مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل

هماهنگی تشکیل جلسات و سمینارها و قرارهای خارج از شرکت مدیریت.
تهیه صورتجلسه‌ها و پیگیری موارد مطروحه از واحدها.
کنترل و پاسخگویی مناسب مراجعات تلفنی و حضوری و ایمیل‌های مدیریت به زبان فارسی و انگلیسی.
تنظیم ورود و خروج کارتابل مدیریت.
تهیه نامه‌ها و امور مربوط به بایگانی.
انجام هماهنگی و کنترل‌های لازم برای انجام خدمات و امور مربوط به پذیرایی و تشریفات دفتر مدیرعامل.
دریافت و تهیه گزارشات آماری و غیر آماری موردی و برنامه‌ریزی شده و ارائه به مدیرعامل..
تعامل با واحدهای دیگر جهت پیشبرد امور و وظایف واحدها بر حسب صلاحدید مدیریت.
تهیه و تنظیم دستور جلسات هیئت مدیره با هماهنگی مدیرعامل و ارسال به اعضای هیئت مدیره.
جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعات و مستندات مورد نیاز جلسات هیئت مدیره وسیستم‌های بایگانی دقیق را برای اطمینان از سازماندهی و دسترسی آسان اطلاعات.
تهیه گزارش اقدامات انجام شده و موانع و اشکالات اجرایی موجود به مدیرعامل.
ایجاد ارتباطات اداری با سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های مرتبط با شرکت.
تنظیم برنامه‌ها و تامین تدارکات مسافرت‌ها و بازدیدهای مدیرعامل.
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات.
مدیریت دفتر و نظارت بر تجهیزات و لوازم اداری، از جمله هماهنگی تعمیر و نگهداری، سفارش تدارکات و مدیریت بودجه دفتر.
هماهنگی در برنامه‌ریزی و سازماندهی رویدادهای اداری، جلسات و کنفرانس‌ها.
همکاری با واحد منابع انسانی و عملیات اداری کارآمد، از جمله مدیریت برنامه‌ها، سازماندهی جلسات، رسیدگی به مکاتبات، و نگهداری لوازم اداری، پشتیبانی اداری
شرایط احراز :
توانایی برقراری ارتباط موثر.
روحیه کار تیمی.
مسلط به زبان انگلیسی.
حداقل 2 سال سابقۀ کاری به عنوان مسئول دفتر مدیرعامل.
مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت بازرگانی، فناوری اطلاعات، مدیریت کسب‌وکار، علوم اجتماعی، ارتباطات، رسانه یا روابط عمومی.