مسئول دفتر - خانم

پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها و ارتباط آنها به فرد مربوطه.
برنامه‌ریزی جلسات.
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
پاسخ گویی به ارباب رجوع به صورت حضوری و تلفنی.
جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.