کارمند دبیرخانه

نظارت بر دریافت کلیه نامه های وارده از کانال های مختلف به سازمان و اسکن آن به همراه کلیه مستندات و ثبت در سیستم اتوماسیون اداری و تخصیص تاریخ و شماره به آن
     نظارت بر ارجاع نامه به واحدهای مربوطه از طریق سیستم اتوماسیون اداری
     نظارت بر آماده سازی نامه های تحویلی واحدها جهت ارسال به خارج از سازمان و پیگیری و تعقیب مکاتبات از شرکت به سایر سازمان ها تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
     بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی و پیوست های نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آنها
     نظارت بر ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
     بایگانی صحیح اسناد موجود در دبیرخانه
     انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده‌ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزی و غیره
     رعایت مسائل ایمنی، بهداشت شغلی و محیط زیست در اجرای وظایف
     طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها
     ارتباط با سایر واحدها در خصوص نامه‌های سیستم اتوماسیون اداری
     استخراج گزارشات نامه‌های وارده و صادره و فعالیت‌های دبیرخانه و ارائه آن به مسئول مافوق
     حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
     کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در شرکت
     همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر مدیرعامل
     همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و مدیران واحدهای داخلی و خارجی
     همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری


شایستگی ها و مهارت های مورد نیاز:
icdl مسلط بر مهارت های هفتگانه 
-مسلط بر پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آن‌ها
-مسلط بر جمع‌آوری، طبقه‌بندی و گزارش‌گیری اطلاعات
-مسلط بر نگارش، تایپ، ثبت و ارسال نامه‌های اداری
آشنایی با اتوماسیون برید مزیت محسوب می شود) )  به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری
 روابط عمومی قوی
 روحیه‌ی کار تیمی
 تعامل و ارتباط مؤثر
 مدیریت زمان
 مستندسازی
 امانت‌داری و رازداری
و انضباط نظم
 سرعت عمل

شرایط احراز
حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی ترجیحاً در زمینه امور اداری-ارتباطات -رسانه-علوم اجتماعی-
حداقل 3 سابقه کاری مرتبط