اگه از اون دسته افرادی هستی که چند قدم جلوتر فکر می‌کنی، قبل از تبدیل شدن یک موضوع به مشکل متوجهش می‌شی و از برنامه‌ریزی، ایجاد نظم و مدیریت چند کار همزمان لذت می‌بری، این موقعیت می‌تونه برات مناسب باشه.
ما به‌دنبال یک دستیار اجرایی (Executive Assistant) هستیم که فراتر از مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات عمل کنه؛ فردی که بتونه به‌عنوان بازوی اجرایی مدیریت، جریان کارها رو منظم نگه داره، موضوعات مهم رو تا رسیدن به نتیجه پیگیری کنه و کمک کنه زمان و تمرکز مدیریت روی مهم‌ترین اولویت‌ها باقی بمونه.

مسئولیت‌ها
مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم اجرایی و اولویت‌بندی جلسات و برنامه‌های مدیریت
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و اطمینان از انجام هماهنگی‌های لازم پیش از هر جلسه
برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری، رویدادها و برنامه‌های اجرایی
مدیریت و پیگیری مکاتبات، تماس‌ها، ایمیل‌ها و ارتباطات مهم
ایجاد هماهنگی موثر میان مدیریت، تیم‌های داخلی و ذی‌نفعان بیرونی
پیگیری پروژه‌ها، تصمیمات و Action Itemهای محول‌شده تا رسیدن به نتیجه
تهیه صورت‌جلسات، گزارش‌ها، ارائه‌ها و مستندات موردنیاز مدیریت
جمع‌آوری و سازمان‌دهی اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی
شناسایی موضوعات مهم و یادآوری به‌موقع Deadlineها، تعهدات و اولویت‌ها
مدیریت حرفه‌ای اطلاعات محرمانه و حساس شرکت

مهارت‌های ضروری
حداقل 6 سال تجربه کاری مرتبط، ترجیحاً در نقش دستیار مدیرعامل، دستیار مدیران ارشد یا مسئولیت‌های اجرایی مشابه
توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و تشخیص درست اولویت‌ها
مهارت بالا در برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری امور (Follow-up)
توانایی نگارش حرفه‌ای مکاتبات و نامه‌های اداری
توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، همکاران و افراد خارج از سازمان
تسلط مناسب به مجموعه Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Outlook
آشنایی با ابزارهای مدیریت کار و پروژه مانند Jira
توانایی تهیه گزارش، صورت‌جلسه و مستندات مدیریتی دقیق
توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه با دقت و امانت‌داری بالا

ویژگی‌های فردی و حرفه‌ای
نظم و دقت بالا در انجام و پیگیری کارها
توانایی تشخیص اینکه بین چند موضوع همزمان، کدام‌یک اولویت بالاتری داره
پیگیری مستمر کارها بدون نیاز به یادآوری مداوم
توانایی پیش‌بینی نیازها و شناسایی مشکلات پیش از تبدیل شدن به یک مسئله جدی
قدرت حل مسئله و پیدا کردن راهکار در موقعیت‌های غیرمنتظره
هوش هیجانی بالا و توانایی تعامل حرفه‌ای با افراد مختلف
حفظ آرامش و تمرکز در شرایط پراسترس یا حساس
جزئی‌نگری در کنار توانایی دیدن تصویر کلی
مسئولیت‌پذیری بالا نسبت به نتیجه نهایی کارها، نه صرفاً انجام تسک‌ها

مزیت محسوب می‌شود
تجربه مستقیم همکاری با مدیرعامل یا مدیران ارشد سازمان
تجربه فعالیت در شرکت‌ها یا سازمان‌های دارای چند تیم و پروژه همزمان
تجربه پیگیری پروژه‌های بین‌واحدی
توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی و تحلیل اطلاعات
آشنایی با ابزارهای Task Management و Project Management

شرایط احراز
بازه سنی: زیر 40 سال
حداقل 6 سال تجربه کاری مرتبط
برای این موقعیت، تجربه کاری، بلوغ حرفه‌ای و توانایی مدیریت موقعیت‌ها و تعاملات مختلف اهمیت زیادی داره.
اگه از ایجاد نظم بین چند موضوع پیچیده لذت می‌بری، کارها رو تا رسیدن به نتیجه رها نمی‌کنی و دوست داری در کنار مدیریت سازمان نقش موثری در پیشبرد بهتر و سریع‌تر امور داشته باشی، خوشحال می‌شیم باهات آشنا بشیم.

مزایا
بیمه تامین اجتماعی و تکمیلی
پاداش مبتنی بر عملکرد
محیط کاری پویا و چابک
محل فعالیت: مشهد، ملاصدرا 3
ساعات کاری: شنبه تا پنجشنبه‌، 8:00 تا 16:00