کارشناس اداری

نیروی اداری، مسئول انجام امور اجرایی و سازمانی است که به بهبود کارایی و هماهنگی در بخش‌های مختلف یک سازمان کمک می‌کند. وظایف نیروی اداری بسته به نوع سازمان ممکن است متفاوت باشد، اما وظایف کلی شامل موارد زیر است:

شرح وظایف عمومی نیروی اداری:
 1. مدیریت مکاتبات و اسناد:
 • تهیه، تنظیم و نگهداری نامه‌ها، گزارش‌ها و اسناد اداری.
 • ثبت و پیگیری نامه‌ها و مکاتبات ورودی و خروجی سازمان.
 • آرشیو و بایگانی مستندات اداری به‌صورت منظم و سازمان‌یافته.
 2. پاسخگویی به تماس‌ها و ارتباطات:
 • پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و انتقال اطلاعات به افراد مربوطه.
 • هماهنگی و پاسخگویی به ایمیل‌ها و درخواست‌های داخلی و خارجی.
 • برقراری ارتباط حرفه‌ای با مشتریان، همکاران و سایر بخش‌های سازمان.
 3. انجام امور دفتری:
 • تهیه و توزیع فرم‌ها، مدارک و ابزارهای اداری.
 • بررسی و ثبت اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های سازمان.
 • مدیریت ابزارها و تجهیزات اداری (مانند دستگاه‌های کپی و چاپ).
 4. هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی‌ها:
 • تنظیم و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی.
 • تهیه دستور جلسات و صورت‌جلسه‌ها.
 • رزرو سالن‌های جلسات، برنامه‌ریزی ملاقات‌ها و مدیریت تقویم مدیران.
 5. پشتیبانی از بخش‌های مختلف سازمان:
 • ارائه کمک‌های اداری به سایر واحدها مانند منابع انسانی، مالی و فروش.
 • جمع‌آوری و ارسال اطلاعات بین بخش‌ها برای هماهنگی بهتر.
 • نظارت بر فرآیندهای اجرایی برای اطمینان از کارایی.
 6. مدیریت ورود و خروج اطلاعات:
 • ثبت و پیگیری اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان.
 • تهیه گزارش‌های مربوط به حضور و غیاب پرسنل.
 • مدیریت دسترسی‌ها و نظارت بر ورود و خروج مهمانان یا پیمانکاران.
 7. مدیریت سفارشات و خریدهای اداری:
 • تهیه و سفارش لوازم‌التحریر و ملزومات اداری.
 • بررسی موجودی‌ها و گزارش‌دهی در مورد کمبودها.
 • هماهنگی با تامین‌کنندگان برای خرید تجهیزات موردنیاز.
 8. پشتیبانی از مدیران:
 • تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارسال به مدیران مربوطه.
 • ارائه اطلاعات و آمار لازم برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی.
 • انجام امور مربوط به سفرها، رزرو بلیط و هتل برای مدیران و کارکنان.
 9. کنترل و بهبود فرآیندها:
 • شناسایی مشکلات در فرآیندهای اداری و پیشنهاد راه‌حل‌های بهبود.
 • اجرای سیاست‌ها و دستورالعمل‌های سازمان در سطح اداری.
 10. نظارت بر خدمات رفاهی و اداری:
 • هماهنگی در ارائه خدمات رفاهی کارکنان مانند ناهار، بیمه و سایر امکانات.
 • نظارت بر نظم و نظافت محیط کاری و هماهنگی با خدمات پشتیبانی.

مهارت‌ها و ویژگی‌های لازم برای نیروی اداری:
 1. مهارت‌های ارتباطی:
 • توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای.
 • مهارت در پاسخگویی به تلفن و مکاتبات.
 2. مهارت‌های سازماندهی:
 • توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی وظایف به‌صورت مؤثر.
 • دقت و توجه به جزئیات در انجام امور روزمره.
 3. مهارت‌های نرم‌افزاری:
 • تسلط بر نرم‌افزارهای اداری مانند Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
 4. ویژگی‌های شخصیتی:
 • منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر.
 • انعطاف‌پذیر و توانایی حل مسائل در شرایط مختلف.
 • توانایی کار تیمی و همکاری با سایر بخش‌ها.
 • یادگیری مستمر و مشتاقانه.