مهارتها :
خوش اخلاق و با روابط عمومی عالی
مسئولیت پذیری بالا
بردباری و توانایی مدیریت استرس
پیگیر و تسلط بر انجام کارهای هم زمان
تسلط بر نرم افزارهای Office
اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
توانایی انجام فعالیت های اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
شرح شغل:
پاسخ گویی به تلفن ها و ارسال پیام های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه
استقبال محترمانه از ارباب رجوع و ارجاع به بخش مربوطه
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن در صورت لزوم
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
آماده سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه
آماده سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
تهیه گزارش های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید
تایپ و تنظیم پیش نویس نامه های صادره و ارائه به مدیریت جهت تائید و اخذ امضا و مهر
کنترل منظم بایگانی و دبیرخانه اداری شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان و شماره گذاری نامه های وارده و صادره
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل ها و اسناد مختلف دریافتی