آشنایی با ۱۵ مرحله‌ی اصلی فرایند استخدام

یک فرایند استخدام موثر و کارا فرایندی مرحله به مرحله طبق فلوچارت فرایند جذب و استخدام سازمان برای استخدام یک کارمند یا کارگر جدید است. در این فرایند، سازمان یا شرکت مورد نظر، استعدادهای مورد نیاز خود را از میان متقاضیانِ با استعداد گلچین کرده و در نهایت مناسب‌ترین کاندیدا را انتخاب می‌کند. آگاهی از روند فرآیند جذب و استخدام باعث می‌شود آماده‌تر و با اعتماد به نفس بیشتری در جلسه مصاحبه حاضر شوید.

قبل از اینکه برای ارسال رزومه و درخواست کار اقدام کنید، بهتر است بدانید اصلا مراحل استخدام چقدر طول میکشد، هنگام جذب نیرو چه روندی طی می‌شود و در طول این فرایند چه اتفاقاتی می‌افتد تا یک نیروی جدید وارد سازمان شود. آشنایی با این مراحل به شما کمک می‌کند که بدانید در هر مرحله چه چیزی در انتظار شماست و با آمادگی بیشتر مراحل را طی کنید. همچنین این آگاهی باعث می‌شود که پیگیری منظم‌تری داشته باشید و با گذراندن هر مرحله از روند استخدام، بدانید مرحله بعدی چیست و آن را پیگیری کنید.

البته، مراحل استخدام در شرکت های خصوصی متفاوت از مراحل استخدام رسمی شدن مانند فرایند جذب اعضای هیات علمی است. بیشتر شرکت‌ها هم روند استخدامی ویژه خود را طبق فلوچارت سازمانی‌شان دارند. آن چه در ادامه می‌آید مراحلی است که در مراحل جذب اغلب شرکت‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد. هر چند باید توجه داشته باشید که هر شرکت و سازمان در فرایند استخدام جزئیات منحصر به فردی را با توجه به شرایط آن سازمان مورد توجه قرار می‌دهد.

اصول جذب و استخدام

پیش از شروع صحبت در رابطه با مراحل روند جذب، بد نیست که با اصول ثبت آگهی استخدام آشنا شویم.

۵ دستورالعمل مهم برای جذب بهترین نیروهای انسانی:

• استراتژی کاملا مشخص: هدف از جذب باید کاملا مشخص و استراتژی جذب باید شامل پیام برند، منابع ضروری، هدف‌گیری کاندیداها و روش‌شناختی‌های مؤثر باشد.
• برندسازی: اثرگذارترین روش‌شناختی، برندسازی سازمانی است. سازمان‌ها سعی می‌کنند به کاندیداهای خود نشان دهند که کار کردن برای آن‌ها یک فرصت فوق‌العاده است.
• انتخاب بر اساس داده‌ها: سازمان‌ها معمولا یک سیستم اتوماتیک غربال‌گری رزومه بر اساس داده‌ها دارند که هدف‌گیری کاندیداها را آسان‌تر می‌کند.
• حقوق و مزایای رقابتی: با اینکه روش‌های متعددی برای ترغیب مستعدترین افراد به کار کردن با سازمان وجود دارد، بهترین روش، پیشنهاد حقوق و مزایای خوب است.
• فناوری و یکپاارچه‌سازی: روند استخدام باید با دیگر فرآیندهای منابع انسانی، یکپارچه شود. استفاده از فناوری به بهتر شدن فرآیند غربال‌گری کاندیداها کمک می‌کند.

اصول جذب و استخدام: پنج اصل کلی

• مدیریت داخلی خوب
• فرصت‌هایی برای توسعه‌ی شغل
• تعادل کار-زندگی
• حقوق و مزایای خوب
• برنامه‌های مؤثر برای شناسایی بهترین کاندیداها

۱۵ مرحله اصلی فرایند استخدام

در این بخش به روند اصولی استخدام نیروی انسانی مطابق با فرآیند جذب و استخدام در قانون مدیریت اشاره خواهیم کرد:

۱− شناخت نیازهای استخدامی

فرایند استخدام با شناخت نیازهای موجود در سازمان و شرکت آغاز می‌شود. این نیاز می‌تواند از پر کردن یک موقعیت شغلی خالی، مدیریت بهتر یک تیم کاری و یا افزایش در سرعت انجام وظایف سازمانی باشد. این موقعیت‌های شغلی می‌توانند به تازگی خالی شده باشند یا مدتی از خالی بودن آنها گذشته باشد.

