هر آنچه کارجویان باید درباره مشاغل اداری بدانند
هر سازمانی برای انجام کارهای دفتری و مکاتبات، نیازمند کارمند اداری است. معمولا حجم کارهای دفتری در سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعدد، بسیار بالا است. کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند و مشاغل اداری تنها محدود به شرکت‌های بزرگ نیستند. گاهی اوقات، برخی افراد حقیقی نیز مکاتبات، تراکنش‌های مالی و کارهای دفتری متعددی دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، سازماندهی این امور است تا همه‌چیز با نظم و به سرعت پیش برود.
کار در انواع شغل های اداری نیاز به تحصیلات بالایی ندارد. هر سازمانی، روند اداری خاص خودش را دارد و تنها کافی است که کارمند دفتری با روند این کارها آشنا شود. با این حال، سازمان‌ها برای جذب کارمند اداری و کارفرمایان برای استخدام منشی، به مهارت‌های خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، مهارت در سازماندهی و نظم است.
با رشد پیوسته‌ی فناوری و دیجیتالی شدن اغلب امور، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش می‌یابد. با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران، با نقطه‌ای که کاغذبازی و بروکراسی اداری به‌طور کامل جای خودش را به خدمات دیجیتالی بدهد، فاصله‌‌ی زیادی داریم.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در شغل های آزاد دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند.
در این مقاله، می‌خواهیم در رابطه با شرایط و نیازمندی‌های شغل کارمند اداری، وظایف و مسئولیت‌ها و مسیر شغلی کارمند اداری صحبت کنیم. با جاب ویژن همراه باشید.
برای مشاهده آگهی های استخدام کارمند اداری کلیک کنید.
آشنایی با ساعت کاری، حجم کاری، وظایف و مسئولیت‌های کارمند اداری
وظیفه اصلی افراد در مشاغل اداری، انجام امور اداری به منظور پشتیبانی از واحدهای عملکردی است. به عبارت دیگر، کارمندان و منشی‌ها با انجام کاغذبازی‌ها و مکاتبات اداری، به کارهای سازمان نظم می‌دهند. آن‌ها نوعی پشتیبانی برای دیگر کارکنان سازمان فرآهم می‌آورند تا تمرکز اصلی کارکنان سازمان، روی انجام کارهای تخصصی باشد. سازمان‌ها با جذب کارمند اداری، به کارهای روزانه‌ی خود نظم می‌دهند و سرعت کارهای خود را بالا می‌برند.
حجم کارهای کارمندان اداری و منشی‌ها چقدر است؟
حجم کاری مشاغل اداری بسته به اندازه‌ی سازمان و نوع فعالیت‌های آن، تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارند. در کسب و کارهای کوچک، یک منشی با ساعات کاری کم، می‌تواند کارهای دفتری را در حد نیاز انجام دهد.
بعضی از سازمان‌های در حال رشد که اندازه‌ی متوسطی دارند، نیازمند جذب کارمند اداری هستند. معمولا حجم کارهای این کارمندان بسیار زیاد است، زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست. با این حال، درآمد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.
در سازمان‌های بزرگ، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص است و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم می‌شود. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود.
به طور کلی، منشی‌ها و کارمندان اداری سازمان‌های دولتی در روزهای غیرتعطیل به طور تمام وقت در دفاتر اداری مشغول به کار هستند. ساعات اداری منشی‌ها و کارمندان اداری، در شرکت‌های خصوصی بزرگ نیز مشابه سازمان‌های دولتی است. با این حال، ممکن است بعضی از شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک، نیازمند استخدام کارمند نیمه وقت یا منشی پاره‌وقت باشند.
