مسئول دفتر

ما در «شناسا» به دنبال همکاری دقیق، منظم و مسئولیت‌پذیر هستیم که با برخورداری از مهارت‌های ارتباطی و توانایی برنامه‌ریزی و پیگیری، مسئولیت هماهنگی و مدیریت امور دفتری و اجرایی را بر عهده بگیرد و در تسهیل فعالیت‌های روزمره مدیران و پیشبرد امور سازمانی نقش موثری ایفا کند.

مسئولیت‌ها و وظایف کلیدی

• پاسخگویی و راهنمایی مراجعین، مدیریت تماس‌های تلفنی و انتقال پیام‌ها و درخواست‌ها به افراد مرتبط

• برنامه‌ریزی، هماهنگی و تنظیم جلسات و مدیریت تقویم کاری مدیران

• هماهنگی امور مربوط به برگزاری جلسات، از جمله آماده‌سازی فضای جلسه، هماهنگی با مدعوین و تهیه مستندات مورد نیاز

• ثبت، توزیع و پیگیری مکاتبات و نامه‌های اداری در کارتابل

• تهیه، تنظیم، ویرایش و پیگیری مکاتبات و نامه‌های اداری

• پیگیری اجرای مصوبات جلسات، موضوعات ارجاع‌شده و درخواست‌های مدیران و ارائه گزارش از وضعیت آن‌ها

• سازماندهی، طبقه‌بندی، بایگانی و نگهداری اسناد و مستندات اداری

• هماهنگی و پیگیری امور اجرایی، اداری و پشتیبانی مرتبط با مدیران

• برنامه‌ریزی و هماهنگی امور مربوط به جلسات و ملاقات‌های داخلی و خارج از سازمان

• تعامل و هماهنگی مستمر با واحدهای مختلف سازمان به‌منظور تسهیل و پیشبرد امور

مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز

• تسلط به مجموعه Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و Outlook

• تسلط به اصول نگارش و مکاتبات اداری

• توانایی برنامه‌ریزی، سازماندهی و اولویت‌بندی امور

• مهارت برقراری ارتباط موثر و تعامل حرفه‌ای با مدیران، همکاران و مراجعین

• دقت و توجه به جزئیات در ثبت، تنظیم و نگهداری اطلاعات و اسناد

• مسئولیت‌پذیری، نظم و تعهد کاری

• توانایی پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه

• انعطاف‌پذیری و توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع کاری

• توانایی مدیریت زمان و حفظ آرامش در شرایط کاری پرترافیک

• حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد سازمانی

• محل سکونت در محدوده نزدیک به لوکیشن شرکت (مطهری، سهروردی و مناطق اطراف)