چطور از مدیر خود مرخصی بگیریم؟

مرخصی گرفتن از کار و استراحت کردن، برای هر کارمندی یک نیاز ضروری است. مرخصی از کار یکی از حقوق اساسی کارگران است که به آن‌ها کمک می‌کند تا سلامت جسمی و روحی خود را حفظ کرده، با خانواده و دوستان خود وقت بگذارند و از استرس و خستگی ناشی از کاری جلوگیری کنند. اما بسیاری از افراد به دلایل مختلف از درخواست مرخصی خودداری می‌کنند.

برخی از افراد نمی‌دانند چگونه به روشی مناسب و حرفه‌ای درخواست خود را مطرح کنند و برخی دیگر نگران عواقب منفی آن برای شغل و رابطه با همکاران و رئیس خود هستند. اگر شما هم از این دسته افراد بوده و نمی‌دانید چطور باید درخواست مرخصی روزانه خود را با مدیرتان مطرح کنید، با این مقاله از سایت کاریابی همراه باشید.

مرخصی با حقوق در مقابل بدون حقوق

قبل از گرفتن مرخصی، باید بدانید که آیا حقوقتان در زمان مرخصی پرداخت می‌شود یا خیر. همه شرکت‌ها به تمام کارکنانشان امکان مرخصی با حقوق نمی‌دهند. اگر به تازگی وارد یک شرکت شده‌اید، با قوانین و روش‌های آن در مورد تعطیلات و امکان درخواست مرخصی بدون حقوق و باحقوق و مرخصی پریود (اگر خانم هستید) آشنا شوید. اگر از همه روزهای مرخصی با حقوق خود استفاده کردید، ممکن است بتوانید از مرخصی بدون حقوق استفاده کنید.

درباره تعداد روزهای مرخصی، انواع مرخصی و امکان دریافت مرخصی طولانی مدت در شرایط خاص مانند بیماری یا مسافرت با واحد منابع انسانی صحبت کرده و درباره شرایط و نحوه درخواست مرخصی استعلاجی و بدون حقوق بپرسید.

مطلب مرتبط: مادران شاغل و بچه‌های کوچک؛ دغدغه‌ها و راهکارها

نحوه درخواست مرخصی از مدیر

درخواست مرخصی ممکن است برایتان ناخوشایند بوده و نگران باشید که درخواست شما رد شود، یا مدیر شما عصبانی شود. اما با کمی برنامه ریزی قبلی و رعایت مواردی که در این مقاله معرفی می‌کنیم، می‌توانید تا حد زیادی از تایید مرخصی خود مطمئن باشید.

1. زمان مرخصی خود را هوشمندانه انتخاب کنید

زمانی که مرخصی می‌گیرید، ممکن است برای شرکت و همکارانتان مشکل ایجاد کنید. بعضی از حوزه‌های شغلی در دوره‌هایی از سال حجم کاری بیشتری دارند. اگر می‌توانید، در این دوره‌ها از درخواست مرخصی خودداری کنید. هر زمان که می‌خواهید مرخصی بگیرید، حداقل چند هفته قبل به رئیس و همکارانتان اطلاع دهید تا بتوانند برنامه ریزی کنند. اگر کسی نباشد که جایگزین شما شود، نباید کارتان را در وضعیت نامناسبی رها کنید.

2. درباره درخواست خود دقیق باشید و جزئیات مربوطه را ارائه دهید

مهم است که در مورد زمان و دلیل مرخصی خود با وضوح و اعتماد به نفس صحبت کنید. اگر درخواستتان نامشخص و مبهم باشد، احتمال رد شدن درخواست مرخصی بالاتر است. با صداقت و شفافیت ارتباط برقرار کنید. همچنین باید بدانید چه جزئیاتی را باید به رئیس و همکارانتان بگویید.

جزئیات مهم درباره زمان و شرایط مرخصی خود را در اولین فرصت به مدیر و همکاران خود ارائه بدهید تا بتوانند برای زمان غیبت شما آماده شوند. نباید درباره جزئیات مرخصی خود مبهم باشید، اما در عین حال، از ارائه جزئیات بیش از حد و غیرضروری نیز خودداری کنید. برخی از شرکت های خصوصی و دولتی، یک فرم خاص برای درخواست مرخصی دارند که باید اطلاعات لازم را در آن وارد کرده و به بخش اداری تحویل بدهید.

