استخدام کارمند جدید چه هزینه‌هایی دارد؟ “ویژه کارفرمایان”

فرایند استخدام یکی از مهم‌ترین بخش‌های تاثیرگذار در موفقیت کسب و کار شماست. با وجود این که بسیاری از صاحبان کسب و کار می‌دانند (‌یا فکر می‌کنند که می‌دانند) چگونه یک کارمند جدید را استخدام کنند، اما اغلب آن‌ها از هزینه‌های واقعی فرایند استخدام یک کارمند جدید آگاه نیستند.

بسیاری تصور می‌کنند برای استخدام یک کارمند جدید تنها کافی است هزینه‌های انتشار آگهی استخدام و سپس حقوق و دستمزد فرد استخدام شده را پرداخت کنند و هزینه‌ای دیگر وجود ندارد؛ اما باید بگوییم که این طور نیست. اگر با دقت به جزئیات تمام مراحل استخدام توجه داشته باشید مشاهده می‌کنید که مجبور به پرداخت هزینه‌های قابل توجهی هستید!

هزینه‌های استخدام بسیار بیشتر از هزینه انتشار آگهی است و همچنین نیازمند تجربه بسیاری است تا بهترین کاندیدای ممکن برای موقعیت شغلی مورد نظر استخدام شود.

هزینه‌های واقعی استخدام کارمند جدید

مخارج و هزینه‌های استخدام در شرکت‌های مختلف بر اساس شرایط زیر متفاوت است:

• نیازهای شرکت چیست؟
• شرایط و اولویت‌ها چیست؟
• سیاست‌های استخدامی شرکت شامل چه مواردی می‌شود؟

هزینه‌‌های استخدام منابع انسانی بسته به نوع استخدام نیز تفاوت خواهد داشت. به‌عنوان مثال، هزینه استخدام کارمند دولتی توسط دستگاههای اجرایی و مصاحبه‌هایی مثل مصاحبه استخدامی آموزش و پرورش، متفاوت از مخارج استخدام نیروهای شرکتی خواهد بود. علاوه بر این، نوع سازمان هم در میزان هزینه تاثیرگذار است. مثلا نوع و میزان هزینه استخدام کارمند اداری در شهرداری تهران، استخدام کارمند اداری آقا در فروشگاه زنچیره‌ای، استخدام کارمند اداری در بیمارستان، استخدام کارمند اداری در بانک، استخدام کارمند اداری در سفارت و استخدام کارمند اداری در دانشگاهها با یکدیگر یکسان نیستند.

اما به‌طور کلی، فرایندهایی که هنگام استخدام کارمند جدید در جریان است، شامل موارد زیر می‌شود:

هزینه‌های ثبت آگهی استخدام

• از کدام پلتفرم یا کانال‌ها برای یافتن کارکنان مناسب آن موقعیت شغلی استفاده خواهید کرد؟
• هزینه کردن در زمینه تبلیغات یکی از نخستین و مهم‌ترین قدم‌ها در فرایند استخدام کارکنان است. هزینه‌ ثبت آگهی استخدام در پلتفرم‌های مختلف متفاوت است.
• استفاده از پلتفرم‌های مناسب کمک می‌کند تا درخواست‌ها و رزومه‌های مرتبط‌تری دریافت کنید و در نتیجه زمان کمتری را صرف بررسی رزومه‌های غیرمرتبط نمایید.

مطالب مرتبط:  برای مشاهده هزینه ثبت آگهی استخدام در جاب ویژن کلیک کنید.

هزینه‌های زمان

همچنان که قدما همواره تاکید کرده‌اند، وقت طلاست! زمان یکی از کمیاب‌ترین منابعی است که عملکرد دیگر منابع نیز به آن وابسته هستند.

زمانی که صرف کار مشخصی می‌شود، همزمان از ما انرژی، خلاقیت و سطوح مختلف بهره‌وری را می‌گیرد.

باید دید در هنگام استخدام کارمند جدید چه وظایفی بیشترین زمان را از ما می‌گیرد؟

تفاوتی نمی‌کند که شما خود صاحب یک کسب و کار باشید یا مدیری بلندمرتبه هستید که درگیر استخدام کارمندان جدید شده‌اید؛ در هر صورت این‌ها مواردی است که در طول این فرایند باید انجام شوند.

