گروه شرکت های کهکشان در راستای تکمیل تیم اداری خود نیاز به مسئول دفتر با تجربه برای همکاری با واحد مدیریت دارد. همکار جدید کلیه کارهای اداری و اجرایی مربوط به این واحد را به عهده خواهد داشت.

شرح وظایف:

• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد/ شرکت در رابطه با آنها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و…
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجه‌ی واحد)
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه