مسئول دفتر - خانم

مسئولیت‌ها:

1. مدیریت امور داخلی شرکت:
نظارت بر فعالیت‌های اداری و اطمینان از اجرای صحیح آن‌ها
هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت برای بهبود عملکرد داخلی

2. انجام امور مکاتبات و مستندسازی:
تهیه و ارسال نامه‌ها و ایمیل‌های اداری داخلی و خارجی
مدیریت و نگهداری سوابق و مستندات اداری به‌صورت منظم و دقیق
 
3. برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات:
تنظیم و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی
تهیه صورت‌جلسه‌ها و پیگیری اجرای تصمیمات مصوب

4. پاسخگویی به تماس‌ها و ارتباطات:
پاسخگویی حرفه‌ای و مؤثر به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات
ارتباط با مشتریان، همکاران و ارباب رجوع با برخورد مناسب و حرفه‌ای
 
5. برنامه‌ریزی سفرها و مأموریت‌ها:
هماهنگی سفرهای کاری مدیران و تیم‌ها
تهیه بلیت، رزرو هتل و سایر نیازهای مرتبط با سفر
 
6. تشریفات سازمانی:
مدیریت فرآیندهای مرتبط با استقبال و بدرقه مهمانان و مشتریان ویژه
رعایت و اجرای اصول تشریفات در تعاملات داخلی و خارجی

7. مدیریت دفتر:
نظارت بر موجودی و نیازهای اداری دفتر
هماهنگی با تأمین‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات اداری

شایستگی‌ها و مهارت‌ها:
تسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه).
آشنایی کامل با اصول نامه‌نگاری اداری (فارسی و انگلیسی).
توانایی سازمان‌دهی و مدیریت زمان.
تسلط بر نرم‌افزارهای Office (Word، Excel، Outlook).

مهارت در برقراری ارتباط مؤثر و برخورد حرفه‌ای با مشتریان، همکاران و ارباب‌رجوع
دقت و توجه به جزئیات در انجام وظایف
قابلیت حل مسئله و تصمیم‌گیری در موقعیت‌های مختلف

ویژگی‌های فردی:
منظم، با دقت و پیگیر
خوش‌برخورد و دارای روحیه کار گروهی و همکاری مؤثر با سایر اعضای تیم
توانایی حفظ آرامش و مدیریت استرس در شرایط کاری فشرده
مسئولیت‌پذیر و متعهد به انجام وظایف