3. کارهای خود را پیش از رفتن به مرخصی به پایان برسانید

اگر در زمان درخواست مرخصی، کارهای خود را به پایان رسانده باشید، فردی حرفه‌ای‌تر و قابل اطمینان‌تر به نظر خواهید رسید. اگر چند روز مرخصی بگیرید، مدیر شما متوجه خواهد شد که کارتان را انجام داده‌ و عقب نمانده‌اید. با این کار، اخلاق حرفه‌ای خود را نشان داده و احتمال پذیرش درخواست‌های مرخصی بعدی‌تان نیز بالاتر می‌رود.

مطلب مرتبط: انسجام در کار و زندگی چیست و چرا از تعادل بین کار و زندگی مهم‌تر است؟

4. شرایط دیگر افراد تیم و همکارانتان را در نظر داشته باشید

با همکارانتان به شکل مناسب و حرفه‌ای صحبت کنید تا بتوانند با برنامه‌های زمانی شما هماهنگ شوند. همچنین باید زمان درست را برای درخواست مرخصی انتخاب کنید. اگر مدیر شما خودش در مرخصی به سر می‌برد، خوب نیست که در زمان استراحتش برای مرخصی گرفتن با او تماس بگیرید. همچنین اگر در یک زمان پرفشار و پراسترس کاری قرار دارید، بهتر است درخواست خود را به زمان دیگری موکول کنید.

5. به جای اطلاع دادن، درخواست کنید

حتی اگر فکر می‌کنید که برنامه شما برای رفتن به مرخصی مشکلی در روند کارهای شرکت ایجاد نمی‌کند، باید ابتدا با مدیر یا سرپرست بخش، درخواست مرخصی خود را مطرح کرده و تایید آن‌ها را بگیرید. وقتی مرخصی می‌خواهید، با اعتماد به نفس، قاطعانه و مودبانه درخواست خود را مطرح کنید.

6. در برنامه‌ریزی برای زمان غیبت خود به همکارانتان کمک کنید

قبل از رفتن به مرخصی، یک برنامه مشخص برای کارهای خود داشته باشید. این برنامه باید مکتوب و برای همکارانتان قابل فهم باشد، نکات مهم را با تاریخ و نام و لینک به مستندات (در صورت وجود) در این برنامه درج کنید. اگر هرگونه راهنمایی یا نکته‌ای در مورد چگونگی انجام کار خود دارید، آن را با همکارانتان مطرح کنید. این کار استرس و فشار کاری را برای همکارانتان کمتر خواهد کرد.

مطلب مرتبط: راهنمای جامع استخدام؛ شغل مناسب خود را پیدا کنید و آن را به چنگ بیاورید!

7. درخواست خود را مکتوب کنید

لزوما نیازی به نوشتن نامه کتبی نیست، اما اگر درخواست مرخصی خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، می‌توانید در آینده به آن مراجعه کنید. نوشتن ایمیل یک سابقه مکتوب برای شما ایجاد می‌کند و مانع فراموش شدن درخواست شما می‌شود. برای درخواست‌های خاصی مثل مرخصی پزشکی، حتما نسخه‌ها و مدارک مربوطه را در ایمیل خود پیوست کنید. اغلب، برای دریافت مرخصی پزشکی و مرخصی بدون حقوق، نیاز به تکمیل نمونه فرم مربوطه منابع انسانی دارید.

نحوه نوشتن ایمیل برای درخواست مرخصی

ایمیل درخواست مرخصی باید مختصر، شفاف و محترمانه باشد. اما دقیقا چگونه نامه درخواست مرخصی بنویسیم؟ در ادامه نکات مهم برای نوشتن ایمیل جهت گرفتن مرخصی آورده شده است.

یک عنوان کوتاه و مشخص بنویسید

یک عنوان مربوط و واضح برای ایمیل خود انتخاب کنید. به طور کلی، در نوشتن ایمیل‌های کاری، باید این نکته را رعایت کنید تا گیرنده با دیدن عنوان، بفهمد موضوع ایمیل چیست. یک جمله کوتاه بنویسید که منظور ایمیل و روزهایی که قصد مرخصی دارید را مشخص کند. توصیه می‌شود نام خانوادگی خود را هم در عنوان ایمیل بگذارید.

