ما در دپارتمان گرافیک کانون ایران نوین، به‌دنبال یک «مسئول دفتر» دقیق، خوش‌برخورد، منظم و باانگیزه هستیم؛ فردی که با تسلط بر امور دفتری و هماهنگی‌های روزمره، بازوی اجرایی مدیر واحد و تیم طراحان خلاق ما باشد تا جریان پروژه‌ها با بالاترین سرعت، نظم و آرامش پیش برود.
اگر به کار در محیط‌های پویا و خلاق علاقه‌مندید، مهارت بالایی در پیگیری و نظم اجرایی دارید و از تعامل موثر با افراد لذت می‌برید، مشتاقانه منتظر دریافت رزومه شما هستیم.
شرح وظایف:
مدیریت تماس‌ها، نامه‌نگاری‌ها، مکاتبات اداری و پیام‌های ورودی/خروجی دپارتمان.
تنظیم تقویم کاری، زمان‌بندی جلسات داخلی واحد و جلسات مشترک با مشتریان و سایر دپارتمان‌ها.
تنظیم صورت‌جلسات، مستندسازی تصمیمات و پیگیری دقیق مصوبات تا حصول نتیجه.
ثبت، دسته‌بندی و پیگیری بریف‌ها و سفارش‌های طراحی دریافتی از سایر واحدها (اکانت، دیجیتال، محیطی و…).
هماهنگی فرآیند تحویل و ارسال فایل‌ها و خروجی‌های نهایی به واحدهای متقاضی یا ناظران چاپ.
ثبت و پیگیری نیازمندی‌های تدارکاتی، تجهیزات تخصصی، ملزومات مصرفی و امور رفاهی تیم گرافیک.
نظارت بر نظم، آراستگی و آرامش فضای استودیو جهت ارتقای تمرکز و بهره‌وری تیم.
شایستگی‌های تخصصی مورد نیاز:
حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در جایگاه مسئول دفتر یا مسئول هماهنگی (سابقه کار در آژانس‌های تبلیغاتی، استودیوهای خلاق یا فضاهای رسانه‌ای مزیت رقابتی است).
تسلط کامل بر نرم‌افزارهای Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel برای گزارش‌گیری و ساختاربندی داده‌ها).
تسلط بر اصول مکاتبات اداری، آیین نگارش رسمی و آداب تشریفات جلسات اداری.
آشنایی کاربردی با ابزارهای هوش مصنوعی (AI Tools) در تسهیل امور اداری و تولید محتوا/متن.
آشنایی اولیه با اصطلاحات رایج طراحی و چاپ (مزیت محسوب می‌شود؛ نیاز به مهارت طراحی نیست).
شایستگی‌های رفتاری مورد نیاز:
دقت بالا، توجه به جزئیات، نظم در چیدمان، مستندسازی و زمان‌بندی‌ها.
روابط عمومی قوی، خوش‌برخوردی، صبوری و توانایی درک روحیات تیم‌های خلاق و هنری.
مسئولیت‌پذیری و پیگیری مداوم امور تا حصول نتیجه بدون نیاز به یادآوری مکرر.
پرستیژ حرفه‌ای، آراستگی ظاهری و رعایت استانداردهای سازمانی.