در بلاگ جاب ویژن بخوانید: شرح وظایف کارمند اداری و میزان حقوق آن
کارمند اداری و منشی چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد؟
نوع وظایف و مسئولیت‌های منشی یا کارمند اداری نیز به اندازه‌ی سازمان و فعالیت‌های بستگی دارد. حتی کارمندان اداری دارای سطوح مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم دیگر تفاوت دارد. به طور کلی می‌توان گفت که هدف سازمان‌ها از استخدام کارمند اداری، انجام کارهای زیر است:
- نوشتن نامه‌ها
- پاسخگویی به تلفن‌ها و ایمیل‌ها
- کپی کردن و پرینت گرفتن اسناد مختلف
- سازماندهی و بایگانی اسناد اداری و اطلاعات دیجیتال
- ایجاد و نگهداری فایل‌ها و دیگر سیستم‌های اداری
- هماهنگ کردن قرارهای ملاقات
- رزرو کردن اتاق‌های جلسات و کنفرانس
- همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
- سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
- هماهنگ کردن سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
تقریبا تمامی منشی‌ها و کارمندان اداری، باید وظایف گفته شده در بالا را انجام دهند اما بعضی از کارمندان اداری، بسته به بخش یا سازمانی که در آن کار می‌کنند، وظایف دیگری نیز دارند که عبارتند از:
- استفاده از بسته‌های نرم‌افزاری مختلف مثل مایکروسافت آفیس برای مدیریت داده‌ها و تولید اسناد
- استفاده از سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) برای قراردادن محتوا به به روزرسانی آن در وبسایت سازمان و کار کردن با پایگاه‌های داده‌ی داخلی سازمان
- مدیریت بودجه
- جذب، آموزش دادن و نظارت بر کار پرسنل تازه‌کار
- تحلیل داده‌های آماری
- هماهنگی رویدادهای درون سازمان
تحصیلات مورد نیاز برای ورود به مشاغل اداری
همانطور که پیش از این گفتیم، منشی‌ها و کارمندان اداری نیازمند تحصیلات بالایی نیستند. هر کسی می‌تواند بدون مدرک تحصیلی دانشگاهی و تنها با یک مدرک دیپلم، وارد مشاغل اداری پردرآمد شود؛ تنها کافی است که با روند کارها در آن سازمان آشنا شود. با این حال، اکثر کارفرمایان برای استخدام کارمند اداری، به داشتن حداقل مدرک لیسانس و گذراندن رشته‌های علوم انسانی مانند مدیریت، کسب و کار، حقوق و یا رشته امور اداری در دانشگاه آزاد و دانشگاه‌های دولتی تأکید دارند. پیشرفت در این شغل، وابستگی چندانی به تحصیلات ندارد و صرفا براساس تجربه است.
مهارت‌هایی که منشی‌ها و کارمندان اداری باید داشته باشند
اکثر کارمندان ادارای نیازمند مهارت‌های سخت زیادی نیستند و تنها به چندین مهارت نرم نیاز دارند که در اینجا، به آن‌ها اشاره می‌کنیم. واحدهای منابع انسانی سازمان‌ها در جلسه‌ی مصاحبه کارمند اداری، توجه زیادی به مهارت‌های زیر دارند:
- مهارت بالا در سازماندهی و منظم بودن
- مهارت در ارائه‌ی گزارش و توجه به جزئیات
- توانایی برنامه‌ریزی کارهای خود
- توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
- توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌ها
- مهارت‌های کلامی و ارتباطی قوی
- پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
- توانایی کار تیمی
- قابل اطمینان بودن و صداقت
- مهارت‌های مدیریت پروژه
برای اینکه بدانید کدام مهارت های کارمند اداری اشاره شده در بالا در شما وجود دارند و نقاط ضعف شما کدام هستند، می‌توانید در آزمون‌های شخصیت‌شناسی معتبر و استاندارد جاب ویژن شرکت کنید.
بعضی از مشاغل اداری، علاوه بر مهارت‌های نرمی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، نیازمند مهارت‌های سخت نیز هستند. این مهارت‌ها شما مهارت‌های نرم‌افزاری مثل تسلط به مجموعه‌ی آفیس، توانایی کار کردن با نرم‌افزارهای حسابرداری و نرم‌افزارهای آماری است. گاهی اوقات، تسلط به زبان انگلیسی یا یک زبان خارجی دیگر نیز یکی از شرایط جذب منشی یا کارمند اداری است.
کدام سازمان‌ها نیاز به کارمند اداری دارند؟
تقریبا هر سازمانی با هر اندازه‌ای، برای انجام امور دفتری روزانه، نیازمند کارمند اداری است. به طور کلی می‌توان گفت که سازمان‌های زیر، نیاز بیشتری به منشی و کارمند اداری دارند:
- سازمان‌ها و ادارات دولتی
- سازمان‌های دارای تشکیلات بزرگ و گسترده که حجم بالایی مکاتبات اداری دارند
- شرکت‌های بزرگ
- دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌های بزرگ
- بیمارستان‌ها
- شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات حقوقی و مالی
- سازمان‌های عمومی مثل خیریه‌ها
- شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات عمومی
البته علاوه بر سازمان‌های بزرگ، کسب‌وکارهای کوچک نیز گاها منشی یا کارمند اداری نیاز دارند. به عنوان مثال، بعضی از آموزشگاه‌های کوچک، مثل آموزشگاه‌های زبان یا آموزشگاه‌های رانندگی، نیازمند منشی استخدام منشی آموزشگاه هستند. حتی گاهی اوقات، افراد حقیقی که مکاتبات اداری و تراکنش‌های مالی زیادی دارند، علاوه بر حسابدار شخصی، نیازمند یک منشی یا کارمند اداری شخصی نیز هستند تا تلفن‌ها را جواب دهد، نامه‌نگاری‌ها را انجام دهد، قرارهای ملاقات را تنظیم کند و سفرهای کاری را هماهنگ سازد.
مراحل پیشرفت حرفه‌ای کارمند اداری
مشاغل اداری دارای مراحل و سطوح مختلفی هستند که تنها با تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات، نقش چندانی در پیشرفت شما به عنوان یک کارمند اداری ندارند. قاعدتا هرچه تجربه‌ی شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، بهبود یابد، دستمزد شما نیز بیشتر می شود. با این حال، این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما مسئولیت‌های شما را بیشتر می‌کند.
پیش از اینکه به عنوان کارمند اداری مشغول به کار شوید، می‌توانید با منشی‌گری، تجربه‌ی خود را بالا ببرید. شما می‌توانید منشی‌گری را با یک شرکت کوچک و حتی از مطب یک پزشک یا در یک دفتر اداری کوچک شروع کنید و سپس به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ مشغول به کار شوید. با چند سال کار به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ، می‌توانید یک پست اداری مهم‌تر با دستمزد بالاتر را تصاحب کنید.
معمولا در شروع کار به عنوان کارمند اداری، توسط کارمندان باسابقه‌تر آموزش داده می‌شوید تا با روند کارها آشنا شوید. معمولا این مرحله چند ماه طول می‌کشد و شما با سیاست‌های سازمان و سیستم کاری آن، آشنا می‌شوید.
مطالب مرتبط: آگهی های استخدام کارمند اداری
سپس شما به عنوان یک کارمند اداری حرفه‌ای شناخته می‌شوید. با چند سال تجربه به عنوان کارمند اداری می‌توانید با افزایش حقوق، به یک کارمند اداری ارشد تبدیل شوید و آموزش دادن پرسنل جدید به وظایف شما اضافه می‌شود. معمولا حجم کار کارمند اداری ارشد بسیار بالاست.
یک کارمند اداری ارشد با چند سال سابقه‌ی کار می‌تواند به پست مدیر دفتر برسد. کار مدیر دفتر این است که کارهای اداری یک بخش از سازمان را مدیریت می‌کند. حجم کاری مدیر دفتر اداری زیاد بالا نیست، ولی مسئولیت‌های سنگینی به عهده دارد. در سازمان‌های کوچک تا متوسط، جای پیشرفت بیشتری برای کارمند اداری وجود ندارد.
در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی بزرگ، مدیر دفتر می‌تواند با چند سال سابقه کار، مدیریت کارهای اداری چند بخش از سازمان و در نهایت، مدیریت کارهای اداری تمامی سازمان را به عهده بگیرد. این مشاغل با وجود دستمزد بالا، مسئولیت‌های سنگینی را شامل می‌شوند و گاها ممکن است ساعات کاری آن‌ها، بیش از ساعات کاری سایر کارمندان باشد.
کسب تخصص
راه دیگر پیشرفت به عنوان کارمند اداری و استخدام شدن در بهترین شغل اداری در ایران این است که مهارت‌های خود را در یک حوزه‌ی خاص مثل حقوق، IT، فروش یا … افزایش دهید تا بتوانید به عنوان یک کارمند اداری در بخش‌های تخصصی‌تر سازمان، مشغول به کار شوید. به عنوان مثال، اکثر سازمان‌های بزرگ دارای بخش IT هستند. کارمندان اداری این بخش، باید آشنایی مختصری با IT داشته باشند. یک کارمند اداری معمولی می‌تواند با افزایش مهارت‌های IT خود، از یک بخش عمومی در سازمان، به بخش IT منتقل شود. این انتقال معمولا با افزایش حقوق همراه است و راه پیشرفت شما را بازتر می‌کند. البته کسب تخصص به دلایلی که در ادامه گفته خواهد شد، برای حفظ جایگاه و فرصت‌های شغلی در مشاغل اداری نیز اهمیت دارد.
نیاز به کارمند اداری در سازمان‌ها چقدر است؟
در حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری و تعداد آگهی‌های دعوت به همکاری برای جذب کارمند اداری، نسبتا بالا است. با این حال، با توسعه‌ی اتوماسیون اداری و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، احتمالا نیاز به کارمندان اداری در سال‌های پیش رو، شدیدا کاهش می‌یابد. احتمالا خیلی از سازمان‌ها، تعدیل نیرو می‌کنند یا اینکه به استخدام منشی یا استخدام کارمند نیمه وقت، اکتفا می‌نمایند.
