دستیار اجرایی (پیگیری و هماهنگی امور) - خانم

دستیار اجرایی مدیر

پرسیس کالکشن یک فروشگاه اینترنتی صنایع دستی و محصولات هنری ایرانی با مشتریان بین‌المللی است. برای همکاری در دفتر ایران، به فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر نیاز داریم که مستقیماً با مدیر مجموعه کار کند و در انجام امور اجرایی، پشتیبانی مشتریان و پیگیری کارهای تیم همراه ما باشد.

در این نقش، بخشی از کارها را خودتان انجام می‌دهید و بخشی دیگر را با اعضای تیم هماهنگ و پیگیری می‌کنید. انتظار داریم کارها با مسئول و زمان تحویل مشخص در سیستم ثبت شوند، وضعیت آن‌ها به‌روز باشد و تا رسیدن به نتیجه پیگیری شوند. اولویت‌ها و تصمیم‌های اصلی با مدیر مجموعه است.

شرح وظایف

• انجام امور اداری و اجرایی روزمره و پیگیری درخواست‌های مدیر تا رسیدن به نتیجه
• ثبت و پیگیری وظایف اعضای تیم در ابزار مدیریت کار و اطمینان از مشخص بودن مسئول، مهلت انجام و وضعیت هر کار
• پیگیری کارهای عقب‌افتاده، شناسایی موانع و اطلاع‌رسانی به‌موقع درباره موارد نیازمند تصمیم مدیر
• پاسخ‌گویی دقیق و محترمانه به مشتریان در پلتفرم‌های مختلف، مطابق دستورالعمل‌های مجموعه و با کمک ابزارهای هوش مصنوعی در صورت نیاز
• پیگیری درخواست‌ها و مشکلات مشتریان با تیم مربوطه و اطلاع‌رسانی تا حل شدن موضوع
• هماهنگی امور سفارش‌ها، رزرو خدمات پستی و پیک، ثبت اطلاعات ارسال و پیگیری تحویل مرسوله‌ها
• همکاری در امور اجرایی استخدام، شامل آماده‌سازی و انتشار آگهی با تایید مدیر، دسته‌بندی رزومه‌ها، هماهنگی مصاحبه‌ها و پیگیری مراحل جذب
• انتشار پست، استوری و محتوای آماده و تاییدشده در اینستاگرام و سایر شبکه‌های اجتماعی، طبق زمان‌بندی و دستورالعمل؛ این وظیفه شامل تولید محتوا یا طراحی نیست
• هماهنگی جلسات و قرارهای کاری، ثبت تصمیم‌ها و پیگیری اقدامات با مسئول و زمان تحویل مشخص
• هماهنگی بین اعضای تیم و پیگیری انتقال کار بین افراد، از جمله مراحل آماده‌سازی و انتشار محصولات
• تهیه گزارش کوتاه و منظم از کارهای انجام‌شده، موارد باز، تاخیرها و موضوعات نیازمند توجه مدیر
• مرتب‌سازی فایل‌ها و اطلاعات کاری و به‌روزرسانی دستورالعمل‌ها و فرآیندهای اجرایی

مهارت‌های مورد نیاز

✓ توانایی انجام مستقل کارهای محول‌شده و پیگیری آن‌ها تا رسیدن به نتیجه
✓ نظم بالا، دقت و توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار بر اساس اولویت‌های تعیین‌شده
✓ ارتباط موثر و محترمانه با مشتریان و اعضای تیم
✓ آشنایی با زبان انگلیسی حداقل در سطح متوسط؛ توانایی خواندن و درک پیام‌ها و نوشتن پاسخ‌های ساده. استفاده از هوش مصنوعی برای تنظیم و اصلاح متن مجاز است، اما باید بتوانید مفهوم و درستی پاسخ را بررسی کنید
✓ توانایی کار با ابزارهای مدیریت وظایف مانند Trello یا ابزارهای مشابه
✓ آشنایی کاربردی با Google Sheets یا Excel و ابزارهای اداری روزمره
✓ توانایی استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT برای مکاتبات، تنظیم متن و گزارش‌نویسی
✓ آشنایی با نحوه انتشار پست و استوری در اینستاگرام و کار با سایر شبکه‌های اجتماعی
✓ توانایی گزارش‌نویسی کوتاه، روشن و دقیق
✓ حفظ محرمانگی اطلاعات مشتریان، کارکنان و مجموعه

• سابقه فعالیت به‌عنوان دستیار اجرایی، دستیار مدیر یا کارشناس امور اداری
• تجربه پشتیبانی مشتریان یا همکاری با فروشگاه اینترنتی
• تجربه هماهنگی امور اجرایی استخدام

ویژگی‌های فردی

• مسئولیت‌پذیر و متعهد به زمان‌بندی
• دقیق، منظم و قابل‌اعتماد
• پیگیر و خوش‌برخورد
• دارای ابتکار عمل در چارچوب مسئولیت‌ها
• آماده یادگیری و همکاری با اعضای تیم

روزها و ساعات همکاری

• شنبه تا چهارشنبه: حضور در دفتر ایران، از ساعت 9 تا 17؛ ساعت دقیق با توافق قابل تنظیم است
• پنجشنبه‌ها: 2 تا 3 ساعت دورکاری برای رسیدگی به درخواست‌ها و پیگیری کارهای جاری، در بازه زمانی توافق‌شده