شرح وظایف

• مدیریت و سامان‌دهی امور اجرایی و اداری دفتر مدیرعامل
• ارائه خدمات هماهنگی و پشتیبانی اداری به مدیرعامل و اعضای هیئت‌مدیره
• برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های مدیرعامل و هیئت‌مدیره
• هماهنگی جلسات، تهیه صورت‌جلسه، ثبت و پیگیری اجرای مصوبات
• مدیریت مکاتبات، ایمیل‌ها، تماس‌ها و مراجعات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
• انجام امور دبیرخانه شامل ثبت، شماره‌گذاری، ارسال، دریافت، ارجاع و بایگانی نامه‌ها و اسناد
• پیگیری نامه‌ها و مکاتبات واحد بازرگانی، از مرحله ثبت و ارسال تا دریافت پاسخ و بایگانی مستندات
• ثبت و ارجاع به‌موقع مکاتبات و درخواست‌های دریافتی از مشتریان به واحد یا شخص مسئول و پیگیری پاسخ آن‌ها
• تهیه گزارش‌های اجرایی و ارائه وضعیت پیگیری مکاتبات و امور ارجاع‌شده به مدیرعامل
• حفظ محرمانگی اسناد، اطلاعات و مکاتبات سازمانی

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی در مدیریت، امور اداری، بازرگانی یا رشته‌های مرتبط
• حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار اجرایی یا امور اداری
• تسلط به Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel، PowerPoint و شناخت Outlook
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری، بایگانی و مستندسازی
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار، اولویت‌بندی و پیگیری دقیق امور
• روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و برخورد حرفه‌ای
• امانت‌داری، نظم، دقت و توان حفظ محرمانگی اطلاعات
• کارت پایان خدمت یا معافیت دائم الزامی است