مسئول دفتر و امور اداری

برای تکمیل تیم دفتر استانبول، از فردی منظم، مسئولیت‌پذیر، دقیق و پیگیر با روابط عمومی قوی دعوت به همکاری می‌کنیم.
فرد منتخب، مسئول هماهنگی برنامه‌ها، پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها، سامان‌دهی اطلاعات و انجام امور روزانه دفتر خواهد بود.

شرایط و مهارت‌های موردنیاز:

• تسلط به زبان فارسی و ترکی استانبولی در مکالمه و مکاتبات؛ آشنایی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود.
• توانایی تنظیم نامه‌ها و مکاتبات رسمی و مدیریت ایمیل‌ها
• تسلط به امور اداری، بایگانی و سامان‌دهی اسناد و فایل‌های دیجیتال
• توانایی کار با نرم‌افزارهای اداری، به‌ویژه Word و Excel
• آشنایی کاربردی با ابزارهای هوش مصنوعی برای تهیه پیش‌نویس، خلاصه‌سازی، جست‌وجو و تنظیم گزارش، همراه با بررسی دقت خروجی‌ها
• آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و ثبت و پیگیری اطلاعات
• مهارت در برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع
• روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مشتریان، شرکت‌ها و سازمان‌ها
• رازداری، امانت‌داری، وقت‌شناسی و توجه به جزئیات
• توانایی انجام مستقل وظایف، یادگیری سریع و همکاری تیمی
• امکان حضور منظم در دفتر استانبول
• سابقه فعالیت در سمت دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر یا امور اداری مزیت محسوب می‌شود.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• تنظیم تقویم کاری مدیر و هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین
• آماده‌سازی مدارک جلسات، تنظیم صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات
• تهیه، ارسال و پیگیری نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات فارسی و ترکی
• پاسخ‌گویی اولیه به تماس‌ها و پیام‌ها و ارجاع درخواست‌ها به فرد مربوط
• ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان، همکاران و شرکای تجاری در CRM
• پیگیری دریافت مدارک، تکمیل پرونده‌ها و یادآوری موعدهای مهم
• بایگانی منظم اسناد و مدیریت فایل‌های کاغذی و دیجیتال
• هماهنگی امور جاری دفتر و ارتباط با همکاران و ارائه‌دهندگان خدمات
• تهیه گزارش منظم از وضعیت کارها، موارد در انتظار پاسخ و اقدامات انجام‌شده
• پیگیری امور محول‌شده تا حصول نتیجه و اطلاع‌رسانی به‌موقع به مدیریت

محل و شرایط همکاری:

• محل کار: دفتر استانبول
• نحوه همکاری: حضوری
• روزها و ساعات کاری: در مصاحبه اعلام می‌شود.
• حقوق و شرایط همکاری: متناسب با مهارت، تجربه و توافق طرفین