اگر می‌خواهید به عنوان یک کارمند اداری، فرصت‌های شغلی خود را از دست ندهید، به شما توصیه می‌کنیم که مهارت‌های تخصصی خود را افزایش دهید. مهارت‌های IT مهم‌ترین مهارت‌هایی هستند که می‌توانند اشتغال شما را در آینده تضمین کنند. مهارت‌های نرم‌افزاری، به ویژه نرم‌افزارهای تخصصی مثل نرم‌افزارهای حسابداری و تحلیل آماری، شانس پذیرش شما را در مشاغل اداری بالا می‌برند. با توجه به اینکه بخش زیادی از کارهای سازمان‌ها در آینده‌ای نزدیک از طریق وبسایت‌ها انجام می‌شوند، آشنایی با سیستم‌های مدیریت محتوا مثل وردپرس، امتیاز بزرگی برای یک کارمند اداری محسوب می‌شود.
مزایای شغل کارمند دفتری
شغل کارمند دفتری ازجمله مشاغلی است که به دلیل ساختار و مسئولیت‌های مشخص خود، بسیاری از افراد را به خود جذب می‌کند. یکی از مزایای اصلی این شغل، ساعت‌های کاری ثابت است که به کارمندان اجازه می‌دهد تا تعادل بهتری میان کار و زندگی شخصی خود برقرار کنند.
همچنین، این شغل عموماً در محیطی آرام و بدون استرس انجام می‌شود که می‌تواند مناسب افرادی باشد که به دنبال فضایی منظم و به‌دوراز تغییرات مداوم هستند. علاوه بر این، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کارمندان دفتری خود امکانات رفاهی و بیمه‌ای در نظر می‌گیرند.
این امر باعث افزایش امنیت شغلی و انگیزه کاری افراد می‌شود. همچنین، دسترسی به آموزش‌های ضمن خدمت از دیگر مزایای این شغل است که به کارمندان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را ارتقا دهند و پیشرفت کنند.
امکان فعالیت در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی در حوزه‌های مختلف، از دیگر مزایای شغل کارمند دفتری است. همچنین برای ورود به بازار کار کارمند دفتری، نیاز به اخذ مدارک تحصیلی عالی نیست و با مدارکی مانند دیپلم و فوق‌دیپلم هم می‌توان در این شغل مشغول به کار شد.
چالش‌های شغل کارمند دفتری
در کنار مزایای این شغل، چالش‌هایی وجود دارد که ممکن است برای برخی از افراد مشکل‌ساز باشد. یکی از چالش‌های اصلی، تکرارپذیری و یکنواختی وظایف است. این موضوع می‌تواند برای افرادی که به دنبال کارهای پویا و پرتحرک هستند خسته‌کننده باشد.
علاوه بر این، حجم بالای کارهای اداری و نیاز به‌دقت و تمرکز بالا در بایگانی اسناد و رسیدگی به جزئیات می‌تواند استرس‌زا باشد. همچنین، کارمند دفتری باید توانایی برخورد مؤثر با درخواست‌های مختلف از سوی مدیران و مراجعین را داشته باشد. این امر ممکن است به ایجاد فشار روانی در کارمند دفتری آقا یا خانم منجر شود.
از دیگر معایب شغل کارمند دفتری می‌توان به خطر اتوماسیون و خودکارسازی وظایف هم‌زمان با پیشرفت فناوری اشاره کرد. این موضوع می‌تواند بر کاهش تعداد فرصت‌های شغلی کارمند دفتری در سال‌های آتی تأثیر مستقیم داشته باشد.
جمع‌بندی
هر سازمان یا کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه، برای پیشبرد سریع و منظم کارها، نیازمند کارمند اداری و منشی است. کار اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها این است که کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه را انجام دهند. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار می‌دهند.
سازمان‌های مختلفی نیازمند کارمندان اداری هستند. استخدام کارمند اداری در بیمارستان ها، ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و … بسیار رایج است. همچنین آگهی‌های مشاغل اداری مانند استخدام منشی آموزشگاه و مطب نیز خیلی زیاد هستند.
جذب شدن به عنوان منشی یا کارمند اداری نیازمند تحصیلات بالایی نیست و مهارت‌های نرم، مهم‌ترین عامل در موفقیت حرفه‌ای در این شغل هستند. تجربه، حرف اول را در پیشرفت به عنوان یک کارمند اداری می‌زند. با توجه به روند فزاینده‌ی دیجیتالی شدن خیلی از کارها در بسیاری از سازمان‌ها، نیاز به کارمند اداری، روز‌به‌روز کاهش می‌یابد. بنابراین، کسب مهارت‌های تخصصی برای حفظ فرصت‌های شغلی برای کارمندان اداری، ضروری است.
منبع
نویسنده
اشتراک گذاری
بدون دیدگاه 