• آماده کردن آگهی: برای جذب بهترین گزینه‌ها لازم است یک آگهی مناسب که همه شرایط مورد نیاز برای موقعیت شغلی و مزایا و امکاناتی که به کارمند مورد نظر اعطا خواهد شد را داشته باشد، منتشر کنید. همچنین فرهنگ کاری شرکت و فرصت‌های موجود در آن را به بهترین نحو شرح دهید.
• مرتب کردن درخواست‌ها: بسته به این که برای چه موقعیت شغلی آگهی داده‌اید، این آگهی‌ها می‌تواند باعث ورود حجم عظیمی از رزومه‌ها و تماس‌ها شود. شما نیاز دارید همه آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید تا در نهایت مُهره ارزشمند خود را از آن میان استخدام کنید.
• ارتباط و تایید اولیه: شرکت‌ها پیش از دعوت متقاضیان به مصاحبه شغلی، معمولا اقدام به بررسی اولیه افراد و رزومه آن‌ها کرده و کسانی که با نیازهای شرکت تفاوت فاحشی داشته باشند را از لیست مصاحبه حذف می‌کنند.
• مصاحبه‌ها: میانگین زمان یک مصاحبه، حدود ۴۵ دقیقه به علاوه ۱۵ دقیقه زمان آماده‌سازی است. لذا برای انجام مصاحبه با ۱۰ نفر حداقل حدود ۱۰ ساعت زمان صرف خواهد شد.

این چهار مرحله می‌تواند زمان بسیاری را از مدیران و روسای شرکت‌ها بگیرد.

هزینه زمان‌های صرف شده در این مراحل چقدر خواهد بود و ارزش زمان خود را چقدر تخمین می‌زنید؟

هر چقدر که تخمین بزنید باز هم کمتر از هزینه واقعی صرف شده است. رقم تخمینی خود را دو برابر کنید تا کمی به ارزش واقعی زمان صرف شده نزدیک‌تر شوید.

هزینه‌های آزمون

اگر می‌خواهید در زمان صرف شده برای انواع مصاحبه صرفه‌جویی کنید باید فقط از کسانی که از توانایی‌های آن‌ها مطمئن هستید مصاحبه بگیرید. در این جا اهمیت آزمون‌ها معلوم می‌شود.

آزمون‌های دقیق و مناسب می‌تواند شما را از انجام مصاحبه‌های بی‌معنا نجات دهد. آزمون‌های اولیه می‌تواند ارزیابی مناسبی باشد که باعث صرفه‌جویی در زمان، پول و خستگی شما باشد.

اما باید توجه داشت که تنظیم و برگزاری یک آزمون خوب و معنادار کاری آسان نیست. این آزمون باید به موقعیت شغلی مورد نظر مرتبط باشد و در طول یک ساعت یا کمتر برگزار شود.

لذا باید هزینه‌های برگزاری این آزمون‌ها را نیز در محاسبه هزینه‌های خود اضافه کنید.

هزینه فرصت

وقتی زمان صرف شده برای استخدام کارمند جدید زیاد می‌شود، آن‌ها با مساله هزینه فرصت مواجه می‌شوند. هر چه یک شرکت برای یافتن کارمند مناسب بیشتر وقت صرف کند یعنی زمان زیادی وظایف آن موقعیت شغلی انجام نشده یا به صورتی ناقص و نادرست انجام می‌شود. افراد کم تجربه یا مدیرانی که زمان کافی برای انجام فرایند استخدام را ندارند می‌توانند باعث افزایش زمان استخدام شوند.

تصور کنید برای فرایند استخدام کارمند جدید ۱ ماه زمان در نظر گرفته شده است. اما به دلیل شلوغی در برنامه کاری مدیران یا در هم ریختگی شرایط، ۳ ماه صرف این کار شود. با مقایسه این دو مشاهده می‌کنیم که ۲ ماه زمان که می‌توانست صرف پیشرفت پروژه و انجام امور توسط آن فرد شود را به استخدام وی اختصاص داده‌ایم.
مراقب باشید که عجله کردن برای استخدام فرد جدید می‌تواند ضررهای بسیار بیشتری از هزینه فرصت از دست رفته داشته باشد. با ایجاد تعادل و انجام امور مناسب در زمان مناسب به اهداف خود نزدیک شوید.