مطلب مرتبط: راهنمای نوشتن آگهی شغلی جذاب + بررسی چند نمونه آگهی استخدام

۲− طراحی برنامه استخدام

پس از آن که شرکت نیازهای استخدامی خود را شناخت باید فرایند استخدام  منابع انسانی را آغاز کند. در صورتی که موقعیت‌های شغلی جدید در شرکت شکل گرفته باشد سازمان باید به وضوح چگونگی هماهنگی این موقعیت شغلی با اهداف و طرح کسب و کار شرکت را شناسایی کند.

شرکت‌های مختلف مانند شرکت پتروشیمی و پژوهشگاه پلیمر، باید در تمامی مراحل استخدامی تیم‌های داخلی و کارکنان مربوطه را از این موقعیت شغلی آگاه کنند. همچنین نکته قابل اهمیت این است کسانی که در تصمیم‌گیری‌های مربوط به استخدام مشارکت دارند باید با فرایند و مراحل استخدام موافقت کامل داشته باشند.

استخدام همچنین شامل موارد زیر می‌شود:

• تعیین راهبردها در چگونگی اطلاع‌رسانی درباره این موقعیت شغلی جدید در داخل و خارج از شرکت
• معیارهای بررسی کاندیداهای اولیه
• چگونگی انجام فرایند مصاحبه
• و این که چه کسی مصاحبه‌ها را انجام می‌دهد

۳− نوشتن شرح شغل

عوامل استخدام باید با ایجاد یک توصیف شغلی که شامل لیستی اولویت‌بندی شده از نیازهای شغلی، صلاحیت‌های ویژه، ویژگی‌های مطلوب و تجربه‌های مورد نیاز است کار خود را آغاز کنند. این توصیف شغلی باید همچنین شامل اطلاعاتی مثل دستمزد و مزایای شغل باشد.

۴− آگهی تبلیغاتی درباره موقعیت شغلی

شناخت توانمندترین کاندیداهای بالقوه از درون شرکت آغاز می‌شود؛ به همین دلیل، اغلب ابتدا به کارکنان فعلی شرکت اعلام می‌شود که شرکت نیاز به نیروی جدید دارد. اگر مسئول استخدام بتواند گزینه شغلی مورد نظر را از داخل شرکت پیدا کند فرایند آگهی در همین جا متوقف می‌شود. در صورتی که مدیران منابع انسانی به هر دلیلی به گزینه‌های خارج از شرکت علاقه‌مند باشند باید به ارائه آگهی خارج از محیط شرکت فکر کنند.

اطلاع‌رسانی خارج از شرکت معمولا در پلتفرم‌های مختلفی از جمله وبسایت شرکت و شبکه‌های اجتماعی آن، سایت‌های ارائه آگهی شغلی مثل لینکداین و جاب‌ویژن، نشریات و همایش‌های مربوط به حوزه فعالیت شرکت، روزنامه‌های محلی و تبلیغات شفاهی ارائه می‌شود.

۵− شناسایی کاندیداهای مناسب

کمیته جذب و کسانی که وظیفه استخدام نیروی جدید را عهده‌دار هستند، فراتر از آگهی‌های استخدام باید به طور مستقیم از طریق لینکداین، شبکه‌های اجتماعی و نمایشگاه‌های شغلی با کاندیداهای مناسب ارتباط برقرار کنند. فعالیت گسترده در فرایند استخدام باعث می‌شود تا شرکت‌ها بتوانند کاندیداهای بالقوه‌ای که خود به صورت فعال به دنبال شغل جدید نبودند اما مناسب این موقعیت شغلی هستند را شناسایی و جذب کنند.

لینک مرتبط: درج آگهی استخدامی

۶− بررسی رزومه‌ها

شرکت‌ها معمولا از قبل، دارای ساز و کاری مشخص برای دریافت رزومه‌ها از طریق ایمیل و… هستند. در بسیاری از شرکت‌ها فرایند بررسی از طریق نمایندگان بخش منابع انسانی آغاز می‌شود و در طول فرایند بررسی، کاندیداهایی که حائز حداقل ویژگی‌های مورد نیاز آن موقعیت شغلی یا شرکت نیستند، حذف می‌شوند. گاهی اوقات ممکن است تیم استخدام کننده یا مدیر بخشی که فرد برای آن استخدام می‌شود خود تمایل داشته باشند که رزومه‌ها را مورد بررسی قرار دهند. در نهایت هنگامی که رزومه‌های مورد نظر جمع‌آوری شدند، کاندیداهای نهایی برای مصاحبه حضوری انتخاب می‌شوند.

