منشی

1-  جایگاه در چارت سازمانی
· عنوان واحد سازمانی: مالی، اداری و پشتیبانی
· مدیر واحد: مدیر مالی، اداری و پشتیبانی
· مسئول مافوق: مسئول اداری
· گروه شغلی: کارشناس اداری
· پست سازمانی: منشی

2-  شرایط احراز شغل 
· تحصیلات: لیسانس

3-  مهارت‌ها
· پیگیری
· روابط عمومی خوب
· مسئولیت‌پذیری
· مدیریت استرس
· تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
· تسلط بر نرم‌افزارهای  Office(دارای مدرک از سایت مکتب‌خونه)
· اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
· توانایی انجام فعالیت‌های اداری
· دارای مهارت بالا در تایپ فارسی

4-  ویژگی‌های فردی
· حافظه خوب و حضور ذهن
· صبر و تحمل
· خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
· رازداری در فعالیت‌های اداری
· رعایت انضباط کاری
·  وقت‌شناسی
· متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
· انعطاف‌پذیری
·  پیگیری دستورات مسئول مافوق
· پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
· آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی 

5-  شرح وظایف 
· درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
· تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
· رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
· پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان
· ارسال پیام‌های تلفنی، اینترنتی و فاکس به مسئول مافوق
· دریافت پیام‌های تلفنی، اینترنتی و فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه
· دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
· ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیران شرکت
· پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن کارکنان
· پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری
· برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مدیران شرکت (به ویژه مدیر عامل) و پیگیری جهت تحقق موارد برنامه‌ریزی شده در جلسات
· یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
· آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه
· ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
· آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
· پیگیری کارهای محوله از طرف مدیران شرکت (به ویژه مدیر عامل) تا حصول نتیجه
· تهیه و تدوین گزارش‌های موردنیاز حوزه مدیر عامل
· جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مدیر عامل
· تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مدیران شرکت جهت تأئید آن
· ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و …)
· کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن
· کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مدیران شرکت جهت پاسخ‌گویی به آن
· دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
· شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
· نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی مطابق فرمت شرکت
· کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
· هماهنگی جهت خرید کالای اداری موردنیاز
· تهیه فرم گزارش و ورود و خروج ( تایم شیت) کلیه‌ی کارکنان شرکت و ارایه به مدیر مالی و اداری
· شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ و نقل ، چاپ و... جهت انجام خدمات اداری
· برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و ...)
· هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و  … 
· تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق
· پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته
· دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده
· اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
· تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
· محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
· محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
· انجام تشریفات پذیرایی در دفتر مدیر عامل و مهمانان وی (در صورت لزوم)
· هماهنگی جهت پذیرایی برای سایر ارکان شرکت توسط نیروی خدماتی شرکت و مهمانان مدیران
· هماهنگی جهت انجام امور نظافتی شرکت به صورت منظم و دوره‌ای
· انجام فعالیت‌های اداری بیرون سازمان مانند مراجعه و پیگیری امور بانکی، اداری و ... در صورت نیاز
· رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها
· حضور در ساعات اداری و خارج از ساعات اداری به تشخیص مدیران شرکت
· پیگیری و هماهنگی های لازم برای نیروهای تحت نظر ایشان
· انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیران شرکت.

· در خارج از تایم رسمی شرکت، در صورت نیاز به حضور طبق نظر مدیر عامل و یا سایر مدیران، موظف به حضور در شرکت می‌باشد.