هزینه برون‌سپاری

برون‌سپاری شاید برای همه کسب و کارها و به ویژه کسب و کارهای کوچک گزینه مطلوبی محسوب نشود. اما بسیاری از شرکت‌ها برای این که خود و کارکنانشان را درگیر هزینه‌های ذکر شده نکنند و به شکلی حرفه‌ای‌تر اقدام به استخدام کارمند جدید کنند، برون‌سپاری فرایند استخدام را بر روش‌های دیگر ترجیح می‌دهند.

موسسات استخدام با داشتن شبکه‌های بزرگ‌تر و بهتر، ارتباطات وسیع‌تر، پایگاه داده‌ گسترده و تمرکز بر استخدام به صورت حرفه‌ای، روش‌های پیشرفته‌تر و موثرتری را برای استخدام کارمندان جدید اتخاذ می‌کنند.

مطلب مرتبط: نحوه نوشتن آگهی شغلی جذاب و مفید

هزینه‌های استخدام فرد نامناسب

ارزیابی ریسک انجام کارها، یکی از موارد مهمی است که شرکت‌ها باید مورد توجه قرار دهند. انتخاب نادرست در هنگام استخدام یک شخص جدید می‌تواند موجب ضررهای قابل توجهی به کسب و کار شما شود.

این فرد می‌تواند کسی باشد که نقش خود را به طور دقیق و کامل انجام نمی‌دهد یا شرکت را به طور خود سرانه ترک می‌کند.

این اتفاقات نه تنها می‌تواند شما را مجددا وارد پروسه استخدام کارمند جدید کند و هزینه‌هایی را مجددا بر شما تحمیل نماید، بلکه بر کارکنان دیگر شرکت هم اثر منفی داشته و کارایی، بهره‌وری و انگیزه آن‌ها را نیز کاهش می‌دهد. مجموع این‌ها باعث تحمیل هزینه‌های بسیاری بر کسب و کار شما می‌شود.

در درجه اول هزینه‌هایی که در بالا مورد اشاره قرار گرفت (آگهی، زمان، آزمون و هزینه فرصت) مطرح می‌شود، سپس هزینه‌های پرداخت دستمزد و بالاتر از همه هزینه آموزش کارمند جدید پیش روی شما قرار می‌گیرد. این هزینه‌ها برای یک شرکت کوچک بسیار قابل توجه خواهد بود.

قصد نداریم با اشاره به این هزینه‌ها بگوییم که استخدام کارمند جدید به دردسرهایش نمی‌ارزد. هر شرکتی برای پیشرفت و ترقی نیاز دارد که برای استخدام کارمند مناسب وقت و هزینه فراوانی صرف کند. استخدام کارمند مناسب می‌تواند باعث تحول یک کسب و کار شود؛ تنها کافی است با ایجاد تعادل لازم میان موارد مختلف تصمیم مناسب را اتخاذ کنید.

مطلب مرتبط: 11 نکته مهم درباره روش های جذب نیروی انسانی

استراتژی‌های استخدام فرد مناسب

هر کسب و کاری می‌خواهد تا حد ممکن در هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. اما همچنان که ملاحظه کردید هزینه های مختلفی در جریان استخدام بر شرکت‌ها تحمیل می‌شود.

در این جا برخی استراتژی‌های صرفه‌جویانه در استخدام را که می‌تواند هزینه‌ها و اتلاف زمان شما را کاهش دهد را با هم مرور خواهیم نمود.

