در بلوبانک، همیشه به دنبال افراد کنجکاو، توانمند و باانگیزه‌ای هستیم که به تیم ما بپیوندند. در نقش کارشناس کنترل اسناد، این فرصت را خواهید داشت که در محیطی پویا و پرشتاب فعالیت کنید، با چالش‌های معنادار روبه‌رو شوید و در کنار تیمی که برای یادگیری، همکاری و ایجاد اثرگذاری ارزش قائل است، رشد کنید.

اگر برای ساختن، یادگرفتن و ایجاد تغییر انگیزه دارید، خوشحال می‌شویم شما را در تیممان داشته باشیم.

مسئولیت‌ها:

• اجرای نظام کدگذاری، طبقه‌بندی، نام‌گذاری و قالب‌بندی اسناد؛ نگهداری فهرست اصلی مدارک شامل کد، عنوان، مالک، نسخه، وضعیت تصویب، تاریخ اعتبار و موعد بازنگری.
• کنترل شکلی و کامل‌بودن خط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، شناسنامه‌های فرایند، فرم‌ها، مدل‌های معماری و سوابق پیش از ورود به چرخه تایید؛ ارجاع ابهام‌های محتوایی به مالک تخصصی سند.
• هماهنگی و پیگیری گردش تهیه، بازبینی و تصویب اسناد؛ ثبت ابلاغ، توزیع کنترل‌شده نسخه مصوب و جلوگیری از استفاده ناخواسته از نسخه‌های منسوخ.
• ثبت درخواست‌های تغییر، تاریخچه ویرایش و ارتباط اسناد با یکدیگر؛ پایش موعد بازنگری و پیگیری به‌روزرسانی مدارک با مالکان فرایند و سیستم‌های مدیریتی.
• نگهداری و به‌روزرسانی مخزن الکترونیکی اسناد و هماهنگی سطح دسترسی، محرمانگی، مدت نگهداری، بایگانی و امحا بر اساس ضوابط مصوب و با مسئولان ذی‌ربط.
• ثبت و کنترل مدارک مرجع بیرونی مانند الزامات و ابلاغیه‌های مرتبط؛ پیگیری شناسایی نسخه معتبر و ارجاع تغییرات برای بررسی اثر بر اسناد داخلی.
• سامان‌دهی شواهد و سوابق موردنیاز ممیزی و بازنگری مدیریت؛ پشتیبانی از بازیابی مدارک و پیگیری رفع نواقص مستندات با کارشناسان سیستم‌های مدیریتی و مالکان اسناد.
• تهیه گزارش وضعیت اسناد شامل مدارک در انتظار تایید، بازنگری‌های معوق، نواقص اطلاعات و موارد استفاده از نسخه نامعتبر؛ پیشنهاد بهبود گردش مستندات و آموزش کاربران.

نیازمندی‌ها:

• کارشناسی در مهندسی صنایع، مدیریت، علم اطلاعات و دانش‌شناسی، فناوری اطلاعات یا رشته‌های مرتبط.
• حداقل 3 سال تجربه مرتبط در کنترل اسناد سازمانی، مستندسازی فرایندها یا پشتیبانی مستندات سیستم‌های مدیریتی.
• تسلط عملی بر چرخه کنترل اسناد و سوابق، کدگذاری، مدیریت نسخه، گردش بازبینی و تصویب، توزیع کنترل‌شده و ردیابی تغییرات.
• آشنایی با اصول کنترل اطلاعات مدون در سیستم‌های مدیریتی، به‌ویژه مدیریت کیفیت؛ توان آماده‌سازی و بازیابی شواهد مستند برای ممیزی.
• آشنایی با ساختار شناسنامه فرایند، روش اجرایی، دستورالعمل و فرم؛ توان تشخیص نواقص شکلی و اطلاعاتی و ارتباط میان این مدارک.
• توان نگارش و ویرایش فارسی، قالب‌بندی حرفه‌ای مستندات و تهیه گزارش؛ آشنایی با اصطلاحات و مستندات کاری انگلیسی.
• دقت بالا، نظم، پیگیری بین‌واحدی، حفظ محرمانگی و توان مدیریت هم‌زمان چند گردش تایید و موعد بازنگری.
• تسلط بر Word برای قالب‌ها، سبک‌ها، فهرست خودکار، کنترل تغییرات و تنظیم اسناد فارسی و انگلیسی؛ تسلط بر Excel برای فهرست مدارک، کنترل وضعیت و گزارش‌گیری.
• تجربه کار با سامانه مدیریت اسناد یا مخزن اشتراکی سازمانی؛ توان ثبت فراداده، جست‌وجو، مدیریت نسخه و پیگیری گردش تایید و کار با ابزارهای ویرایش و مقایسه PDF.
• توان استفاده کاربردی از دستیارهای هوش مصنوعی برای استخراج فراداده، دسته‌بندی مدارک، مقایسه نسخه‌ها، شناسایی مغایرت و تهیه پیش‌نویس فهرست‌ها و گزارش‌ها؛ همراه با بازبینی انسانی خروجی.
• رعایت ضوابط امنیتی در استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی و خودداری از ورود اسناد محرمانه به سرویس‌های تاییدنشده سازمان.

مزیت محسوب می‌شود:

• تجربه در بانکداری، پرداخت، فین‌تک یا سازمان‌های دارای کنترل دسترسی و الزامات محرمانگی؛ تجربه سامان‌دهی یا مهاجرت مخزن اسناد.
• آشنایی با SharePoint یا سامانه‌های مشابه مدیریت اسناد، گردش‌کارهای الکترونیکی و ابزارهای مدیریت مستندات سیستم‌های مدیریتی.
• آشنایی مقدماتی با BPMN و مخزن مدل‌های معماری و فرایند؛ تجربه همکاری در استقرار سیستم‌های مدیریتی یا دوره‌های کنترل مستندات و ممیزی داخلی.

مزایا:

• ساعات کاری منعطف
• فرصت‌های یادگیری، آموزش و توسعه حرفه‌ای
• بیمه تکمیلی
• پاداش عملکرد
• وام
• کمک‌هزینه ناهار
• بودجه فعالیت‌ها و برنامه‌های تیمی
• امکان استفاده از پروژه جایگزین خدمت سربازی برای برخی موقعیت‌ها