1. شرح وظایف و مسئولیت‌ها
- مدیریت، برنامه‌ریزی و هماهنگی امور دفتر مدیرعامل.
- تنظیم و مدیریت جلسات، قرارهای کاری و برنامه زمانی مدیرعامل.
- پیگیری مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای به‌موقع آن‌ها توسط واحدهای مربوطه.
- دریافت، بررسی، طبقه‌بندی و ارجاع مکاتبات و گزارش‌های مدیریتی.
- هماهنگی و ارتباط موثر با مدیران واحدها و سایر بخش‌های سازمان.
- تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه اطلاعات موردنیاز به مدیرعامل.
- نظارت بر گردش مکاتبات و مستندات اداری دفتر مدیرعامل.
- پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه.
- حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و تصمیمات سازمانی.

2. شرایط احراز
- حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، مدیریت اجرایی یا رشته‌های مرتبط.
- حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در حوزه مدیریت دفتر، امور اداری یا دستیار مدیرعامل.
- تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Excel، Word و PowerPoint.
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی مدیریتی.
- توانایی برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت زمان.
- مهارت بالا در برقراری ارتباطات سازمانی و هماهنگی بین واحدها.
- توانایی پیگیری امور و مدیریت هم‌زمان چندین فعالیت.
- برخورداری از رازداری، مسئولیت‌پذیری و نظم سازمانی.
- فن بیان مناسب، روابط عمومی بالا و قدرت تصمیم‌گیری.

3. مهارت‌ها و شایستگی‌های فردی
- قدرت مدیریت و اولویت‌بندی امور.
- دقت و توجه به جزئیات.
- توانایی حل مسئله و مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده.
- قدرت تعامل و مذاکره با مدیران و کارکنان.
- پیگیری مستمر و نتیجه‌گرایی.
- ظاهر و رفتار حرفه‌ای و آراستگی سازمانی.