هدف ایمیل خود را مشخص کنید

پس از سلام و احترام، باید بنویسید که هدف ایمیل شما درخواست مرخصی است. همچنین، اگر قبلا در مورد این درخواست با مدیر خود صحبت کرده‌اید، این موضوع را ذکر کنید.

تاریخ‌های دقیق مرخصی درخواستی خود را درج کنید

در ابتدای ایمیل یا پاراگراف اول، تاریخ‌هایی را که می‌خواهید مرخصی بگیرید، ذکر کنید. مطمئن شوید که این تاریخ‌ها با تاریخ‌هایی که در عنوان نوشته‌اید همخوانی دارند.

دلیل مرخصی خود را ذکر کنید

اگر فقط می‌خواهید یک وقفه کوتاه از کار برای استراحت یا تفریح داشته باشید، نوشتن این بخش ضروری نیست. اما، اگر مشکلات شخصی یا شرایط سختی برایتان پیش آمده است، اشاره به چنین مواردی می‌تواند به مدیر شما در تصمیم‌گیری برای تایید درخواست مرخصی کمک کند، خصوصا اگر از استخدامی های جدید شرکت هستید. البته نیازی نیست جزئیات را بگویید. فقط ذکر این نکته که باید به مسائل خانوادگی بپردازید یا با یک بیماری مقابله کنید، کافی است.

برنامه‌ای که برای پیشبرد کارها دارید را درج کنید

حتما در ایمیل خود بیان کنید که چه برنامه‌ای برای کم کردن بار غیبت خود از شرکت دارید. این کار شما را فردی حرفه‌ای نشان داده و شانس تایید درخواستتان را افزایش می‌دهد. متن شما باید این پیام را بدهد که در نبود شما کارها دچار مشکل و وقفه نخواهند شد.

نمونه متن درخواست مرخصی برای مسافرت

باتوجه به نکات گفته شده، در زیر، یک متن نمونه درخواست مرخصی برای رفتن به سفر آورده شده است:

« با سلام و احترام،

از طریق این ایمیل، درخواست مرخصی خود برای مسافرت را ارائه می‌دهم. قصد دارم از تاریخ ۱۵ تا ۲۵ تیر ماه به سفر بروم و در طول این مدت، قادر به انجام وظایف کاری خود نخواهم بود.

برای زمان غیبت، تمام پروژه‌های در دست اقدام خود را تکمیل کرده‌ام و همچنین با همکارانم هماهنگ کرده‌ام تا در صورت نیاز، امور مربوطه را انجام بدهند.

لطفا در صورت داشتن هر سؤال یا نظری در مورد درخواست مرخصی من، با من تماس بگیرید. بعد از بازگشت به کار، سعی خواهم کرد تا سریعا امور معوقه را انجام بدهم و در این مورد همکاری‌های لازم را خواهم داشت.

با تشکر از حسن توجه شما

{نام و نام خانوادگی}»

این یک متن استاندارد و مناسب برای درخواست مرخصی است؛ چراکه در این متن:

• نویسنده عنوان مستقیم و روشنی را انتخاب کرده است که هدف و تاریخ‌های درخواست مرخصی را بیان می‌کند.
• در خط اول، تاریخ‌های مورد نظر خود را بیان کرده است و همچنین دلیل مرخصی خود را ذکر کرده است.
• در مورد زمان عدم حضور خود صحبت کرده است و توضیح داده است که چگونه در حال آماده شدن برای کم کردن بار غیبت خود از شرکت است.
• خود را برای سوالات و تماس کارفرما در زمان مرخصی آماده کرده است.
• با تشکر از کارفرما، ایمیل را به پایان رسانده است.

جمع‌بندی

برای بسیاری از افراد، درخواست مرخصی از مدیر می‌تواند سخت و چالش‌برانگیز باشد، اما با رعایت چند نکته ساده، می‌توانید این کار را به راحتی انجام دهید. در این مقاله، نکات مهم درباره طریقه ارائه درخواست و همچنین نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای برای مرخصی گرفتن را بررسی کردیم. با استفاده از موارد گفته شده در این مقاله، می‌توانید درخواست مرخصی خود را به شیوه‌ای حرفه‌ای و راحت‌تر مطرح نموده و احتمال تأیید آن را افزایش دهید.