مسئول دفتر مدیریت - خانم

شرح شغل و وظایف

تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدیدها، سفرها و غیره.
بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی.
انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات.
جوابگویی به تلفن و برقراری تماس های تلفنی
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت ها و اطلاع رسانی به مخاطبان.
 برخورد مناسب و خوش آمدگویی به مراجعه کنندگان و تنظیم زمان برای ملاقات ها. 
رعایت اصول نظم و انضباط در فعالیت های محیط کار.
نظارت بر خدمات پذیرایی و نظافت دفتر. 
درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر. 
شرایط احراز:

دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار.
توانایی سازگاری با موقعیت های متفاوت کاری.
وقت شناسی و انضباط کاری. 
توانایی مدیریت موثر زمان.
تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری.
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری.
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی.
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی.
تسلط بر نرم افزارهای Office  ,Outlook