موقع اسناد رسمی، چک‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، فاکتورها و مدارک حساس بر اساس دستورالعمل‌های امنیتی.
اخذ رسید از گیرندگان و ثبت زمان ارسال/دریافت در سامانه یا دفاتر مربوط.
2. امور کارپردازی و پیگیری‌های حضوری
انجام خریدهای جزئی و فوری بر اساس درخواست واحدها و آیین‌نامه مالی.
پیگیری حضوری کارهای اداری در بانک‌ها، شهرداری، بیمه، دارایی، پست و سایر سازمان‌ها.
تحویل و دریافت اسناد مالی شامل چک، سفته، رسید و اوراق قرارداد.
انجام امور ثبت، مهر، امضاگیری و اخذ تاییدهای حضوری از سازمان‌های طرف همکاری.
3. پشتیبانی لجستیک سبک
جابه‌جایی اقلام سبک، بسته‌های کوچک، نمونه‌ها، قطعات و لوازم بین واحدهای مختلف سازمان.
کمک در توزیع داخلی اقلام مصرفی اداری (فرم‌ها، اوراق، لوازم‌التحریر و غیره).
4. ثبت و گزارش‌دهی
ارائه گزارش پایان روز به سرپرست.
گزارش فوری موارد غیرعادی شامل تاخیر، مفقودی، مغایرت یا مشکلات امنیتی.
ثبت هزینه‌های انجام‌شده طبق ضوابط مالی و ارائه اسناد هزینه.
5. رعایت استانداردهای امنیتی و محرمانگی
حفظ امنیت اسناد و جلوگیری از افشا یا مفقودی اطلاعات.
رعایت مسیرهای تعیین‌شده، زمان‌بندی و استانداردهای امانت‌داری.
نگهداری مناسب از وسایل، کیف مخصوص اسناد و تجهیزاتی که سازمان در اختیار قرار می‌دهد.
6. وظایف عمومی و همکاری بین‌واحدی
حضور به‌موقع، نظم و رفتار مناسب اداری در مراجعات بیرونی.
همکاری با واحدهای اداری، مالی، حقوقی، منابع انسانی و مدیریت.
انجام سایر امور محول‌شده مرتبط با جایگاه شغلی.
مسئولیت‌ها
مسئولیت مستقیم صحت، سلامت و امنیت اقلام و اسناد تحویلی.
مسئولیت رعایت زمان‌بندی و انجام بدون تاخیر ماموریت‌های اداری.
مسئولیت پاسخ‌گویی به سرپرست اداری یا مدیر دفتر مدیریت.
مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز
آشنایی با مسیرهای شهری و سازمان‌های خدماتی (بانک، دارایی، بیمه و…).
توانایی انجام کار میدانی با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان.
مهارت ارتباطات موثر و رفتار حرفه‌ای.
توانایی کار با فرم‌ها، قبض‌ها و اسناد اداری.
نظم کاری، دقت بالا، امانت‌داری و مسئولیت‌پذیری.
سلامت جسمانی برای جابه‌جایی اقلام سبک و انجام ماموریت‌های روزانه.
شرایط احراز
حداقل مدرک تحصیلی: دیپلم.
حداقل 2 سال سابقه کاری مرتبط.
دارای موتورسیکلت.
ارائه گواهینامه معتبر، عدم سوءپیشینه و کارت پایان خدمت.