شرح شغل و وظایف

     داشتن مهارت ها از جمله:

روحیه پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت، مدیریت زمان، تسلط بر انجام کارهای هم زمان. همچنین از مهارت های تخصصی این شغل تسلط بر نرم افزارهای آفیس، آشنایی با زبان انگلیسی، توانایی انجام مکاتبات اداری، آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش دهی داشته باشند.

     ویژگی های فردی مسئول دفتر:
روابط عمومی عالی و بالا، خوش رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع، پیگیری مستمر فعالیت ها تا تحقق دستیابی به نتیجه ی مدّ نظر مجموعه، حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم، صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد، رازداری در فعالیت های اداری و محرمانه نگه داشتن اسناد، رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن، تعهد داشتن به انجام فعالیت هایی که به گردن او گذاشته می شود آن هم با دقت و کیفیت مطلوب.

     وظایف اداری و دفتری مسئول دفتر:

وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه ی مسئول، توانایی تنظیم جلسه ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش ها از فعالیت های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری 

     وظایف اصلی و فرعی مسئول دفتر:

درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت های واحد/ شرکت در رابطه با آنها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
اطلاع از دستور العمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیر مربوطه
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مدیر مافوق
اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از بیرون سازمان
شماره گذاری نامه های وارده و صادره
نگهداری نامه ها در دبیرخانه اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
شناسایی تأمین کنندگان حمل و نقل، چاپ و…
درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
جمع اوری اطلاعات جهت آماده سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح ریزی بودجه ی واحد)
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت های واحد
درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن های بالفعل و بالقوه