استخدام کارشناس خرید و تدارکات و سؤالات مصاحبه استخدامی

هدف از استخدام کارشناس خرید و تدارکات (کارپرداز) در یک سازمان تنها نشستن پشت یک میز و انجام یک سری وظایف مشخص شغلی نیست. فعالیت‌های روزمره یک مسئول خرید شامل کارهای متنوعی مثل شناسایی و ارزیابی تأمین‌کنندگان، برنامه‌ریزی برای حمل‌ونقل کالاهای خریداری شده، شناسایی و توسعه استراتژی‌هایی برای رفع موانع لجستیکی، نظارت بر استفاده از منابع و مواد و اطمینان از رعایت استانداردهای کیفیت است. شرکت‌هایی که به دنبال استخدام مسئول خرید و تدارکات هستند معمولاً انتظار دارند کاندید شغلی دارای مدرک لیسانس یا ارشد مرتبط در رشته‌هایی مثل لجستیک، مدیریت کسب‌وکار، مدیریت بازرگانی یا صنایع بوده و دارای تجربه کار کافی در صنعت باشد.

مهم‌ترین مسئولیت‌های مورد انتظار در استخدام کارشناس خرید و تدارکات

از جمله مهم‌ترین وظایفی که کارفرماها در بخش شرح وظایف آگهی‌های استخدام مامور خرید ذکر می‌کنند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ارزیابی تأمین‌کنندگان

مسئول خرید باید از اینکه شرکت تدارکات با تأمین‌کنندگان قابل‌اعتماد و مناسبی همکاری می‌کند، اطمینان حاصل کند. بدین منظور او با مدیر پشتیبانی و تدارکات ارشد سازمان همکاری می‌کند تا پیش از ورود به مرحله بستن قرارداد، تمام تأمین‌کنندگان احتمالی را ارزیابی کند. این فرایند معمولاً شامل مصاحبه با مدیران، بازدید از محل و بررسی جنبه‌های مختلف کمی نظیر کیفیت، ساختار سازمانی و مالی است. بر اساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده، کارشناس خرید به هر تأمین‌کننده امتیاز داده و درباره همکاری با آن‌ها تصمیم‌گیری می‌کند.

هماهنگی خرید

یکی دیگر از اهداف اصلی کارفرماها برای استخدام تدارکات، هماهنگی برای حمل‌ونقل کالاهای خریداری شده است. برای مثال اگر یک شرکت کامپیوترهای رومیزی را از یک تولیدکننده خارجی خریداری کرده باشد، کارشناس خرید خارجی باید برای تحویل محصولات با شرکت‌های حمل‌ونقل هوایی هماهنگی لازم را انجام دهد. برای خریدهای داخلی، ممکن است مأمور خرید از سیستم لجستیک داخلی سازمان برای حمل‌ونقل کالاها از محل تأمین‌کننده به انبار کمک بگیرد.

شناسایی موانع

مسئول خرید باید موانعی را که باعث کاهش کارایی عملیاتی در دپارتمان تدارکات سازمان می‌شود شناسایی و برطرف کند. برای مثال اگر مسئول خرید ساختمانی سازمان در ارتباط با یک شرکت ساخت و ساز متوجه شود که آن شرکت رابطه ضعیفی با طرف قراردادها یا تأمین‌کنندگان خدمات دارد، باید بتواند استراتژی‌هایی را برای بهبود تعامل میان طرفین به کار بگیرد.

نظارت بر مصرف کالا

مأمور خرید و تدارکات وظیفه نظارت بر استفاده از مواد و کالاهای خریداری‌شده را نیز به عهده دارد. او باید بتواند با کاهش تقلب و هدررفت در سازمان، هزینه‌های خرید کالا را کاهش دهد. برای مثال در یک شرکت صنایع غذایی، یکی از اهداف استخدام کارشناس خرید و تدارکات این است که آمار مربوط به محصولات و مواد تحویلی از تولیدکنندگان و آمار فروش به مراکز دیگر و توزیع‌کنندگان ثبت و مستند شود.

مهارت‌های کلیدی برای استخدام کارشناس خرید و تدارکات

کارشناس خرید و تدارکات باید فردی به‌شدت منظم بوده و توانایی برقراری ارتباط با افراد را در سایر موقعیت‌های شغلی سازمان داشته باشد. همچنین مهارت مذاکره یکی دیگر از مهارت‌های کلیدی برای استخدام مامور خرید است. کارشناس خرید باید بتواند تفکر نقاد و تصمیم‌گیری سریع را در خود پرورش دهد، مهارت‌های تصمیم‌گیری و قضاوت عالی داشته باشد و بتواند زمان خود را به‌خوبی مدیریت کند.