پیشنهاد آشنایان

کمک گرفتن از همکاران قابل اطمینان فعلی برای معرفی کاندیداهای مناسب استخدام یک استراتژی مناسب است. آن‌ها می‌توانند دوستان، خانواده، همکاران قبلی یا حتی فردی از شبکه آشنایان خود را معرفی کنند. مزیت این استراتژی در این است که همکاران شما بخشی از فرایند بررسی را خود پیش‌تر انجام داده‌اند و به این طریق هزینه‌های بسیار کمتری نسبت به برون‌سپاری بر شرکت تحمیل خواهد شد.

لینک مرتبط: ثبت آگهی جذب نیرو

سفیران برند

می‌توانید از کارکنان فعلی خود به عنوان سفیران برند شرکت خود استفاده کنید. کارمند خوب و توانمند دُر گران‌بهایی است؛ پس جلب رضایت او در هنگام استخدام نیز دارای اهمیت است. متقاضیان کار مثل یک مشتری محصول عمل کرده و پیش از استخدام به روش‌های مختلف در مورد محیط کاری جدید تحقیق می‌کنند. آن‌ها ممکن است از کارکنان کنونی شرکت درباره شرایط شرکت و.. پرس و جو کنند.

پس حفظ کارمندان و کسب وفاداری کارکنان فعلی علاوه بر مزایای دیگر، می‌تواند به عنوان ابزاری بسیار قدرتمند اما ارزان برای کسب و کار شما عمل کند.

رسانه‌های اجتماعی

رسانه‌های اجتماعی می‌توانند به عنوان یک ابزار استخدام بسیار به صرفه عمل کنند. آن‌ها رایگان و جذاب بوده و یک پست اینستاگرامی مناسب می‌تواند مخاطبانتان را در صفحه شما میخکوب کند.

در این جا نیز می‌توانید از قدرت کارکنان فعلی خود بهره برده و با لایک‌ها و کامنت‌ها و به اشتراک‌گذاری افراد بیشتری را به صفحه شرکت در شبکه‌های اجتماعی جذب کنند.

نمایشگاه‌ها و کنفرانس‌های کاری

نمایشگاه‌ها و کنفرانس‌های کاری راهی کم‌هزینه برای یافتن کارمندان جدید است. می‌توانید در این مراکز به راحتی با دیگران ارتباط گرفته و با رد و بدل کردن اطلاعات تماس آن‌ها را جذب خود کنید.

مطلب مرتبط: آشنایی با 15 مرحله فرایند استخدام

آگهی‌های مناسب زبان گویای شما هستند

آگهی‌های شغلی که کارجویان مشاهده می‌کنند نخستین جایی است که با شرکت شما ارتباط می‌گیرند. لذا بسیار ضروری است که یک آگهی جذاب را برای کسب و کار خود تدارک ببینید.

نیاز خود به استخدام را کاهش دهید

آخرین استراتژی این است که تا جای ممکن سعی کنید با حمایت و همراهی با کارکنان فعلی خود آن‌ها را حفظ کنید. در صورتی که توانمندی خاصی را ندارند، با ابلاغ بخشنامه، از مدیران منابع انسانی بخواهید برای آن‌ها دوره‌های آموزشی تدارک ببینید تا کارکنان توانمندتری داشته و نیاز شما به استخدام کارمند جدید به حداقل کاهش یابد.
چنان که ملاحظه کردید بسیاری هزینه‌های پنهان استخدام وجود دارند که در نگاه نخست به چشم نمی‌آید. اما با برخی استراتژی‌ها می‌توانید ضمن صرفه‌جویی در پول و زمان خود استعدادهای توانمندی را جذب کسب و کار خود کنید.

جمع‌بندی و سخن پایانی

در این مقاله به بررسی هزینه‌های استخدام کارمند جدید پرداخته و راهنمایی های کاربردی برای جذب نیروی انسانی حرفه ای مطرح کردیم. از جمله هزینه‌های استخدام کارکنان جدید برای کارفرمایان می‌توان به هزینه‌های ثبت آگهی استخدام، زمان، آزمون استخدامی، فرصت و برون‌سپاری اشاره کرد. کارفرمایان باید پیش از شروع فرآیند استخدام، هزینه‌های مرتبط با استخدام یک کارمند جدید را به دقت در نظر بگیرند و استراتژی مناسبی را برای جذب و استخدام این فرد انتخاب کنند.