۷− مصاحبه تلفنی/بررسی اولیه

مصاحبه‌های اولیه معمولا با تماس تلفنی نمایندگان بخش منابع انسانی شرکت آغاز می‌شود. مصاحبه‌های تلفنی تعیین می‌کنند آیا کسانی که رزومه ارسال کرده‌اند ویژگی‌های لازم برای پر کردن آن موقعیت شغلی و هماهنگی با فرهنگ و ارزش‌های سازمانی شرکت را دارا هستند یا خیر. مصاحبه‌های تلفنی باز هم به خط خوردن عده‌ای دیگر از لیست متقاضیان و کوچک‌تر شدن لیست گزینه‌های احتمالی منجر می‌شود.

۸− مصاحبه حضوری

بسته به این که اندازه سازمان و کمیته استخدام شرکت چقدر باشد برای کاندیداهای باقی مانده یک یا چند مصاحبه شغلی انجام می‌شود. مصاحبه‌ها شامل موارد زیر می‌شود:

• مصاحبه‌های اولیه معمولا به صورت فردی میان افرادی جویای کار و مدیر استخدام کننده انجام می‌شود. مصاحبه‌های اولیه معمولا بر تجربیات، توانایی‌ها، سابقه شغلی و در دسترس بودن او متمرکز می‌شوند.
• مصاحبه‌های تکمیلی با مدیریت، کارکنان، مدیران اجرایی و دیگر کارکنان سازمان می‌تواند به صورت فردی یا گروهی با کمیته‌های استخدامی انجام شود. این مصاحبه‌ها می‌توانند هم رسمی و هم در فضایی صمیمانه باشند. مصاحبه‌ها می‌توانند به صورت آنلاین در اسکایپ، گوگل هنگ‌آوت و دیگر پلتفرم‌های ارتباطی برگزار شوند. مصاحبه‌های تکمیلی به صورت دقیق‌تر و عمیق‌تر انجام می‌شوند؛ به عنوان مثال، در مصاحبه میان یک کاندیدا و چند عضو تیم مصاحبه کننده، هر عضو تیم استخدامی بر موضوع یا جنبه مشخصی از کار متمرکز می‌شود تا از سوالات تکراری جلوگیری شده و مکالمه‌ای عمیق درباره آن موقعیت شغلی و توانایی‌ها و تجربیات متقاضیان شغلی مطمئن شوند.
• مصاحبه نهایی معمولا شامل مکالمه‌هایی میان مدیران ارشد شرکت یا مصاحبه‌ای عمیق‌تر با کسانی که در مراحل قبلی فرایندهای استخدامی با فرد متقاضی شغل مصاحبه کرده‌اند، می‌شود. مصاحبه‌های نهایی معمولا از تعداد بسیار محدودی از کاندیداها انجام می‌شود.

مطلب مرتبط: استخدام کارمند جدید چه هزینه‌هایی دارد؟

۹− ارزیابی متقاضی کار

وقتی مصاحبه‌ها به پایان رسید یا در مراحل پایانی مصاحبه، شرکت‌ها اغلب یک یا چند آزمون استاندارد از افراد متقاضی شغل دریافت می‌کنند. این آزمون‌ها دامنه گسترده‌ای از متغیرها شامل ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مساله، توانایی استدلال، درک مطلب، هوش عاطفی و مواردی از این قبیل شود.

قبل از حضور در مصاحبه و ارزیابی توسط کارفرما، می‌توانید به صفحه «آزمون‌های خودشناسی» مراجعه کنید و با انجام تست‌های شخصیت‌شناسی و رفتارشناسی، با ویژگی‌ها و خصوصیات خود، توانایی‌ها، مهارت‌ها و مشاغلی که برایتان مناسب‌ترند، بیشتر آشنا شوید.

۱۰− بررسی پیشینه متقاضی کار

شرکت‌ها معمولا در آگهی اولیه خود تاکید می‌کنند که پیشینه تمامی کاندیداها مورد بررسی قرار خواهد گرفت. در بررسی پیشینه، سابقه کیفری، سوابق شغلی و اعتباری کارجویان مورد توجه خواهد بود. برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها ممکن است حساب‌های افراد در شبکه‌های اجتماعی را مورد کنکاش و بررسی قرار دهند. همچنین با توجه به نوع شغل مورد نظر ممکن است از افراد تست اعتیاد گرفته شود.