از جمله اصلی‌ترین مهارت‌هایی که یک کارشناس خرید باید داشته باشد و در آگهی‌های شغلی سایت‌های کاریابی به آن‌ها اشاره می‌شود می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برقراری ارتباط مناسب با سایر افراد
• استفاده از منطق برای شناسایی مشکل و یافتن راه‌حل
• مهارت بالا در مدیریت زمان
• قدرت بالا در متقاعدسازی و مذاکره
• مهارت ریاضیاتی بالا

مهارت‌های پیشرفته‌ای که می‌توانند باعث تمایز رزومه کاری افراد هنگام استخدام شوند عبارت‌اند از:

• تجربه مدیریت منابع مالی
• دانش تحلیل سیستم و تغییرات جریان کار
• دانش در زمینه مدیریت افراد
• تجربه کار با ابزارها و نرم‌افزارهای مختص واحد خرید و تدارکات

علاوه بر مهارت‌های گفته‌شده، دانش در زمینه کار با نرم‌افزارهای خرید، ورد، اکسل و نرم‌افزارهای مدیریت سوابق فروش نیز برای استخدام در این موقعیت شغلی ضروری هستند.

سؤالات مصاحبه استخدام کارشناس خرید و تدارکات

مصاحبه شغلی بهترین فرصت برای شناخت توانمندی‌های کارجو است. در این مصاحبه سؤالاتی درباره مهارت‌ها، دانش و تجارب قبلی فرد پرسیده می‌شود. در ادامه به برخی از مهم‌ترین سؤالات تخصصی مصاحبه کارشناس خرید و تدارکات اشاره می‌کنیم.

سؤالات عمومی

• چه چیزی را بیشتر (کمتر) درباره شغل خرید و تدارکات دوست دارید؟
• نقاط ضعف و قوت شما چیست؟
• شاخص‌ترین دستاورد حرفه‌ای شما چه بوده است؟
• همکاران و سرپرستان قبلی شما را چگونه توصیف می‌کنند؟
• چه چیزی در سازمان ما باعث شده تمایل به همکاری داشته باشید؟
• محیط کاری ایده‌آل شما چگونه است؟
• فکر می‌کنید چه مهارت‌هایی شما را در این شغل موفق خواهند کرد؟

سؤالات درباره سوابق کاری

مصاحبه‌کننده‌ها در جلسه مصاحبه استخدام کارشناس خرید و تدارکات، معمولاً سؤالاتی را درباره سوابق کاری فرد در زمینه خرید و تدارکات می‌پرسند. این سؤالات نشان می‌دهند عملکرد پیشین کارجو و مهارت‌های او چگونه بوده است و آیا قادر به انجام مؤثر مسئولیت‌های مربوط به این شغل هست یا خیر. برای پاسخ به این پرسش‌ها بهتر است مثال‌هایی از تجارب قبلی خود آورده و تلاش کنید نقاط قوت خود را به کارفرما نشان دهید. برخی از این سؤالات عبارت‌اند از:

• درباره تجارب کاری قبلی خود در حوزه خرید و تدارکات کمی صحبت کنید.
• آیا تجربه کار در موقعیت‌های سرپرستی و مدیریتی را دارید؟
• تجربه خرید چه کالا و خدماتی را دارید؟
• درباره سوابق کاری خود در زمینه مدیریت قراردادها صحبت کنید.
• کار با کدام نرم‌افزارهای تخصصی را بلد هستید؟
• موقعیتی را که توانستید فرایندهای خرید را در سازمان خود بهبود دهید توصیف کنید.
• موقعیتی را که توانستید هزینه‌های خرید را کاهش دهید توصیف کنید.
• نحوه مدیریت ارتباط خود را با تأمین‌کنندگان و توزیع‌کنندگان توصیف کنید.
• درباره موقعیتی که مجبور به قطع ارتباط با یک تأمین‌کننده یا توزیع‌کننده شدید صحبت کنید.
• درباره یکی از اشتباهات حرفه‌ای خود صحبت کنید. چطور توانستید آن موقعیت را مدیریت کنید و از آن اشتباه چه چیزی یاد گرفتید؟

سؤالات تخصصی مصاحبه استخدام کارشناس خرید و تدارکات

• چطور تشخیص می‌دهید قیمت یک تأمین‌کننده مناسب است یا خیر؟
• چه معیارهایی را برای ارزیابی تأمین‌کنندگان در نظر می‌گیرید؟
• چطور از تحویل به‌موقع کالاها اطمینان حاصل می‌کنید؟
• چطور بهترین کالاها را برای خرید انتخاب می‌کنید؟
• UCC چیست؟
• چطور میزان موردنیاز و نوع کالاها را برای خرید تشخیص می‌دهید؟
• چطور شرایطی را که یک تأمین‌کننده کالاهایی با استانداردهای تعیین‌شده را تامین نکند مدیریت می‌کنید؟