مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف:

·         هماهنگی برنامه‌های مدیر عامل

·         برگزاری جلسات و پیگیری مصوبات جلسات

·         رسیدگی به مکاتبات، شکایات و پرس و جوها

·         تهیه نامه‌ها، ارائه‌ها و گزارش‌ها

·         ترتیب جلسات کاری متعدد با مشتریان

ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیرعامل
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
·         مدیریت امور دبیرخانه

پیگیری کارهای محوله از طرف مدیرعامل تا حصول نتیجه
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیران (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
سفارش لوازم اداری.

مهارت ها  و شایستگی مورد نیاز:

·         روابط عمومی عالی و بالا، 

·         خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع، 

·         پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه‌ی مدّ نظر، 

·         حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم،

·          صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتار سایر افراد، 

·         رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگه داشتن اسناد،