۱۱− تصمیم‌گیری

کارکنانی که وظیفه استخدام را بر عهده دارند پس از بررسی پیشینه تصمیم می‌گیرند که بهترین گزینه برای تصدی شغل مورد نظر چیست. آن‌ها باید یک کاندیدای جایگزین را نیز انتخاب کنند تا در صورتی که انتخاب اول آن‌ها از پذیرش آن شغل امتناع کرد یا مذاکرات نهایی به نتیجه نرسید بتوانند وی را جایگزین کنند. اگر به هیچ گزینه ایده‌آلی نرسند تصمیم می‌گیرند که آیا باید فرایند استخدام را از ابتدا آغاز کنند یا خیر. در صورتی که قصد استخدام مجدد داشته باشند تغییر روند جذب برای دستیابی به گزینه‌ای بهتر را به بحث خواهند گذاشت.

۱۲− گواهی حُسن اشتغال

گواهی حسن اشتغال تمامی اطلاعات لازم درباره گذشته شغلی افراد -عملکرد شغلی، تجربیات، وظایف، رفتار در محیط کار و…- را ارائه می‌کند.

۱۳− پیشنهاد شغل

شرکت پس از شناخت کاندیدای برتر باید طی یک نامه دستمزد، مزایا، مرخصی‌های با حقوق، زمان شروع به کار و باقی شرایط را به اطلاع فرد برساند. پس از این مرحله مذاکرات انجام می‌شود و عوامل استخدام میان خود تصمیم می‌گیرند که چه بخش‌هایی از شرایط کار قابلیت مذاکره را دارد. معمولا حقوق، برنامه کاری انعطاف‌پذیر و دورکاری جزء موارد قابل مذاکره است.

مطلب مرتبط: برند کارفرمایی چیست؟

۱۴− استخدام

پس از مذاکرات و زمانی که فرد پیشنهاد و شرایط شغلی را می‌پذیرد، شرکت به استخدام او اقدام می‌کند. در این جا مراحل قانونی استخدام و تنظیم قرارداد انجام می‌شود.

۱۵− آشنایی و آموزش

استخدام یک کارمند جدید به فرایند استخدام پایان نمی‌دهد. آشنا کردن و آموزش منابع انسانی با رویی گشاده و به شیوه‌ای حرفه‌ای به جذب آن‌ها و ایجاد رابطه‌ای طولانی مدت میان آن‌ها و شرکت منجر می‌شود. در این مرحله، شرکت باید تلاش کند برای افراد جدید یک راهنما تعیین نماید تا به آن‌ها کمک کند در موقعیت شغلی جدید با شرایط شرکت آشنا شده و آن‌ها را برای رشد و موفقیت طولانی و بلند مدت آماده سازد.

انواع روش های استخدام

انواع روش های استخدام در دو دسته‌ی کلی استخدام خارجی و استخدام داخلی جای می‌گیرند:

• روش های استخدام داخلی:
  • ترفیع و انتقال
  • بایگانی سوابق شخصی
  • تعریف جایگاه‌های شغلی جدید
  • روش‌های اطلاع‌رسانی
  • چندشغلی داخلی
  • ارجاع کارکنان
• روش های استخدام خارجی:
  • برون سپاری و مراکز استخدام و کاریابی
  • روابط شخصی یا تجاری
  • بانک‌های رزومه
  • تبلیغات در فضای مجازی و دیگر رسانه‌ها
  • دوره‌های کارآموزی
  • استخدام مجدد

جمع‌بندی

موارد بالا می‌تواند به عنوان راهنمایی برای انجام فرایند استخدام موفق در سازمانها باشد و راهنمایی برای متقاضیان کار باشد تا بدانند در فرایند استخدام چه اتفاقاتی رخ می‌دهد. اما هر شرکت و کسب و کاری با توجه به ویژگی‌ها و نیازهای خاص خود می‌تواند این مراحل را به صورت جزئی تغییر دهد تا بهترین گزینه مناسب برای کسب و کار خود را استخدام کند. به هرحال به عنوان یک متقاضی کار می‌توانید از این مراحل جهت آگاهی و آمادگی بیشتر برای حضور در مرحله مصاحبه و به دست آوردن شغل استفاده کنید.

منبع: SmartRecruiters